Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z potrzebą wykorzystania różnego rodzaju nieruchomości. Najem nieruchomości użytkowanych w działalności gospodarczej jest popularną formą pozyskania miejsca do prowadzenia firmy. Zdarza się także, że przedsiębiorca decyduje się na wynajem mieszkania ze względu na inne miejsce zamieszkania niż miejsce prowadzenia działalności gospodarczej. W takim przypadku mogą pojawić się wątpliwości w kwestii możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z najmem. Czy koszt najmu mieszkania wykorzystywanego przez przedsiębiorcę do celów prowadzenia działalności gospodarczej ze względu na inne miejsce zamieszkania stanowi koszt podatkowy w prowadzonej działalności gospodarczej?
Koszty uzyskania przychodów w jednoosobowej działalności gospodarczej
Co do zasady kosztami uzyskania przychodów w prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z tą działalnością, których celem jest osiągnięcie przychodów lub zabezpieczenie, lub zachowanie tego źródła przychodów, o ile nie podlegają wyłączeniu z tych kosztów na podstawie art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy poniesieniem wydatku a osiągnięciem przychodu lub zachowaniem, lub zabezpieczeniem jego źródła należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodów bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów.
„Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23”.
Dodatkowo, aby możliwe było zaliczenie danego wydatku do kosztów podatkowych, wydatek musi być odpowiednio udokumentowany, ponieważ tylko wydatek prawidłowo udokumentowany może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów.
Koszty uzyskania przychodów a najem lokalu mieszkalnego dla przedsiębiorcy
Analizując możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na najem lokalu mieszkalnego wykorzystywanego przez przedsiębiorcę do celów prowadzenia działalności gospodarczej ze względu na inne miejsce zamieszkania, niemających charakteru wydatków osobistych, należy zbadać, czy wydatek spełnia definicję kosztów uzyskania przychodów zawartą w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Wydatki na najem mieszkania dla przedsiębiorcy nie zostały wymienione w katalogu wydatków bezwzględnie wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów, czyli w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Nie oznacza to jednak, że podatnik może przyjąć, że skoro dany wydatek nie został wyszczególniony w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT, to automatycznie może zostać uznany za koszt uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej. Przy kwalifikowaniu poniesionych wydatków, należy wziąć pod uwagę ich celowość oraz możliwość przyczynienia się wydatku do osiągnięcia przychodu, a także racjonalność wydatków, to znaczy ich adekwatność do rzeczywistych potrzeb i zakresu prowadzonej działalności oraz konieczność ich poniesienia dla osiągnięcia przychodu.
Jeżeli wynajem mieszkania dla przedsiębiorcy jest uzasadniony ze względu na znaczną odległość od miejsca prowadzenia działalności gospodarczej do miejsca zamieszkania przedsiębiorcy, poniesione w celach noclegowych koszty najmu mogą stanowić koszt uzyskania przychodów. Zanim jednak podatnik zdecyduje się na zaliczenie wydatków związanych z najmem mieszkania do kosztów podatkowych, powinien dokonać szczegółowej analizy, czy wynajem znajduje uzasadnienie pod kątem oszczędności pieniędzy wydatkowanych na transport w porównaniu z kosztem najmu mieszkania, częstotliwość i czasochłonność dojazdów do miejsca wykonywania działalności gospodarczej, ułatwienie organizacji pracy itp. Jeżeli przedsiębiorca jest w stanie wykazać celowość poniesionego wydatku, jego związek z prowadzoną działalnością, możliwość przyczynienia się wydatku do osiągnięcia przychodu oraz racjonalność wydatków, czyli ich adekwatność do rzeczywistych potrzeb i zakresu prowadzonej działalności, to wydatek na najem mieszkania może stanowić koszt uzyskania przychodów. Trzeba jednak mieć na uwadze, że obowiązek udowodnienia, że zachodzi związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu lub zabezpieczeniem, lub zachowaniem źródła przychodów leży po stronie przedsiębiorcy. Przedsiębiorca powinien zatem zgromadzić dokumentację umożliwiającą ustalenie związku przyczynowo-skutkowego poniesionych wydatków z przychodami uzyskiwanymi w ramach działalności gospodarczej np. potwierdzenia wykonywania usług i konieczności pobytu w miejscowości, w której wynajmowane jest mieszkanie, uzasadnione przez charakter i specyfikę prowadzonej działalności.
Najem lokalu mieszkalnego na cele działalności gospodarczej – interpretacja indywidualna
Interpretacja indywidualna (sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.1091.2021.2.RK) z 18 lutego 2022 roku została wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w zakresie ustalenia prawa do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na najem lokalu mieszkalnego do celów prowadzenia działalności gospodarczej.
