Jak prowadzić KPiR, by była zgodna z obowiązującymi przepisami

Podatkowa księga przychodów i rozchodów - KPiR - służy ewidencji operacji gospodarczych, dotyczących przychodów lub kosztów. Księga została przewidziana wyłącznie do celów podatkowych - to na jej podstawie dokonuje się ustalenia głównej podstawy opodatkowania. Zobacz, jak prowadzić KPiR tak, by była zgodna z przepisami.

Kto jest zobowiązany do prowadzenia KPiR?

Na podstawie Ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy są zobowiązane osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą.

Wskazane podmioty prowadzą podatkową księgę, jeżeli ich przychody z działalności gospodarcze za poprzedni rok podatkowy nie przekroczyły 2.000.000 euro w przeliczeniu na walutę polską według średniego kursu NBP obowiązującego na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego dany rok podatkowy. Ponadto obowiązek prowadzenia KPiR dotyczy również osób prowadzących gospodarstwo rolne bez zatrudnienia w nim pracowników, członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych oraz pracowników rolnych, wykonujący działalność gospodarczą, osobiście lub z udziałem członków rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym, jeżeli łączny przychód z tej działalności gospodarczej nie przekracza 10.000 zł w roku podatkowym.

Kiedy podmiot nie prowadzi KPiR?

Obowiązek prowadzenia księgi przychodów i rozchodów nie dotyczy osób, które:

prowadzą księgi rachunkowe,
opłacają podatek dochodowy w formach zryczałtowanych,
wykonują wolny zawód adwokata wyłącznie w zespole adwokackim,
dokonują sprzedaży środków trwałych po likwidacji działalności.

Podatnik może uzyskać indywidualne zwolnienie z obowiązku prowadzenia KPiR w przypadkach uzasadnionych szczególnymi okolicznościami, zwłaszcza takimi jak: rodzaj i rozmiar wykonywanej działalności, wiek oraz stan zdrowia. W takim przypadku osoba prowadząca działalność gospodarczą składa pisemny wniosek w urzędzie skarbowym (właściwym dla swojego miejsca zamieszkania) nie później niż 30 dni przed rozpoczęciem miesiąca, od którego zwolnienie to miałoby obowiązywać.

Dzień założenia i zgłoszenia prowadzenia KPiR

Zobacz też:

Podatnik jest zobowiązany założyć KPiR (w razie obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży również tę ewidencję) na dzień 1 stycznia roku podatkowego lub na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego.

Rozporządzenie w sprawie prowadzenia KPiR nakazuje złożyć podatnikowi, który rozpoczyna prowadzenie działalności gospodarczej albo w poprzednim roku podatkowym korzystał ze zryczałtowanego opodatkowania podatkiem dochodowym lub prowadził księgi rachunkowe, zawiadomienie (w formie pisemnej) o prowadzeniu księgi przychodów i rozchodów naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu według miejsca zamieszkania podatnika w terminie do 20 dni od dnia jej założenia.

Jeżeli działalność jest prowadzona w formie spółki cywilnej osób fizycznych, spółki jawnej osób fizycznych lub spółki partnerskiej, zawiadomienie to składają naczelnikowi urzędu skarbowego wszyscy wspólnicy. Właściwość urzędu ustala się według miejsca zamieszkania każdego z nich.

Jeżeli na zlecenie podatnika prowadzenie KPiR zostało powierzone biuru rachunkowemu, podatnik jest zobowiązany w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy z biurem rachunkowym zawiadomić o tym naczelnika urzędu skarbowego, któremu zostało złożone zawiadomienie o prowadzeniu księgi, wskazując nazwę i adres biura oraz miejsce (adres) przechowywania księgi i dowodów księgowych związanych z prowadzeniem firmy.

Dodatkowe ewidencje poza KPiR

Podatnik może być zobowiązany do prowadzenia (łącznie z podatkową księgą przychodów i rozchodów) następujących ewidencji:

a) ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych - w przypadku gdy wykorzystuje w działalności środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne,

b) ewidencji wyposażenia - jeżeli wykorzystuje w działalności gospodarczej składniki majątku, których nie zaliczył do środków trwałych, ich wartość przekracza 1.500 zł, a okres użytkowania jest krótszy niż rok,

c) ewidencji sprzedaży, służącej do wpisywania przychodu nieudokumentowanego fakturami - w sytuacji gdy:

zlecił prowadzenie księgi podatkowej biuru rachunkowemu (§ 8 ust. 1 pkt 2 ww. rozporządzenia),
prowadzi przedsiębiorstwo wielozakładowe i posiada jedną księgę podatkową dla wszystkich zakładów - wówczas ewidencja ta powinna być prowadzona w poszczególnych zakładach (§ 9 ust. 3 ww. rozporządzenia),
prowadzi handel obwoźny lub obnośny i w miejscu wykonywania działalności nie przechowuje księgi podatkowej (§ 9 ust. 6 ww. rozporządzenia),
ewidencjonuje przychody w księdze podatkowej w terminie do 20. dnia następnego miesiąca (§ 30 ust. 3 ww. rozporządzenia),

d) kart przychodów pracowników - jeżeli zatrudnia pracowników i wypłaca im należności ze stosunku pracy,

e) ewidencji pożyczek i zastawionych rzeczy - gdy prowadzi lombard,

f) ewidencji kupna i sprzedaży wartości dewizowych - gdy prowadzi kantor.

