Poradnik Przedsiębiorcy

Wydatki na rekrutację pracowników jako koszty uzyskania przychodów

Przedsiębiorcy coraz częściej mają problem z pozyskaniem pracowników. Dlatego często decydują się na zatrudnienie specjalistycznych firm kadrowych, które zajmą się poszukiwaniem personelu dla nich. Czy wydatki na rekrutację pracowników można wliczyć w koszty?

Czy wydatki na rekrutację są kosztem?

Kosztami uzyskania przychodu są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Z oceny związku z prowadzoną działalnością winno wynikać, iż poniesiony wydatek obiektywnie może się przyczynić do osiągnięcia przychodów z danego źródła. Aby zatem mógł być on uznany za koszt uzyskania przychodu, powinien, w myśl powołanego przepisu, spełniać łącznie następujące warunki:

  • pozostawać w związku przyczynowo-skutkowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,

  • nie znajdować się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,

  • być właściwie udokumentowany.

Zatem każdy wydatek celowo poniesiony z zamiarem uzyskania przychodu, poza wyraźnie wskazanymi w katalogu wydatków nieuznawanych za koszty, powinien być uznany za koszt uzyskania przychodów. Ciężar dowodu działania w określonym celu spoczywa na podatniku.

Niewątpliwie w sytuacji gdy firma ma problemy z pozyskaniem pracowników wynajęcie firmy rekrutacyjnej, która się tym zajmie, jest wydatkiem w pełni racjonalnym i uzasadnionym. Ponadto wydatki na rekrutację pracowników nie są wymienione w katalogu wydatków nieuznawanych za koszty.

Warto dla celów dowodowych posiadać w swojej dokumentacji dokumenty potwierdzające konieczność zatrudnienia firmy rekrutacyjnej. Dokumentami takimi mogą być:

  • wykazy wakatów w spółce,

  • statystyki z zakresu rozwiązywania umów o pracę z inicjatywy pracowników,

  • opis kłopotów spółki w zakresie systemu wynagradzania pracowników lub podwykonawców,

  • wykaz kontraktów, których spółka nie mogła zrealizować z uwagi na brak odpowiedniej liczby pracowników,

  • wykaz kar umownych zapłaconych z tytułu opóźnienia w realizacji zleceń z uwagi na braki kadrowe.

Organy podatkowe w swoich pismach potwierdzają, że wydatki na rekrutację pracowników można wliczyć w koszty. Przykładem jest pismo Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 16 września 2013 r., sygn. IPPB3/423-456/13-2/KK. W przedmiotowym piśmie potwierdzono stanowisko podatnika, zgodnie z którym:

(…) Spółki może ona na podstawie art. 15 ust. 1 Ustawy CIT zaliczyć do swoich kosztów uzyskania przychodów koszty rekrutacji Pracowników, oraz pozostałe koszty, którymi jest obciążana w ramach współpracy z Agencjami. Mimo iż Pracownicy są zatrudniani przez Agencje, to jako że Spółka jest pracodawcą użytkownikiem (w rozumieniu przepisów o zatrudnianiu pracowników tymczasowych), praca jest świadczona przez Pracowników bezpośrednio na rzecz Spółki. Dzięki tej pracy Spółka prowadzi działalność gospodarczą ukierunkowaną na uzyskiwanie przychodów podatkowych. Koszty ponoszone w związku z zatrudnieniem tych osób są zatem kosztami ponoszonymi w celu uzyskania przychodów. (…).

Podobne stanowisko zaprezentował Naczelnik Pierwszego Wielkopolskiego Urzędu Skarbowego w Poznaniu w piśmie z 10 kwietnia 2007 r.,  nr ZD/4061-4/07, w którym  czytamy:

(…) Spółka ponosi wydatki związane z rekrutacją pracowników, tj. koszty wyżywienia i zakwaterowania. Jak wskazuje Podatnik, osoby objęte rekrutacją nie zawsze znajdują w Spółce zatrudnienie. Odnosząc się do tej kwestii, organ podatkowy pragnie zaznaczyć, iż zgodnie z analizą przytoczonego art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, warunkiem zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów nie jest wystąpienie konkretnego przychodu, lecz działanie w celu jego potencjalnego osiągnięcia, w tym również w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Zdaniem organu podatkowego, za celowe i pozostające w związku przyczynowo-skutkowym z uzyskiwanymi przychodami, uznać należy działania Spółki, mające na celu znalezienie odpowiednich kandydatów do pracy. W przypadku zatrudnienia pracowników przez Wnioskodawcę, ich praca będzie warunkowała uzyskiwanie przychodu. W związku z powyższym, uznać należy, iż wydatki poniesione przez Wnioskodawcę, związane z rekrutacją pracowników, stanowić będą koszty uzyskania przychodów, nawet jeżeli osoby objęte rekrutacją nie zostaną zatrudnione (…).

Co istotne, poniesione wydatki na rekrutację pracowników mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, nawet jeśli ostatecznie nie zostaną oni zatrudnieni w firmie, co orzekł Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie (III SA/Wa 999/07 i 1004/07). Sąd uznał, że jeśli spółka ponosi wydatki na rekrutację pracowników i otrzymują oni wynagrodzenie za wzięcie w niej udziału, to można je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, nawet jeśli rekrutowani nie podpisali w rezultacie umowy o pracę. Organy podatkowe twierdziły, że spółka może zaliczyć wydatki na rekrutację jedynie w przypadku, gdy pracownicy podpisali umowy.

Czy wydatki na rekrutację pozwalają na odliczenie VAT?

W myśl podstawowego przepisu o odliczeniu VAT (art. 86 ust. 1 ustawy o VAT) w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia VAT. Oznacza to, iż mając na uwadze zasadę neutralności VAT, podatnik ma prawo do odliczenia VAT w takim zakresie (kwocie wynikającej z dokumentów zakupowych), jaki ma związek z jego sprzedażą opodatkowaną.

Prawo do odliczenia przysługuje również wtedy, gdy związek jest pośredni. Stanowisko takie potwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w piśmie z 4 lutego 2009 r., nr IPPP3/443-169/08-2/KT, gdzie czytamy:

(...) Zatem z przepisów ustawy o podatku od towarów i usług wynika, iż dla realizacji prawa do odliczenia podatku naliczonego niezbędne jest istnienie związku między dokonywanymi zakupami towarów i usług, a prowadzoną działalnością. Przy czym związek dokonywanych zakupów z działalnością Podatnika może mieć charakter bezpośredni lub pośredni.

(…)O pośrednim związku dokonanych zakupów z działalnością Podatnika można mówić wówczas, gdy zakup towarów i usług nie przyczynia się bezpośrednio do uzyskania przychodu przez Podatnika, np. poprzez ich odsprzedaż, lecz poprzez wpływ na ogólne funkcjonowanie Przedsiębiorstwa jako całości, przyczynia się do generowania przez dany podmiot obrotów (...).

Poniesione wydatki na rekrutację związane są z całokształtem funkcjonowania przedsiębiorstwa zatem mają charakter pośredni.  Dlatego też wg naszej opinii nie ma przeszkód do odliczenia podatku VAT z faktury zawierającej wydatki na rekrutację pracowników, naturalnie o ile przedsiębiorstwo prowadzi działalność opodatkowaną.

Możesz ocenić ten artykuł