W umowach najmu, dzierżawy czy umowach o usługi budowlane, a także innych zawieranych między przedsiębiorcami lub między przedsiębiorcą a osobą fizyczną często można się spotkać z pojęciem kaucji. Kaucja to suma pieniężna złożona jako gwarancja dotrzymania zobowiązania. Definicja ta została zaczerpnięta ze słownika języka polskiego, ponieważ żadne przepisy podatkowe nie wyjaśniają pojęć takich jak kaucja oraz zatrzymana kaucja. Jeżeli odbiorca usług lub rzeczy dotrzyma warunków umowy, kaucja zostanie zwrócona. Natomiast w przypadku niedotrzymania warunków umowy, dostawca może ją w całości lub części zatrzymać.
Zatrzymana kaucja świetle podatku dochodowego
Z punktu widzenia podatku dochodowego kaucja nie stanowi przychodu, ponieważ pomimo tego, iż podatnik otrzymał pieniądze, nie stanowią one jego własności, gdyż w przyszłości podlegać one będą zwrotowi. Kaucja ze względu na swój zwrotny charakter jest bowiem neutralna podatkowo. Otrzymanie kaucji nie rodzi obowiązku rozpoznania przychodu, o ile nie wystąpią okoliczności uprawniające wierzyciela do jej zatrzymania. Wtedy bowiem wpłacona kwota zabezpieczenia traci swój kaucyjny charakter. Przychód powstanie z chwilą, gdy kaucja stanie się kwotą należną, tj. z chwilą wystąpienia okoliczności, które uprawniają podatnika do jej zatrzymania. Umowa zawarta między stronami powinna jasno określać, kiedy kaucja będzie zwrócona, oraz w jakim przypadku zostanie zatrzymana. Nie zostanie ona zwrócona na przykład w sytuacji, w której strona nie wywiąże się z umowy, zniszczy użyczoną rzecz, nieruchomość, zwróci sprzęt w stanie pogorszonym lub przedterminowo odstąpi od umowy.
Zatrzymana kaucja stanowi w takim wypadku odszkodowanie, które należy zaliczyć do przychodów i opodatkować podatkiem dochodowym. Przedsiębiorca prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów zatrzymaną kaucję wykazać powinien w kolumnie 8 jako pozostałe przychody w miesiącu zatrzymania kaucji. Podstawą jej zarachowania może być umowa wraz z potwierdzeniem otrzymania zapłaty oraz z adnotacją na temat przyczyny jej zatrzymania.
Ważne! Zatrzymana kaucja jako odszkodowanie stanowi przychód podatkowy. |
Przykład 1.
Pani Anna prowadzi wypożyczalnię sukien ślubnych. Wypożyczając suknię, pobiera kaucję w wysokości 500 zł (na pokrycie ewentualnych uszkodzeń). Jedna z klientek zwróciła suknię z drobnymi uszkodzeniami, które zostały wycenione przez panią Annę na kwotę 200 zł.
Zatrzymana część kaucji tj. 300 zł (500 zł - 200 zł) stanowi dla pani Anny przychód, który obowiązana jest opodatkować podatkiem dochodowym.
Zatrzymana kaucja w świetle podatku VAT
Jeśli zatrzymana kaucja pełni funkcję kary (odszkodowania), nie podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, bowiem kary umowne i odszkodowania nie są obrotem, czyli kwotą należną z tytułu wykonanej usługi czy dostawy towaru.
Przypomnijmy, że przez dostawę towarów rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel, natomiast przez świadczenie usług rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów.
W świetle powyższych definicji zatrzymanie kaucji, która została potraktowana jako odszkodowanie z tytułu niewywiązania się z warunków umowy, nie stanowi zatem ani dostawy towarów, ani nie jest świadczeniem usług, w związku z czym nie podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.
Ważne! Zatrzymana kaucja, która pełni funkcję kary (odszkodowania), nie podlega opodatkowaniu podatkiem VAT. |
Jaki dokument wystawić z tytułu zatrzymania kaucji?
Zatem jeśli zatrzymana kaucja nie podlega opodatkowaniu VAT, nie można jej dokumentować fakturą VAT ani paragonem fiskalnym. Zatrzymanej kaucji nie wykazuje się również w ewidencji VAT oraz deklaracji VAT. W celu udokumentowania zatrzymania jej części lub całości można wystawić inne dokumenty księgowe np. notę księgową.
