Prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą zwolnioną z VAT. Zakupiłam towary handlowe, które otrzymałam 15 lutego 2024 roku. Sprzedawca wystawił jednak fakturę dopiero 6 marca 2024 roku. W jakiej dacie powinnam rozliczyć zakup towarów w KPiR?
Marianna, Dąbrowa Górnicza
Zgodnie z art. 22 ust. 6b ustawy ustawy o PIT podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodu uznają dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do jego zaksięgowania.
Niemniej w przypadku towarów handlowych zgodnie z rozporządzeniem w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, towary powinny zostać ujęte w KPiR niezwłocznie po ich otrzymaniu (najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży).
Otrzymanie towaru przed fakturą
Może się zdarzyć sytuacja, w której podatnik otrzyma zakupione towary przed wystawieniem faktury dokumentującej ich zakup. W tym zakresie zastosowanie będzie miał § 15. rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR.
Jeżeli materiał podstawowy, materiał pomocniczy lub towar handlowy, którego zakup - zgodnie z przepisami rozporządzenia - jest dokumentowany fakturami dostawców, został dostarczony do zakładu lub dokonano nim obrotu przed otrzymaniem faktury, należy sporządzić szczegółowy opis otrzymanego materiału podstawowego, materiału pomocniczego lub towaru handlowego, podając imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy, ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość materiału podstawowego, materiału pomocniczego, towaru handlowego i dokonać zapisu w księdze na podstawie opisu. Opis jest potwierdzany w sposób określony w ust. 1 oraz przechowywany jako dowód zakupu i połączony z nadesłaną następnie fakturą. Ewentualna różnica w stosunku do wartości podanej w fakturze jest wpisywana do księgi w dniu otrzymania faktury.
Ponadto w sytuacji, w której specyfikacja zostanie sporządzona przez dostawcę, podatnik nie będzie obowiązany do sporządzenia opisu, pod warunkiem, że zawiera ona wymogi przewidziane dla opisu.
Zatem, jeśli otrzymaliśmy towar lub materiał podstawowy/ pomocniczy a nie otrzymaliśmy faktury, to w dacie otrzymania towaru należy go ująć w KPiR w kolumnie 10. Zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych na podstawie ww. odpisu.
Otrzymanie towaru i faktury w tym samym miesiącu
Jeśli jednak zdarzyłaby się sytuacja, w której zgodnie z § 15. ust. 3 ww. rozporządzenia przedsiębiorca otrzyma wcześniej towar lecz w tym samym miesiącu otrzyma również fakturę, wówczas należy sporządzić opis, o którym mowa powyżej, lecz zapisów w księdze dokonuje na podstawie otrzymanej faktury.
Reasumując, towary handlowe oraz materiały, które zostały dostarczone przed datą wystawienia faktury, mogą być wpisane do podatkowej księgi przychodów i rozchodów na podstawie:
- opisu lub specyfikacji - pod datą otrzymania, potwierdzoną na opisie lub specyfikacji - jeśli towar otrzymany jest wcześniej niż faktura a sama faktura zostanie otrzymana w innym miesiącu,
- faktury, jeśli w tym samym miesiącu otrzymany towar i fakturę.