Ponadto obowiązek prowadzenia innych dodatkowych ewidencji może wynikać z przepisów odrębnych, np. ewidencji przebiegu pojazdu, w przypadku używania przez podatnika dla celów prowadzonej działalności samochodu osobowego niewprowadzonego do środków trwałych, stanowiącego jego prywatną własność lub własność innej osoby (np. członka rodziny).

Jak prowadzić KPiR rzetelnie i niewadliwie?

Podatnik jest obowiązany prowadzić księgę rzetelnie i w sposób niewadliwy. Za niewadliwą uważa się księgę prowadzoną zgodnie z przepisami rozporządzenia i objaśnieniami do wzoru księgi. Księgę uważa się za rzetelną, jeżeli dokonywane w niej zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.

Księgę przychodów i rozchodów uznaje się za rzetelną również, gdy:

niewpisane lub błędnie wpisane kwoty przychodu nie przekraczają łącznie 0,5% przychodu wykazanego w księdze za dany rok podatkowy lub przychodu wykazanego w roku podatkowym do dnia, w którym naczelnik urzędu skarbowego lub organ kontroli skarbowej stwierdził te błędy,
brak właściwych zapisów jest związany z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym, które uniemożliwiło podatnikowi prowadzenie księgi,
błędy spowodowały podwyższenie kwoty podstawy opodatkowania, z wyjątkiem błędów polegających na niewykazaniu lub zaniżeniu kosztów zakupu materiałów podstawowych, towarów handlowych oraz kosztów robocizny,
podatnik uzupełnił zapisy lub dokonał korekty błędnych zapisów w księdze przed rozpoczęciem kontroli przez naczelnika urzędu skarbowego lub przez organ kontroli skarbowej,
błędne zapisy są skutkiem oczywistej omyłki, a podatnik posiada dowody księgowe odpowiadające warunkom określonym w przepisach.

Miejsce przechowywania KPiR

Podatkowa księga przychodów i rozchodów oraz dokumentacja, na podstawie której dokonywane są w niej zapisy, musi znajdować się na stałe w miejscu wykonywania działalności lub miejscu wskazanym przez podatnika jako jego siedziba.

W przypadku prowadzenia przedsiębiorstwa wielozakładowego księgi muszą znajdować się w każdym zakładzie. Podatnik może jednak prowadzić jedną księgę w miejscu wskazanym jako jego siedziba, pod warunkiem, że w poszczególnych zakładach jest prowadzona co najmniej ewidencja sprzedaży.

U podatników prowadzących działalność w zakresie handlu obnośnego i obwoźnego księga musi znajdować się w miejscu wykonywania działalności. Jeżeli podatnik prowadzi ewidencję sprzedaży, w miejscu wykonywania działalności musi znajdować się co najmniej ta ewidencja.

W razie powierzenia prowadzenia podatkowej księgi biuru rachunkowemu księga wraz z dokumentacją powinna być przechowywana w siedzibie biura, z którego usług podatnik korzysta. Obowiązkiem podatnika jest natomiast prowadzenie w miejscu wykonywania działalności ewidencji sprzedaży, chyba że podatnik ewidencjonuje obroty przy zastosowaniu kas rejestrujących w rozumieniu przepisów Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług zwanej ustawą o VAT.

Podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Przez należy rozumieć m.in. podatkową księgę przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia, do celów podatkowych obowiązani są podatnicy, płatnicy lub inkasenci. Natomiast upływ okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, który tym samym wyznacza niejako okres przechowywania KPiR, następuje co do zasady po 5 latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Jest to okres minimalny, który może ulec wydłużeniu w związku z przerwaniem lub zawieszeniem biegu przedawnienia.

Objaśnienia do KPiR zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 31.03.2016 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów

"Przy dokonywaniu zapisów w księdze, wynikających z prowadzonych przez podatnika:

ewidencji sprzedaży,
ewidencji kupna i sprzedaży wartości dewizowych,
ewidencji pożyczek i zastawionych rzeczy,
ewidencji na potrzeby podatku od towarów i usług

- nie wypełnia się kolumn 3-5 księgi.

Kolumna 1 jest przeznaczona do wpisania kolejnego numeru zapisów do księgi. Tym samym numerem należy oznaczyć dowód stanowiący podstawę dokonania zapisu.

W kolumnie 2 należy wpisywać dzień miesiąca wynikający z dokumentu stanowiącego podstawę dokonywania wpisu (datę poniesienia wydatku, otrzymania towaru lub uzyskania przychodu albo datę zestawienia sprzedaży).

