Poradnik Przedsiębiorcy

Towary otrzymane przed fakturą w KPiR

Zakup towaru - księgowanie

Podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów, w myśl przepisów Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodu uznają dzień wystawienia faktury (rachunku)  lub innego dowodu stanowiącego podstawę do jego zaksięgowania (art. 22 ust. 6b).

Co do zasady zakup towarów handlowych powinien być wpisany przez podatnika samodzielnie prowadzącego księgę niezwłocznie po ich otrzymaniu (najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży).

Otrzymanie towaru przed fakturą

Może się zdarzyć sytuacja, w której podatnik otrzyma zakupione towary przed wystawieniem faktury dokumentującej ich zakup. W tym zakresie zastosowanie będzie miał przepis par.16 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Z przepisu wynika, że jeżeli materiał lub towar handlowy, którego zakup dokumentowany jest fakturami dostawców, został dostarczony do zakładu lub dokonano nim obrotu przed otrzymaniem faktury, należy sporządzić szczegółowy opis otrzymanego materiału lub towaru handlowego. W opisie należy podać takie informacje jak:

  • imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy,
  • ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość materiału lub towaru handlowego.

Opis powinien być przechowywany jako dowód zakupu i zostać połączony z nadesłaną fakturą. Ewentualna różnica w stosunku do wartości podanej w fakturze musi być wpisana do księgi (ewidencji) w dniu otrzymania faktury.

Ważne!

Podatnicy prowadzący KPiR przechowują je oraz związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, który wynosi 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego,w którym upłynął termin płatności podatku.

Ponadto w sytuacji, w której specyfikacja zostanie sporządzona przez dostawcę, podatnik nie będzie obowiązany do sporządzenia opisu, pod warunkiem, że zawiera ona wymogi przewidziane dla opisu.

Reasumując, towary handlowe oraz materiały, które zostały dostarczone przed datą wystawienia faktury, mogą być wpisane do podatkowej księgi przychodów i rozchodów na podstawie opisu lub specyfikacji - pod datą otrzymania, potwierdzoną na opisie lub specyfikacji.