Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących przez podatników dokonujących sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych wynika z przepisów ustawy o podatku od towarów i usług. Czy w przypadku zakończenia używania kasy fiskalnej z powodu zakończenia działalności gospodarczej lub pracy tych kas w trybie fiskalnym dopuszczalna jest utylizacja kasy fiskalnej? Jeżeli tak, to na jakich zasadach podatnik może zutylizować kasę fiskalną?
Czy kasa fiskalna podlega utylizacji?
Kasa rejestrująca po zakończeniu fiskalizacji może zostać zutylizowana z zachowaniem wytycznych z rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących. Dopuszczalność utylizacji kasy fiskalnej po zakończeniu fiskalizacji potwierdzona została w interpretacji indywidualnej z 13 grudnia 2023 roku (sygn. 0112-KDIL3.4012.625.2023.1.MC) wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej.
Oznacza to, że po dokonaniu odczytu modułu kasy fiskalnej związanym z zakończeniem rejestracji przy pomocy danej kasy i dokonaniu wszelkich formalności określonych w art. 31-36 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 roku w sprawie kas rejestrujących rozporządzenie samą kasą fiskalną pozostaje w gestii podatnika. Bez znaczenia pozostaje to, czy mamy do czynienia z kasą rejestrującą z elektronicznym zapisem kopii, czy z kasą online. Podatnik może w szczególności poddać utylizacji kasę rejestrującą wraz z modułem fiskalnym, obowiązujące przepisy nie nakładają bowiem na podatników obowiązku przechowywania pamięci fiskalnej utylizowanych kas rejestrujących.
Przykład 1.
Pan Marcin prowadzi działalność gospodarczą, w ramach której sprzedaje towary na rzecz osób fizycznych w kilku sklepach w Warszawie. W każdym sklepie użytkuje on kasy rejestrujące z elektronicznym zapisem kopii wykorzystywane do ewidencji sprzedaży. Czy w razie zakończenia pracy tych kas w trybie fiskalnym mężczyzna może przekazać je z modułem do fizycznej utylizacji?
Przede wszystkim w razie zakończenia pracy kas w trybie fiskalnym, odnośnie do kas z elektronicznym zapisem kopii, należy mieć na uwadze zasady postępowania określone art. 34 rozporządzenia MF w sprawie kas rejestrujących. Po dokonaniu wszelkich formalności, a więc w szczególności po dokonaniu odczytu modułu kasy fiskalnej w związku z zaprzestaniem rejestracji przy jej pomocy, pan Marcin może przekazać kasę wraz z modułem fiskalnym do utylizacji.
Utylizacja kasy fiskalnej – jakich formalności należy dopełnić?
Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących określa m.in. sposób prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, warunki i sposób ich używania, w tym sposób zakończenia ich używania w przypadku zakończenia działalności gospodarczej lub pracy tych kas, a także rodzaje dokumentów składanych w związku z używaniem kas, sposób ich składania oraz wzory tych dokumentów.
W przypadku zakończenia używania kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii z powodu zakończenia działalności gospodarczej lub pracy tych kas w trybie fiskalnym, zgodnie z art. 34 rozporządzenia MF w sprawie kas rejestrujących, podatnik powinien dokonać następujących czynności:
- wystawić raport fiskalny dobowy i raport fiskalny okresowy (miesięczny);
- niezwłocznie, przy pomocy serwisanta, dokonać odczytu zawartości pamięci fiskalnej poprzez wystawienie raportu fiskalnego rozliczeniowego i sporządzić z tej czynności protokół, według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do rozporządzenia;
- złożyć protokół odczytu zawartości pamięci fiskalnej wraz z załączonym raportem fiskalnym rozliczeniowym, w terminie 5 dni od dnia ich sporządzenia, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego;
- sporządzić i złożyć, wraz z powyższymi dokumentami, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas, według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do rozporządzenia.
Jeżeli natomiast następuje zakończenie używania kas online z powodu zakończenia działalności gospodarczej lub pracy tych kas w trybie fiskalnym, to zgodnie z art. 31 rozporządzenia MF w sprawie kas rejestrujących podatnik powinien dokonać następujących czynności:
- wystawić raport fiskalny dobowy;
- niezwłocznie po automatycznym przejściu kasy w tryb tylko do odczytu albo po zapewnieniu, przy pomocy serwisanta, przejścia kasy w tryb tylko do odczytu dokonać, przy pomocy serwisanta, odczytu zawartości pamięci fiskalnej poprzez wystawienie raportu fiskalnego rozliczeniowego lub łącznego raportu fiskalnego rozliczeniowego oraz sporządzić z tej czynności protokół, według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do rozporządzenia;
- złożyć protokół odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy wraz z załączonym raportem fiskalnym rozliczeniowym lub łącznym raportem fiskalnym rozliczeniowym, w terminie 5 dni od dnia ich sporządzenia, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego;
- sporządzić i złożyć wraz z powyższymi dokumentami do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas, według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do rozporządzenia.
