Zatrudnienie członka rodziny - na jakich zasadach?

Prowadzenie rodzinnego interesu to często spotykany rodzaj aktywności zarobkowej. Jednak zatrudnienie członka rodziny, wiąże się z aspektami natury podatkowo-ubezpieczeniowej, z których wielu przedsiębiorców może nie do końca zdawać sobie sprawę. Zatrudnienie żony czy dziecka podlega obowiązkowi opłacenia składek na ZUS w takiej samej kwocie, jak ma to miejsce w przypadku osoby prowadzącej działalność gospodarczą. Nawet jeżeli osoba rozpoczynająca działalność gospodarczą korzysta z tzw. ulgi na start, która weszła w życie 30 kwietnia 2018 r. i nie musi opłacać składek na ubezpieczenie społeczne, to za osobę współpracującą trzeba opłacać składki w pełnej wysokości. Chcesz korzystać z pomocy swoich bliskich w prowadzonej przez siebie działalności? Z tego artykułu dowiesz się, jak to zrobić, aby uniknąć kosztownych błędów w rozliczeniach z ZUS-em czy urzędem skarbowym.

Kogo należy uznać za osobę współpracującą?

Na gruncie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych z dnia 13 października 1998 r. (Dz. U.2017.0.1778) osobą współpracującą z osobą prowadzącą pozarolniczą działalność gospodarczą jest:

• małżonek

• dziecko własne

• dziecko drugiego małżonka

• dziecko przysposobione

• matka i ojciec

• macocha i ojczym

• osoba przysposabiająca

– jeżeli pozostają we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracują przy prowadzeniu działalności. Nie dotyczy to osób, z którymi została zawarta umowa w celu przygotowania zawodowego (art. 8 ust.11 ustawy).

Nie będzie zatem zatrudnieniem osoby współpracującej korzystanie z pomocy siostry czy brata, a także np. dorosłego dziecka, który mieszka pod jednym dachem z przedsiębiorcą, ale prowadzi odrębne gospodarstwo domowe.

Pojęcie wspólnego gospodarstwa domowego sprecyzował w swoim wyroku Sąd Najwyższy 2 lutego 1996 r. (sygn. akt II URN 56/95) – jest to m.in. udział i wzajemna ścisła współpraca w załatwianiu codziennych spraw związanych z prowadzeniem domu, niezarobkowanie i pozostawanie w związku z tym na całkowitym lub częściowym utrzymaniu osoby, z którą się gospodarstwo domowe prowadzi, a wszystko to dodatkowo uzupełnione jest cechami stałości, które tego typu sytuację charakteryzują.

Współpraca członków rodziny, np. małżonków, która powodowałaby obowiązek zgłoszenia do ubezpieczeń jako osoby współpracującej, musi być stała i – jak orzekł Sąd Najwyższy w wyroku z 20 maja 2008 r. (sygn. akt II UK 286/07) – bez której stanowiące majątek wspólny małżonków dochody z tej działalności nie osiągałyby takiego pułapu, jaki zapewnia ich współdziałanie przy tym przedsięwzięciu.

Konsekwencją uznania pomocy oferowanej przez członków rodziny jako współpracy i uznania osoby jako osoby współpracującej będzie obowiązek zgłoszenia jej do ubezpieczenia jako osoby współpracującej i opłacenia za nią składek ZUS.

Zatrudnienie członka rodziny jako osoby współpracującej 

Współpracować z członkiem rodziny można na kilka sposobów:

1. Na podstawie umowy o pracę – jeżeli przedsiębiorca zdecyduje się podpisać z osobą współpracującą umowę o pracę, powinien w ciągu 7 dni zgłosić ją do ZUS-u jako osobę współpracującą z kodem 05 11 XX. Osoba taka będzie podlegała obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnym, rentowym i wypadkowym oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu (art. 6 ust. 1 pkt 5, art. 12 ust. 1 ustawy o sus oraz art. 66 ust. 1 pkt 1 lit. c ustawy zdrowotnej). Zgłoszenie do ubezpieczenia chorobowego, tak jak w przypadku osoby prowadzącej działalność, jest dobrowolne. Należy się jednak liczyć z tym, że w razie choroby osoba taka nie otrzyma zasiłku chorobowego, jeżeli nie będzie zgłoszona do tego ubezpieczenia. Nawet jeżeli osoba zostanie zatrudniona na 1/5 etatu z wynagrodzeniem minimalnym 420 zł brutto, to i tak składki na ubezpieczenie społeczne i FP trzeba będzie zapłacić tak jak za przedsiębiorcę od podstawy wymiaru wynoszącej obecnie 2665,80 zł, a na ubezpieczenie zdrowotne od kwoty 3554,93.

