Zatrudnianie w firmie osoby z rodziny jest dość częstą praktyką. Warto jednak pamiętać, że współpraca taka może przybrać różną formę. Jest to zależne od stopnia pokrewieństwa oraz charakteru współpracy – czy będzie sformalizowana podpisaniem umowy, czy też nie. Jak rozliczać zatrudnienie członka rodziny wspólnika w spółce, a jak członka rodziny osoby prowadzącej jednoosobową działalność? O tym poniżej.
Pojęcie pracodawcy
Zgodnie z art. 3 Kodeksu pracy: „Pracodawcą jest jednostka organizacyjna, choćby nie posiadała osobowości prawnej, a także osoba fizyczna, jeżeli zatrudniają one pracowników”.
W myśl tego przepisu pracodawcą mogą być zarówno przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność, jak i spółki akcyjne z ograniczoną odpowiedzialnością, a także spółka jawna, partnerska, komandytowa i komandytowo-akcyjna. Przyjmuje się, że spółka cywilna, mimo braku osobowości prawnej, również może być pracodawcą. Potwierdza to m.in. wyrok Sądu Najwyższego z 7 listopada 1995 roku, I PRN 84/95: „Jeżeli więc spółka cywilna prowadzi działalność w formie wyodrębnionej jednostki organizacyjnej zatrudniającej pracowników, to taka jednostka jest zakładem pracy w rozumieniu art. 3 k.p., a więc posiada zdolność prawną oraz zdolność do czynności prawnych w zakresie stosunku pracy zatrudnionych pracowników, a tym samym posiada także zdolność sądową i procesową (art. 460 § 1 k.p.c.)”.
Zatrudnienie członka rodziny
Zatrudnianie najbliższej rodziny jest zjawiskiem powszechnym. W takiej sytuacji właściciel firmy ma pewność co do danej osoby, nie musi przechodzić – często żmudnego – procesu rekrutacyjnego, co pozwala mu znacznie zaoszczędzić czas. Rozliczenie członków rodziny jest zależne od rodzaju prowadzonej działalności oraz formy współpracy przyjętej przez strony.
Zatrudnienie członka rodziny właściciela jednoosobowej działalności
Członkowie rodziny przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą zwykle traktowani są jako osoby współpracujące. Osobą współpracującą może być:
- małżonek;
- dziecko własne, dziecko drugiego małżonka i dziecko przysposobione;
- matka, ojciec;
- macocha, ojczym;
- osoby przysposabiające
– pod warunkiem że pozostają z przedsiębiorcą we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracują przy prowadzeniu firmy.
Przykład 1.
Pan Patryk zatrudnił w firmie swoją córkę. Nie mieszka ona jednak we wspólnym gospodarstwie domowym z ojcem, zatem nie spełnia definicji osoby współpracującej.
W przypadku zawarcia z powyższą osobą współpracy:
- bezumownie lub na podstawie umowy o pracę – należy za członka rodziny opłacać składki w wymiarze jak za przedsiębiorcę. Oznacza to, że konieczne jest zgłoszenie takiej osoby do ubezpieczenia emerytalnego, rentowego, wypadkowego i zdrowotnego (jeśli nie posiada innego tytułu do objęcia ubezpieczeniami) oraz ewentualnie do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego. Co ważne, osoby współpracujące nie mogą korzystać z ulg w opłacaniu składek tak jak przedsiębiorcy.
- na podstawie umowy o dzieło – tu interpretacje ZUS-u nie są jednoznaczne. Taka osoba może być traktowana jako osoba współpracująca, za którą składki należy opłacać w wysokości jak za przedsiębiorcę, lub jako wykonawca, za którego składek nie trzeba płacić w ogóle.
- na podstawie umowy zlecenia – członek rodziny traktowany jest jak pozostali zleceniobiorcy i podlega takim samym ubezpieczeniom jak pozostali. Składki naliczane są od wynagrodzenia brutto.
Zatrudnienie członka rodziny wspólnika w spółce
Jak zostało wspomniane wcześniej, spółki nieposiadające osobowości prawnej także mogą być pracodawcą w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy. Zatrudnienie członka rodziny wspólnika w spółce jest jak najbardziej możliwe, jednak jeżeli spółka występuje w roli pracodawcy, to w tym przypadku nie będzie spełniona definicja osoby współpracującej. Zgodnie z powyższym niezależnie od stopnia pokrewieństwa oraz faktu zamieszkiwania ze wspólnikiem osoba z rodziny wspólnika będzie traktowana jak pracownik, wykonawca czy zleceniodawca. Potwierdzenie można znaleźć w orzecznictwie.
„Sąd Najwyższy stwierdził, że osoba wymieniona w art. 26 ust. 2 ustawy z 18 grudnia 1976 roku o ubezpieczeniu społecznym osób prowadzących działalność gospodarczą oraz ich rodzin zatrudniona na podstawie umowy o pracę ze spółką cywilną podlega ubezpieczeniu społecznemu pracowników (art. 4 ust. 1 ustawy z 25 listopada 1986 roku o organizacji i finansowaniu ubezpieczeń społecznych – jednolity tekst: Dz.U. z 1989 roku, Nr 25, poz. 137 ze zm.), o ile zakres jej obowiązków nie obejmuje prowadzenia i reprezentowania spółki”.
Wyroku Sądu Najwyższego z 18 lutego 1998 roku, UKN 525/97:
„Tym bardziej o takim powstającym z ustawy ubezpieczeniu osób współpracujących nie można mówić, gdy pracodawcą nie jest osoba fizyczna, a spółka prawa cywilnego. Spółka taka jest podmiotem gospodarczym, który może zatrudniać pracowników i być w związku z tym pracodawcą także dla osób bliskich wspólników”.
Przykład 2.
Pan Janusz jest wspólnikiem spółki jawnej. W prowadzeniu spółki pomaga mu małżonka. Współpraca ta nie jest sformalizowana umową. W związku z tym małżonka pana Janusza powinna zostać zgłoszona do ZUS-u jako osoba współpracująca.
Zatrudnienie członka rodziny wspólnika w spółce w kosztach
Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych przewiduje możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wynikających z wynagrodzeń małżonka podatnika i małoletnich dzieci podatnika, a w przypadku prowadzenia działalności w formie spółki niebędącej osobą prawną – także małżonków i małoletnich dzieci wspólników tej spółki, należne z tytułu umowy o pracę, umowy zlecenia, umów o dzieło, kontraktów menedżerskich czy praktyk absolwenckich (art. 23 ust. 1 pkt 10).
Przykład 3.
Pani Janina prowadzi spółkę partnerską ze swoim kuzynem. Wspólniczka postanowiła zatrudnić do pomocy swojego syna. Pracodawcą w tym przypadku była spółka. Wynagrodzenie syna będzie kosztem uzyskania przychodu i powinno zostać wykazane w księdze przychodów i rozchodów w kolumnie 12. – wynagrodzenia w gotówce i naturze.
Podsumowując, zatrudnienie członka rodziny wspólnika w spółce powoduje powstanie stosunku pracy na takich samych zasadach jak z osobą niespokrewnioną. Bliska osoba będzie traktowana jak pracownik, a jej wynagrodzenie będzie stanowiło koszt uzyskania przychodu dla spółki, natomiast nie dla samego wspólnika.
