Poradnik Przedsiębiorcy

Rozliczenie kosztów samochodu wykorzystywanego na podstawie umowy użyczenia

Czy mogę ująć w kosztach firmowych faktury związane z użytkowaniem samochodu osobowego, który został udostępniony na cele mojej działalności w oparciu o umowę użyczenia?

Jolanta, Szklarska Poręba

 

Wykorzystując w działalności samochód osobowy na podstawie umowy użyczenia, w celu rozliczenia kosztów eksploatacji konieczne jest prowadzenie tzw. kilometrówki. Ewidencja przebiegu pojazdu (EPP) pozwoli na ujęcie w kosztach wydatków związanych z eksploatacją takich pojazdów.

W kolumnie 13 KPiR - pozostałe wydatki należy zewidencjować sumę poniesionych wydatków związanych z pojazdem, do limitu wynikającego z ewidencji przebiegu pojazdu.

Przy czym limit ten ustala się poprzez przemnożenie liczby przejechanych kilometrów w celach firmowych przez odpowiednią stawkę uzależnioną od pojemności silnika pojazdu:

  • do 900 cm3 - 0,5214 zł;
  • od 900 cm3 - 0,8358 zł;

Ewidencję tę może prowadzić Pani zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, przy czym na koniec danego miesiąca powinna być potwierdzona podpisem przedsiębiorcy. Po za samą ewidencją powinien Pani dysponować także dokumentami potwierdzającymi dokonanie wydatku.

Elementy jakie powinna zawierać EPP:

  • nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
  • numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika (od niej bowiem zależy obowiązująca stawka za 1km),
  • opis trasy (skąd – dokąd),
  • kolejny numer wpisu,
  • datę i cel wyjazdu,
  • liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
  • stawkę za 1 km przebiegu,
  • kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,
  • podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.