Wnioskodawcą jest osoba prowadząca działalność gospodarczą od 2 kwietnia 2020 roku opodatkowaną według skali podatkowej, rozliczaną na podstawie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów, w ramach której świadczy usługi jako agent sprzedażowy w innej miejscowości niż miejsce zamieszkania wnioskodawcy. Realizacja usług wymaga stałego przebywania w miejscowości prowadzenia działalności, spotkania z klientami odbywają się w godzinach od 8 do 18, jednak występują jednorazowe przypadki spotkań po godzinie 18. Ze względu na dużą odległość dzielącą go od siedziby firmy codzienne podróże są czasochłonne i wiążą się z brakiem punktualności, tym samym zaburza to organizację czasu pracy. W związku z tym wnioskodawca zdecydował się na wynajem mieszkania w miejscowości, w której świadczy usługi będące przedmiotem działalności gospodarczej. Wnioskodawca musi ponieść te wydatki w celu uzyskania przychodu. Wydatki te nie mają charakteru wydatków osobistych. Mieszkanie zostało wynajęte od 1 grudnia 2021 roku na okres 1 roku. Powierzchnia użytkowa mieszkania wynosi 58m2, a opłaty za najem są zbliżone do opłat za podobne mieszkania znajdujące się w okolicy. Dzięki wynajmie mieszkania wnioskodawca ma możliwość terminowego dojazdu do klienta, przygotowania oferty, a także umawiania spotkań o różnych porach dnia. Oszczędza dużo czasu na codziennych dojazdach, co przekłada się na możliwość dłuższej pracy w terenie w wyniku czego w dłuższym okresie, przychód z prowadzonej działalności będzie znacznie wyższy. Wnioskodawca zamierza zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wyłącznie koszty najmu lokalu. Koszty wynajmu będą udokumentowane fakturą VAT. Wnioskodawca zadał pytanie, czy koszt najmu lokalu mieszkalnego może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w pierwszej kolejności wyjaśnił, czym są koszty uzyskania przychodów, przytaczając art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Organ podatkowy jednocześnie podkreślił, że wszystkie pozostałe koszty, które nie są wymienione w art. 23 ustawy o PIT jako wydatki bezwzględnie wyłączone z kosztów uzyskania przychodów, nie są automatycznie uznawane za koszty uzyskania przychodów. Podatnik ma bowiem możliwość odliczenia od przychodów wszelkich kosztów pod warunkiem, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów, bądź zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów. Przy kwalifikowaniu poniesionych wydatków, należy wziąć pod uwagę ich celowość oraz możliwość przyczynienia się wydatku do osiągnięcia przychodów, a także racjonalność wydatków, to znaczy ich adekwatność do rzeczywistych potrzeb i zakresu prowadzonej działalności oraz konieczność ich poniesienia dla osiągnięcia przychodów.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził stanowisko zaprezentowane przez wnioskodawcę, uznając, że może on zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów koszty najmu mieszkania udokumentowane fakturą VAT. Odnosząc obowiązujące uregulowania prawne do wskazanych wydatków, niemających charakteru wydatków osobistych, wydatki te spełniają kryterium celowości, o którym mowa w art. 22 ust. 1 ustawy o PIT i jednocześnie nie są wymienione w tzw. negatywnym katalogu kosztów uzyskania przychodów, ujętym w art. 23 ust. 1 tej ustawy. Organ podatkowy podkreślił, że wnioskodawca powinien zwrócić uwagę na konieczność właściwego udokumentowania wskazanych we wniosku kosztów najmu mieszkania. Niezbędne jest posiadanie dowodów, świadczących o wykonanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej usługach wymagających pobytu w miejscowości, w której wnioskodawca wynajmuje mieszkanie, umożliwiających w sposób bezsporny ustalenie związku przyczynowo-skutkowego poniesionych wydatków z uzyskanymi przychodami, a ponadto potwierdzających racjonalność poniesionych wydatków.
Wynajem mieszkania wykorzystywanego do prowadzenia działalności gospodarczej
Prowadząc działalność gospodarczą, może pojawić się potrzeba wynajmu lokalu mieszkalnego w celu przeznaczenia go na cele prowadzenia działalności gospodarczej. Przedsiębiorcy, którzy nie posiadają własnego lokalu, chcący zaoszczędzić na wynajmie powierzchni biurowej często decydują się na prowadzenie działalności gospodarczej w mieszkaniu. Rezygnując z najmu lokalu biurowego, można znacznie ograniczyć koszty prowadzenia firmy, co może okazać się szczególnie korzystnym rozwiązaniem dla osób rozpoczynających prowadzenie działalności i przedsiębiorców niezatrudniających pracowników. W mieszkaniu przedsiębiorca może prowadzić biuro, wykonywać usługi w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, przyjmować klientów. Obowiązujące w Polsce przepisy dopuszczają możliwość prowadzenia działalności gospodarczej w lokalu mieszkalnym. Trzeba jednak pamiętać, że fakt prowadzenia działalności w wynajmowanym mieszkaniu powinien być uzgodniony z właścicielem mieszkania. W treści umowy najmu należy zawrzeć adnotację o przeznaczeniu całej powierzchni lub jej części do celów prowadzenia działalności. Dodatkowo wynajem mieszkania z przeznaczeniem na prowadzenie w nim działalności gospodarczej powinien zostać zgłoszony w CEIDG jako miejsce prowadzenia działalności lub jako dodatkowe miejsce prowadzenia działalności, za pośrednictwem wniosku CEIDG-1. Prowadzenie działalności w wynajmowanym mieszkaniu może wiązać się ze zmianą stawki podatkowej podatku od nieruchomości, dlatego przedsiębiorca decydujący się na takie rozwiązanie powinien wziąć pod uwagę ewentualne zwiększone koszty najmu związane z podatkiem od nieruchomości.
