Oprócz wynagrodzenia i innych należności pieniężnych, pracownikowi przysługują od pracodawcy świadczenia rzeczowe, w tym ubiór służbowy. Różnorodny charakter tych świadczeń decyduje też o sposobie opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych (PIT). W niniejszym artykule przedstawiono problematykę zwolnień przedmiotowych świadczeń rzeczowych na rzecz pracowników, z wyłączeniem tych otrzymywanych na podstawie przepisów w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP) ze względu na ich odrębny sposób rozliczania w PIT.
Świadczenia rzeczowe dla pracowników – podstawa prawna
Zasady rozliczenia podatkowego świadczeń rzeczowych przysługujących pracownikom regulują przepisy Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych, zwanej dalej ustawą o PIT.
Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Kwalifikacja świadczenia rzeczowego jako przychodu pracowniczego
W celu zakwalifikowania danego świadczenia rzeczowego jako przychód ze stosunku pracy należy ustalić, czy konkretne świadczenie przysługuje pracownikowi w rozumieniu ustawy o PIT. Inaczej mówiąc, jeżeli dane świadczenie może otrzymać pracownik (art. 12 ust. 4 ustawy o PIT), to podlega ono zwolnieniu przedmiotowemu w PIT.
Ubiór służbowy – zwolnienie od PIT
Ubiór służbowy (umundurowanie) pracownika podlega zwolnieniu od PIT, pod warunkiem jednak, że noszenie tego ubioru należy do obowiązków pracownika. Obowiązek taki może być nałożony poprzez zapisy w regulaminach zakładowych lub w umowie o pracę. Zwolnieniem z opodatkowania objęty jest w powyższych warunkach także ekwiwalent pieniężny za ten ubiór. W razie zwrotu przez pracodawcę kosztów zakupu lub wyprodukowania ubioru służbowego zamiast udostępnienia gotowego wyrobu, zwolnienie z PIT dotyczy poniesionych przez pracownika kosztów nabycia lub wykonania ubioru służbowego. Jeżeli w takim przypadku powstała nadwyżka między zwrotem a faktycznie poniesionymi kosztami, to podlega ona PIT.
Wartość świadczeń rzeczowych finansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych
Zwolnieniu z PIT podlega także wartość świadczeń rzeczowych przyznanych pracownikowi, które zostały w całości sfinansowane ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS).
Trzeba jednocześnie pamiętać, że – w rozumieniu cytowanego art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT – rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi.
Świadczenia rzeczowe dla byłych pracowników (emerytów i rencistów)
Kolejną grupą należności objętych zwolnieniem z opodatkowania są świadczenia otrzymywane przez emerytów lub rencistów w związku z łączącym ich uprzednio z zakładem pracy stosunkiem służbowym, stosunkiem pracy lub spółdzielczym stosunkiem pracy, w tym od związków zawodowych, do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 3000 zł (art. 21 ust. 1 pkt 38 ustawy o PIT).
Zwolnienie z PIT w zakresie wskazanego przepisu odnosi się zatem do otrzymywanych przez emerytów i rencistów świadczeń rzeczowych (ekwiwalentów pieniężnych), dla przykładu różnego rodzaju biletów, karnetów oraz paczek świątecznych do wysokości 3000 zł. Nadwyżka ponad ten limit podlega już jednak opodatkowaniu.
Wartość świadczeń przyznanych przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych
Zwolnieniu z PIT podlega wartość świadczeń dla pracownika przyznanych przez pracodawcę w ramach podnoszenia kwalifikacji zawodowych.
Odrębnymi przepisami, o których mowa w tym przepisie ustawy o PIT, są regulacje Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy (kp), konkretnie zaś art. 103(1)–103(6). Jak wyjaśnił resort pracy: „[…] przepisy Kodeksu pracy dotyczą przede wszystkim podnoszenia kwalifikacji zawodowych w ramach pracy aktualnie wykonywanej przez pracownika, ale również będą mogły mieć zastosowanie w przypadku, gdy planowany jest awans pracownika lub też pracodawca zamierza zaproponować mu inne warunki pracy, np. pracę na innym stanowisku, ze względu na zmianę profilu działalności firmy”.
Świadczenia rzeczowe przysługujące członkom rodzin zmarłych pracowników
Wolne od opodatkowania są świadczenia należne po zmarłym pracowniku członkom rodziny, przy czym dotyczy to także zmarłych emerytów i rencistów.
Odrębnymi przepisami wspomnianymi w art. 21 ust. 1 pkt 92 ustawy o PIT są branżowe akty prawne, które mogą przewidywać przyznanie świadczeń w razie śmierci pracownika. Prawo do takich świadczeń może również wynikać z przepisów o ZFŚS.
Świadczenia rzeczowe dla pracowników i ubiór służbowy – rozliczenie w PIT. Podsumowanie
Istnieją różnego rodzaju świadczenia rzeczowe udostępniane przez pracodawcę na rzecz pracowników, które w ramach określonych limitów są zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych. W artykule omówiono dość często przyznawane przez pracodawców świadczenia w kontekście zwolnień przedmiotowych przewidzianych w ustawie o PIT, jednakże z wyłączeniem tych, które wynikają z przepisów BHP – ze względu na swą specyfikę wymagają one odrębnego potraktowania. Dotyczy to m.in. świadczeń rzeczowych dla pracowników finansowanych w całości ze środków ZFŚS oraz świadczeń przyznawanych emerytom i rencistom – byłym pracownikom. Świadczeniem takim jest ponadto ubiór służbowy (umundurowanie), pod warunkiem, że noszenie takiego stroju należy do obowiązków pracownika.
