Zasady przechowywania faktur VAT wystawianych w postaci pliku PDF

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA IBPP2/443-491/11/ASz 12.07.2011 Izba Skarbowa w Katowicach

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 28 marca 2011 r. (data wpływu 12 kwietnia 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawidłowości przechowywania faktur elektronicznych - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 12 kwietnia 2011 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawidłowości przechowywania faktur elektronicznych.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca (dalej również Spółka) jest podatnikiem VAT czynnym. Z tytułu sprzedaży towarów oraz świadczenia usług Wnioskodawca wystawia faktury VAT. Wszystkie wystawiane przez Spółkę faktury wystawiane są w formie papierowej. Głównymi odbiorcami Spółki są podatnicy VAT prowadzący działalność gospodarczą. Spółka rocznie wystawia kilkanaście tysięcy faktur VAT. Faktury wystawiane są poprzez zintegrowany system informatyczny.

Wystawienie faktury przez zintegrowany system informatyczny wiąże się z automatycznym ujęciem tejże faktury w systemie księgowym oraz rejestrze podatku należnego. Po wystawieniu faktury system na stałe w swoich bazach przechowuje zapisy umożliwiające identyfikację wystawionej faktury, kwoty faktury, daty faktury oraz dane identyfikujące odbiorcę faktury. Ponadto system w każdym momencie pozwala na ponowne wydrukowanie faktury bądź jej zapisanie w postaci pliku PDF. W zintegrowanym systemie informatycznym faktura zostaje wystawiona, tzn. zaczyna istnieć w tym systemie w momencie naciśnięcia przycisku wystaw. Część klientów Spółki chce otrzymywać wystawiane przez Spółkę faktury w sposób elektroniczny w formacie PDF utworzonego automatycznie przez aplikację w momencie wystawiania faktury, zgodnego ze standardem ISO 32000-1:2008, do odczytu którego można posłużyć się programem Acrobat Reader lub innym narzędziem dedykowanym. Pozostała część kontrahentów jednak nadal chce otrzymywać faktury w formie papierowej.

Spółka pragnąć zaoszczędzić na kosztach drukowania oraz archiwizacji wystawionych faktur sprzedaży planuje kopie wszystkich wystawionych faktur przechowywać tylko w formacie elektronicznym w plikach PDF utworzonego automatycznie przez aplikację w momencie wystawiania faktury, lub w dedykowanym narzędziu służącym do skanowania dokumentów w postaci papierowej, bez ingerencji użytkowników w treść przechowywanych dokumentów i odczytywanego przy użyciu programu komputerowego Acrobat Reader lub inne narzędzie dedykowane, zgodnego ze standardem ISO 32000-1:2008. W efekcie powyższego dla klientów pragnących otrzymywać faktury w formacie elektronicznym Spółka wystawiałaby fakturę w pliku PDF, który wysyłany byłby do kontrahenta mailem lub udostępniany klientowi na stronie internetowej Spółki. Natomiast dla klientów chcących otrzymywać faktury w wersji papierowej Spółka wystawiałaby oryginał faktury w wersji papierowej natomiast kopia faktury stanowiącą obraz wystawionej w formie papierowej faktury wystawiana byłaby w wersji elektronicznej również w formacie PDF.

Wszystkie kopie wystawionych faktur przechowywane byłyby w postaci PDF w systemie finansowo-księgowym. Wystawione faktury przechowywane byłyby w formacie PDF w podziale na okresy sprawozdawcze. Opisane powyżej faktury nie byłyby opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym ani nie byłyby przesyłane w formacie EDI.

Posiadany przez Spółkę zintegrowany system informatyczny zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa danych. System ten uniemożliwia modyfikację wystawionych faktur. Spółka posiada wewnętrzne procedury ochrony oraz zabezpieczenia danych mające na celu zabezpieczenie danych finansowo-księgowych przed ich utratą lub zniszczeniem.

