Poradnik Przedsiębiorcy

Status podatnika VAT - Jak potwierdzić u zagranicznego kontrahenta?

Przedsiębiorcy dokonujący transakcji unijnych, aby zastosować stawkę 0%, muszą mieć pewność, że kontrahent ma status podatnika VAT. Dlatego też niezwykle istotne jest posiadanie potwierdzonej informacji o statusie podatnika. Można tego dokonać na kilka sposobów.

Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów podlega opodatkowaniu według stawki podatkowej 0%, pod warunkiem że podatnik:

  • dokonał dostawy na rzecz nabywcy posiadającego właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadany przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy, zawierający dwuliterowy kod stosowany dla  podatku od wartości dodanej;
  • przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy posiada w swojej dokumentacji dowody, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju,
  • składając deklarację podatkową, w której wykazuje tę dostawę towarów, jest zarejestrowany jako podatnik VAT UE.

Jak widać, jednym z warunków zastosowania stawki 0% jest posiadanie przez nabywcę ważnego numeru identyfikacyjnego dla transakcji wewnątrzwspólnotowych.

Status podatnika VAT - System VIES

Najpopularniejszym sposobem potwierdzenia zarejestrowania dla celów VAT jest system VIES, pozwala on za pomocą strony internetowej wygenerować informację o tym, jaki jest status podatnika VAT z innego kraju UE. Również organy podatkowe uznają system VIES za wiarygodny, czego przykładem może być interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy, sygn. ITPP2/443-433/10/AK, z 22 lipca 2010 r., w której możemy przeczytać:

“(…) w przypadku kontrahentów z Unii Europejskiej, gdzie występuje podatek od wartości dodanej, określenie statusu kontrahenta możliwe jest m.in. poprzez podanie przez niego numeru VAT oraz potwierdzenie, że numer identyfikacyjny VAT nabywcy jest ważny. Potwierdzenie ważności tego numeru w tym przypadku może nastąpić - biorąc pod uwagę uregulowania art. 97 ust. 17-19 ustawy - za pośrednictwem biura informacji o podatku VAT czy naczelnika urzędu skarbowego, lub na stronie internetowej Komisji Europejskiej (pod adresem http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies).

Należy zatem przyjąć, że wystarczającym i wiarygodnym sposobem potwierdzenia, że nabywca usługi posiada właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych nadany przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy jest posiadanie wydruku ze strony internetowej wymienionej powyżej, wskazującego na aktualność numeru lub posiadanie potwierdzenia aktualności tego numeru (otrzymane na piśmie, faksem lub telefoniczne albo pocztą elektroniczną z ww. biura wymiany informacji o VAT lub od naczelnika urzędu skarbowego). Zatem fakt występowania podatnika w systemie wymiany informacji o VIES i potwierdzenie tego w sposób jednoznaczny przesądza o zarejestrowaniu kontrahenta jako podatnika podatku od wartości dodanej, a co za tym idzie podatnika w myśl ww. art. 28a pkt 1 lit. a) ustawy i jest podstawowym (zasadniczym) trybem postępowania w sytuacji wyżej opisanej (…)”.

Regulacje dotyczące funkcjonowania systemu informacji VIES w Unii Europejskiej reguluje rozporządzenie Rady (UE) nr 904/2010 z 7 października 2010 r. w sprawie współpracy administracyjnej oraz zwalczania oszustw w dziedzinie podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L nr 268/1 ze zm.).

Każde państwo członkowskie zobowiązane jest do udostępniania innym państwom Unii Europejskiej swojej krajowej bazy podatników zarejestrowanych dla potrzeb handlu wewnątrzwspólnotowego, zawierającej dane wszystkich podmiotów, którym nadano numer VAT. W bazie tej umieszczone są następujące informacje na temat każdego podatnika:

  • indywidualny numer identyfikacyjny VAT,

  • imię i nazwisko lub nazwa podatnika,

  • adres przedsiębiorstwa: chodzi o adres, zgodnie z którym przedsiębiorstwo przypisane jest do odpowiedniego urzędu skarbowego,

  • data przyznania numeru identyfikacyjnego,

  • data wygaśnięcia numeru identyfikacyjnego.

Na zapytanie przez stronę internetową Komisji Europejskiej (http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies) uzyskiwana jest odpowiedź:

TAK – podany numer jest w danym momencie ważny lub

NIE – podany numer jest nieważny lub nieprawidłowy.

Polskie regulacje

Na podstawie rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z 27 lutego 2017 r. w sprawie wyznaczenia jednostki organizacyjnej do celów dokonywania potwierdzenia zidentyfikowania określonego podmiotu na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju oraz informowania o braku takiego potwierdzenia (Dz.U. z 2017 r. poz. 434) jednostką organizacyjną do celów dokonywania potwierdzenia zidentyfikowania określonego podmiotu na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju oraz informowania o braku takiego potwierdzenia jest Izba Administracji Skarbowej w Poznaniu.

Wnioski dotyczące potwierdzania numerów identyfikacyjnych VAT zagranicznych kontrahentów można składać:

  • drogą elektroniczną: numery.vat@mofnet.gov.pl

  • drogą pocztową na adres:
    Biuro Wymiany Informacji Podatkowych
    Izby Administracji Skarbowej w Poznaniu
    ul. Poznańska 46
    62-510 Konin

  • telefonicznie: potwierdzanie numerów VAT kontrahentów unijnych odbywa się za pośrednictwem infolinii Krajowej Informacji Skarbowej w godzinach od 7:00 do 18:00 pod numerem 801 055 055 lub 22 330 03 30

  • faksem: (063) 240 19 89 lub składając wniosek do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.

Pisemne potwierdzenie numeru VAT kontrahenta unijnego uzyskamy jedynie wysyłając wniosek drogą elektroniczną lub drogą pocztową. Na uzyskanie odpowiedzi musimy poczekać maksymalnie 7 dni.

Powyższe opcje dają możliwość otrzymania informacji dotyczącej statusu podatkowego zgłaszanych kontrahentów według stanu na dzień określony w złożonym wniosku o weryfikację.

Wskazać należy, iż wszystkie sposoby dotyczą kontrahentów z UE, nie ma takiej możliwości w przypadku kontrahentów spoza UE. W takich sytuacjach pozostaje jedynie próbować znaleźć informację na ich stronach.