2. Na podstawie umowy zlecenia – zatrudnienie członka rodziny na podstawie umowy cywilnoprawnej nie jest traktowane jako współpraca przy prowadzeniu działalności gospodarczej. Obowiązek zapłaty składek jest taki sam, jak przy każdej tego typu umowie. Należy zwrócić tylko szczególną uwagę na fakt, że ZUS uważnie przygląda się tego typu umowom i trzeba w razie kontroli wykazać, że rzeczywiście spełniają one warunki i nie mogą zostać uznane za umowę o pracę, co wiązałoby się z zapłatą zaległych składek ZUS.

Do uznania umowy zlecenia za umowę o pracę może dojść wówczas, gdy spełnione będą następujące warunki wymienione w art. 22 kp.:

• podporządkowanie pracownika pracodawcy, organizacji i dyscyplinie funkcjonującej w zakładzie pracy

• osobisty charakter wykonywanej pracy

• wykonywanie pracy na rzecz i na ryzyko pracodawcy

• przedmiotem umowy ze strony pracownika jest samo wykonywanie pracy (lub pozostawanie w gotowości do jej wykonywania)

• pracodawca zobowiązany jest do zapłaty wynagrodzenia za świadczoną pracę.

3. Bez umowy – nawet jeżeli członek rodziny pracuje nieodpłatnie i nie została z nim zawarta żadna umowa, to i tak podlega ubezpieczeniom jako osoba współpracująca i należy ją zgłosić do ZUS-u oraz opłacać za nią składki w tej samej wysokości, co w przypadku podpisania umowy o pracę. Warto wspomnieć, że mimo iż nieodpłatna praca traktowana jest jako przychód, to obowiązek opodatkowania nie ma zastosowania w przypadku osób współpracujących.

Jakie koszty można odliczyć w związku z zatrudnianiem osoby współpracującej?

Art. 23 ust. 1 pkt 10 ustawy o pdof mówi wprost, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości własnej pracy podatnika, jego małżonka i małoletnich dzieci, a w przypadku prowadzenia działalności w formie spółki niebędącej osobą prawną – także małżonków i małoletnich dzieci wspólników tej spółki. Do kosztów będzie można zaliczyć składki na ubezpieczenie społeczne i FP zapłacone za osobę współpracującą, a ubezpieczenie zdrowotne będzie można odliczyć od podatku w wysokości 7,75% podstawy wymiaru (identycznie jak w przypadku samego przedsiębiorcy). Do kosztów będzie można dodać również wydatki poniesione w związku z podróżą służbową osoby współpracującej, np. diety czy też koszty poniesione na szkolenia w związku z wykonywaną pracą. Natomiast wynagrodzenia innych członków rodziny (z wyłączeniem małżonka i małoletnich dzieci) stanowią koszt podatkowy na zasadach przewidzianych w ustawie.

Jak obliczyć wynagrodzenie osoby współpracującej i jej pochodne?

Jeżeli przedsiębiorca zatrudni osobę współpracującą na cały etat z wynagrodzeniem minimalnym 2100 zł brutto i otrzyma od niej PIT-2, wyliczenia będą się przedstawiały następująco:

• wynagrodzenie zasadnicze – 2100,00 zł

• koszt uzyskania przychodu – 111,25 zł

• podstawa obliczenia zaliczki na podatek – 1989,00 zł (2100,00-111,25) (po zaokrągleniu do pełnych złotych)
• zaliczka na podatek - 312,00 zł (1989x18%-46,33) (po zaokrągleniu do pełnych złotych)
• do wypłaty – 1788,00 zł (2100,00-312,00).

Natomiast składki na ZUS przedsiębiorca będzie musiał zapłacić w następującej wysokości:

• emerytalne – 520,36 zł

• rentowe – 213,26 zł

• chorobowe – 65,31 zł (dobrowolne)

• wypadkowe – 44,52 zł

• FP – 65,31 zł

• zdrowotne – 319,94 zł.

Razem suma składek bez dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego: 1163,39; z chorobowym: 1228,70.

Obowiązki pracodawcy wobec urzędu skarbowego

Zatrudniając pracownika – członka rodziny i wypłacając mu wynagrodzenie, pracodawca musi opłacać za niego co miesiąc zaliczkę podatku dochodowego PIT-4. Oblicza się ją inaczej, gdyż od wynagrodzenia nie odejmuje się składek na ubezpieczenie społeczne, a jedynie koszty uzyskania. Do końca stycznia musi przekazać do US deklarację PIT-4R, a do końca lutego PIT-11. Ten dokument przekazuje także w tym terminie osobie współpracującej.