Każda wystawiona przez Spółkę faktura VAT w momencie jest wystawienia przez zintegrowany system informatyczny otrzymuje unikalny numer. Dzięki temu numerowi w każdym momencie można odnaleźć fakturę w systemie oraz dokonać jej ponownego wydrukowania, np. na żądanie organów podatkowych. Autentyczność pochodzenia kopii faktur zapisanych w plikach PDF zapewniona byłaby poprzez narzucenie unikatowego numeru każdej z faktur oraz zapisanie jej danych w bazach systemu księgowego, integralność treści zapewniona byłaby poprzez zapisanie faktury w formacie PDF. W każdym momencie na żądanie odpowiednich organów zapewniony byłby dostęp do tych faktur poprzez wydzielone stanowisko komputerowe z zainstalowanym programem finansowo-księgowym. Łatwe odszukanie faktur byłoby możliwe również poprzez system finansowo księgowy, w którym faktury uporządkowane wg numerów przechowywane byłyby w podziale na okresy rozliczeniowe.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy opisany powyżej sposób przechowywania wszystkich kopii wystawionych faktur sprzedaży w plikach formatu PDF jest zgodny z obowiązującymi w tym zakresie przepisami podatku od towarów i usług.

Zdaniem Wnioskodawcy, przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego sposób przechowywania kopii wszystkich wystawionych faktur (zarówno tych, których oryginał wystawiono w formacie PDF jak i tych, których oryginał wystawiono w wersji papierowej) tylko w pliku PDF jest zgodny z przepisami z zakresu podatku od towarów i usług.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

W myśl z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą o VAT, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

W dniu 17 grudnia 2010 r. Minister Finansów wydał rozporządzenie w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661).

Zgodnie z § 3 ust. 1 cyt. rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją". Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej (§ 3 ust. 2 cyt. Rozporządzenia). Pojęcie autentyczności pochodzenia faktury - w myśl § 2 ust. 1 pkt 1 cyt. rozporządzenia - oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast przez integralność treści faktury - w myśl § 2 ust. 1 pkt 2 cyt. rozporządzenia - rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Stosownie do § 2 ust. 2 cyt. rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Wymienione metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik będzie mógł zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury, w tym m.in. przesyłania faktur w formie pliku PDF.

W myśl § 6 cyt. rozporządzenia, faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1. autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2. łatwe ich odszukanie;
3. organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Zgodnie z § 9 cyt. rozporządzenia, akceptacja na wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej, wyrażona na podstawie dotychczasowych przepisów, zachowuje ważność na potrzeby stosowania § 3 ust. 1.

Z dniem 1 stycznia 2011 r. nastąpiła nowelizacja rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 z późn. zm.).

Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 9 grudnia 2010 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 244, poz. 1627) uchylono ust. 2 § 19 cyt. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. Zatem, od dnia 1 stycznia 2011 r. dopuszczono wystawianie faktur bez oznaczenia ich wyrazami "oryginał" i "kopia".

Jednocześnie § 21 powołanego rozporządzenia z dnia 28 listopada 2008 r. otrzymał brzmienie:

1. Podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
2. Podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:
   • autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
   • łatwe ich odszukanie,
   • organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych
3. Autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury
4. Integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Powyższe uregulowanie pozostało również w niezmienionej formie w § 21 nowego aktu tj. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360).

Z przedstawionego zdarzenia przyszłego wynika, iż Wnioskodawca (dalej również Spółka) jest podatnikiem VAT czynnym. Z tytułu sprzedaży towarów oraz świadczenia usług Wnioskodawca wystawia faktury VAT. Wszystkie wystawiane przez Spółkę faktury wystawiane są w formie papierowej. Głównymi odbiorcami Spółki są podatnicy VAT prowadzący działalność gospodarczą. Spółka rocznie wystawia kilkanaście tysięcy faktur VAT. Faktury wystawiane są poprzez zintegrowany system informatyczny. Wystawienie faktury przez zintegrowany system informatyczny wiąże się z automatycznym ujęciem tejże faktury w systemie księgowym oraz rejestrze podatku należnego. Po wystawieniu faktury system na stałe w swoich bazach przechowuje zapisy umożliwiające identyfikację wystawionej faktury, kwoty faktury, daty faktury oraz dane identyfikujące odbiorcę faktury. Ponadto system w każdym momencie pozwala na ponowne wydrukowanie faktury bądź jej zapisanie w postaci pliku PDF. W zintegrowanym systemie informatycznym faktura zostaje wystawiona, tzn. zaczyna istnieć w tym systemie w momencie naciśnięcia przycisku wystaw. Część klientów Spółki chce otrzymywać wystawiane przez Spółkę faktury w sposób elektroniczny w formacie PDF utworzonego automatycznie przez aplikację w momencie wystawiania faktury, zgodnego ze standardem ISO 32000-1:2008, do odczytu którego można posłużyć się programem Acrobat Reader lub innym narzędziem dedykowanym. Pozostała część kontrahentów jednak nadal chce otrzymywać faktury w formie papierowej. Spółka pragnąć zaoszczędzić na kosztach drukowania oraz archiwizacji wystawionych faktur sprzedaży planuje kopie wszystkich wystawionych faktur przechowywać tylko w formacie elektronicznym w plikach PDF utworzonego automatycznie przez aplikację w momencie wystawiania faktury, lub w dedykowanym narzędziu służącym do skanowania dokumentów w postaci papierowej, bez ingerencji użytkowników w treść przechowywanych dokumentów i odczytywanego przy użyciu programu komputerowego Acrobat Reader lub inne narzędzie dedykowane, zgodnego ze standardem ISO 32000-1:2008.