Dodatkowo w przypadku zakończenia używania kas online podatnik ma obowiązek zapewnić odczyt i zapis danych z pamięci chronionej na zewnętrzny nośnik danych.
Utylizacja kasy fiskalnej – interpretacja indywidualna
Interpretacja indywidualna z 13 grudnia 2023 roku (sygn. 0112-KDIL3.4012.625.2023.1.MC) została wydana w zakresie wycofania kas rejestrujących z pracy w trybie fiskalnym (bez względu na to, czy jest to kasa rejestrująca z elektronicznym zapisem kopii, czy kasa online) oraz możliwości przekazania ich do utylizacji. Wnioskodawca (osoba prawna z siedzibą w Polsce będąca polskim rezydentem podatkowym, czynny podatnik VAT) w ramach prowadzonej działalności gospodarczej sprzedaje towary głównie na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, a w związku z tym spółka zobowiązana jest do prowadzenia ewidencji obrotu za pomocą kas rejestrujących. Obecnie spółka ewidencjonuje obrót za pomocą kas rejestrujących z elektronicznym zapisem kopii, w przyszłości będą to również kasy online.
W trakcie działalności prowadzonej przez spółkę zdarzają się przypadki wycofywania kas fiskalnych z dalszego użytkowania, tj. z pracy tych kas w trybie fiskalnym. Przy czym wycofanie z eksploatacji kasy fiskalnej z elektronicznym zapisem kopii odbywa się zgodnie z przepisami, tj. zgodnie z art. 34 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących. Obecnie wycofane z eksploatacji kasy fiskalne wraz z modułami fiskalnymi są przechowywane przez spółkę do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Spółka zaznaczyła we wniosku, że jeżeli w przyszłości będzie wycofywała z użytku również kasy online, to podejmie czynności wymagane przez przepisy, tj. wskazane w art. 31 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących. Dodatkowo spółka wyjaśniła, że wszelkie dane z kas rejestrujących (tj. paragony, raporty dobowe i miesięczne) są zapisywane w czasie pracy kas na zewnętrznym nośniku (karcie SD)/module fiskalnym kasy, a następnie są przesyłane do zewnętrznej platformy aplikacyjnej wspierającej zarządzanie siecią sklepów i na tej platformie archiwizowane. Platforma zawiera moduł „dane fiskalne”, dzięki czemu spółka ma dostęp do danych z kas rejestrujących.
Zadano pytanie, czy w świetle przedstawionego opisu stanu faktycznego spółka może po wycofaniu kasy rejestrującej z pracy w trybie fiskalnym (bez względu na to, czy jest to kasa rejestrująca z elektronicznym zapisem kopii, czy kasa online) oraz po dokonaniu odczytu modułu kasy fiskalnej przekazać kasę fiskalną wraz z modułem fiskalnym do utylizacji, a w związku z tym, czy na spółce nie ciąży obowiązek przechowywania tego urządzenia do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że po dokonaniu odczytu modułu kasy fiskalnej w związku z zaprzestaniem rejestracji przy pomocy danej kasy i dokonaniu wszelkich formalności określonych przepisami prawa rozporządzenie kasami pozostaje w gestii wnioskodawcy. Oznacza to, że spółka może przekazać kasę rejestrującą wraz z modułem fiskalnym do utylizacji bądź dokonać jej zbycia do firmy serwisującej/producenta kas. Z obowiązujących przepisów nie wynika bowiem obowiązek przechowywania pamięci likwidowanych kas fiskalnych. Spółka może zatem po wycofaniu kasy rejestrującej z pracy w trybie fiskalnym bez względu na to, czy jest to kasa rejestrująca z elektronicznym zapisem kopii, czy kasa online, oraz po dokonaniu odczytu modułu kasy fiskalnej, przekazać ją wraz z modułem fiskalnym do utylizacji przy zachowaniu wszystkich wytycznych ujętych w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących. Na spółce nie ciąży obowiązek przechowywania tego urządzenia do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
