Poradnik Przedsiębiorcy

Wydatki na eksploatację samochodu syna w kosztach firmowych

Prowadzę działalność gospodarczą, ale nie posiadam auta. Syn zgodził się udostępniać mi swój samochód osobowy w celach służbowych. Chciałabym mu się odwdzięczyć - w ramach prowadzonej działalności ponosić koszty eksploatacji pojazdu. W jaki sposób mam zaksięgować ewentualne wydatki? Syn używa samochód także prywatnie.

Ilona, Gać

Przede wszystkim współpracę z synem powinna Pani rozpocząć od sporządzenia umowy użyczenia. W tym dokumencie syn zezwoli Pani na bezpłatne użytkowanie pojazdu. W umowie warto również zawrzeć ustalenia o proponowanym przez Panią pokrywaniu kosztów bieżącej eksploatacji pojazdu oraz opłacaniu ubezpieczeń.

Warto mieć na uwadze, że nieodpłatne korzystanie z cudzego majątku (w tym przypadku - samochodu) skutkuje powstaniem przychodu po stronie osoby korzystającej. Jednakże, w przypadku zawarcia umowy użyczenia z synem (osoba zaliczana do I grupy podatkowej) przychód ten jest zwolniony z podatku.

Prawidłowo sporządzona umowa użyczenia powinna zawierać przynajmniej:

  • określenie stron umowy,

  • przedmiot użyczenia, wraz z cechami charakterystycznymi,

  • czas trwania umowy (może być zawarta na czas nieokreślony),

  • obowiązki użyczeniobiorcy.

Należy pamiętać, że wydatki związane z eksploatacją samochodu osobowego na podstawie umowy użyczenia będzie Pani  rozliczać w ramach kilometrówki prowadzonej dla celów podatku dochodowego. Kilometrówka może być prowadzona w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku tej drugiej przedsiębiorca musi jednak pamiętać, że na koniec miesiąca powinien sporządzić jej wydruk i złożyć na nim podpis.

Aby ewidencja przebiegu pojazdu była poprawna, musi zawierać przynajmniej:

  • nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazd,

  • numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika (od niej bowiem zależy obowiązująca stawka za 1km),

  • opis trasy (skąd – dokąd),

  • kolejny numer wpisu,

  • datę i cel wyjazdu,

  • liczbę przejechanych kilometrów,

  • stawkę za 1 km przebiegu,

  • kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,

  • podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.


Jeżeli chodzi o stawki kilometrówki za 1 km w 2014 roku dla samochodów osobowych wynoszą one:

a) pojazd o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł,

b) pojazd o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł.

W KPiR będzie mogła Pani ująć sumę poniesionych wydatków związanych z pojazdem, do limitu wynikającego z ewidencji przebiegu pojazdu.

Proszę pamiętać, że w kosztach firmowych będzie mogła Pani rozliczyć jedynie te wydatki, które mają związek z prowadzoną działalnością oraz służą osiągnięciu, zabezpieczeniu lub zachowaniu źródła przychodów.