W efekcie powyższego dla klientów pragnących otrzymywać faktury w formacie elektronicznym Spółka wystawiałaby fakturę w pliku PDF, który wysyłany byłby do kontrahenta mailem lub udostępniany klientowi na stronie internetowej Spółki. Natomiast dla klientów chcących otrzymywać faktury w wersji papierowej Spółka wystawiałaby oryginał faktury w wersji papierowej natomiast kopia faktury stanowiącą obraz wystawionej w formie papierowej faktury wystawiana byłaby w wersji elektronicznej również w formacie PDF. Wszystkie kopie wystawionych faktur przechowywane byłyby w postaci PDF w systemie finansowo-księgowym. Wystawione faktury przechowywane byłyby w formacie PDF w podziale na okresy sprawozdawcze.

Opisane powyżej faktury nie byłyby opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym ani nie byłyby przesyłane w formacie EDI. Posiadany przez Spółkę zintegrowany system informatyczny zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa danych. System ten uniemożliwia modyfikację wystawionych faktur. Spółka posiada wewnętrzne procedury ochrony oraz zabezpieczenia danych mające na celu zabezpieczenie danych finansowo-księgowych przed ich utratą lub zniszczeniem. Każda wystawiona przez Spółkę faktura VAT w momencie jest wystawienia przez zintegrowany system informatyczny otrzymuje unikalny numer. Dzięki temu numerowi w każdym momencie można odnaleźć fakturę w systemie oraz dokonać jej ponownego wydrukowania, np. na żądanie organów podatkowych. Autentyczność pochodzenia kopii faktur zapisanych w plikach PDF zapewniona byłaby poprzez narzucenie unikatowego numeru każdej z faktur oraz zapisanie jej danych w bazach systemu księgowego, integralność treści zapewniona byłaby poprzez zapisanie faktury w formacie PDF. W każdym momencie na żądanie odpowiednich organów zapewniony byłby dostęp do tych faktur poprzez wydzielone stanowisko komputerowe z zainstalowanym programem finansowo-księgowym. Łatwe odszukanie faktur byłoby możliwe również poprzez system finansowo księgowy, w którym faktury uporządkowane wg numerów przechowywane byłyby w podziale na okresy rozliczeniowe.

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy należy stwierdzić, iż obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania kopii faktur w formie papierowej lub w formie elektronicznej. Dopuszczalne jest również przechowywanie w formacie elektronicznym faktur wystawionych w formie papierowej czy też elektronicznej. Działania takie są równoważne w skutkach podatkowych z przechowywaniem faktur w formie papierowej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur, o której mowa w cyt. wyżej rozporządzeniu Min. Finansów.

Przechowywana przez wystawcę i otrzymana przez nabywcę faktura ma być identyczna w zakresie treści, a więc informacji zawartych na fakturze, a wystawca i nabywca musi zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz łatwe ich odszukanie, w tym również na żądanie organu podatkowego.

Zatem sposób przechowywania kopii wszystkich wystawionych faktur (zarówno tych, których oryginał wystawiono w formacie PDF, jak i tych, których oryginał wystawiono w wersji papierowej) tylko w pliku PDF, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur, będzie zgodny z obowiązującymi przepisami podatku od towarów i usług.

Tym samym, stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Zaznaczyć przy tym należy bezwzględny wymóg zachowania przez Wnioskodawcę autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Należy także zauważyć, iż faktyczna ocena wypełnienia przez Wnioskodawcę wymogów określonych obowiązującymi przepisami może być zweryfikowana tylko w toku prowadzonego postępowania kontrolnego lub podatkowego na podstawie odpowiednich przepisów proceduralnych.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.