W kolumnie 3 należy wpisywać numer faktury lub innego dowodu. Jeżeli zapisów dokonuje się na podstawie dziennego zestawienia sprzedaży, należy wpisywać numer zestawienia faktur.

Kolumny 4 i 5 są przeznaczone do wpisywania imion i nazwisk (nazw firm) oraz adresów kontrahentów (dostawców lub odbiorców), z którymi zawarte zostały transakcje dotyczące zakupu surowców, materiałów, towarów itp. lub sprzedaży wyrobów gotowych (towarów), gdy transakcje te udokumentowane są fakturami i paragonami. Kolumn tych nie wypełnia się w wypadku zapisów dotyczących przychodu ze sprzedaży na podstawie dziennych zestawień sprzedaży oraz dowodów wewnętrznych.

W kolumnie 6 należy wpisać rodzaje przychodów lub wydatków. Określenie to powinno zwięźle oddawać istotę dokonanego zdarzenia gospodarczego, np. zakup blachy, zapłata za niklowanie obręczy, wypłata wynagrodzeń za okres........... .

Kolumna 7 jest przeznaczona do wpisywania przychodów ze sprzedaży wyrobów (towarów handlowych) i sprzedaży usług.

Podatnicy prowadzący działalność kantorową w kolumnie tej wpisują miesięczną kwotę przychodu (sprzedaży wartości dewizowych) wynikającą z ewidencji kupna i sprzedaży wartości dewizowych.

W przypadku prowadzenia działalności polegającej na udzielaniu pożyczek pod zastaw (w lombardach) w kolumnie 7 wpisuje się na koniec miesiąca kwotę prowizji stanowiącą wartość spłaconych w danym miesiącu odsetek lub różnicę między kwotą uzyskaną ze sprzedaży zastawionych rzeczy a kwotą udzielonych pożyczek.

Kolumna 8 jest przeznaczona do wpisywania pozostałych przychodów, np. przychodów z odpłatnego zbycia składników majątku, otrzymanych kar umownych, wynagrodzenia płatnika.

Kolumna 9 jest przeznaczona do wpisywania łącznej kwoty przychodów zewidencjonowanych w kolumnach 7 i 8.

Kolumna 10 jest przeznaczona do wpisywania zakupu materiałów oraz towarów handlowych według cen zakupu.

Podatnicy prowadzący działalność kantorową w kolumnie tej wpisują miesięczną kwotę zakupionych wartości dewizowych, wynikającą z ewidencji kupna i sprzedaży wartości dewizowych.

Kolumna 11 jest przeznaczona do wpisywania kosztów ubocznych związanych z zakupem, np. kosztów dotyczących transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze.

Kolumna 12 jest przeznaczona do wpisywania wynagrodzeń brutto wypłacanych pracownikom (w gotówce i w naturze). Wynagrodzenia w naturze, jeżeli przedmiotem świadczeń w naturze są rzeczy lub usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej pracodawcy, wpisuje się według przeciętnych cen stosowanych wobec innych odbiorców, a w pozostałych przypadkach - na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia. Wpisu dokonuje się:

a) na podstawie listy płac lub innych dowodów, na których pracownik potwierdza własnym podpisem kwoty otrzymanych wynagrodzeń w gotówce i w naturze - w przypadku wypłaty wynagrodzenia w kasie,

b) na podstawie innych dowodów, np. dowodu potwierdzającego przekazanie wynagrodzenia na rachunek pracownika - jeżeli wynagrodzenie nie jest wypłacane w kasie.

W kolumnie tej ewidencjonuje się również wynagrodzenia wypłacane osobom z tytułu umów zlecenia i umów o dzieło.

Kolumna 13 jest przeznaczona do wpisywania pozostałych kosztów (poza wymienionymi w kolumnach 10-12). W kolumnie tej wpisuje się w szczególności takie wydatki, jak: czynsz za lokal, opłatę za energię elektryczną, gaz, wodę, c.o., opłatę za telefon, zakup paliw, wydatki dotyczące remontów, amortyzację środków trwałych, składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe pracowników w części finansowanej przez pracodawcę, składki na ubezpieczenie wypadkowe pracowników, wartość zakupionego wyposażenia. Wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika należy wpisywać w tej kolumnie po zakończeniu miesiąca na podstawie miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków. Suma wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, w poszczególnych miesiącach, ustalona od początku roku podatkowego, nie może przekraczać kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu za ten sam okres, to jest kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach przez właściwego ministra.

Zapisów dotyczących kosztów podróży służbowej, w tym również diet właściciela oraz osób z nim współpracujących, dokonuje się na podstawie rozliczenia tych kosztów sporządzonego na dowodzie wewnętrznym, zwanym rozliczeniem podróży służbowej. Do rozliczenia należy dołączyć dowody (faktury) potwierdzające poszczególne wydatki. Jeżeli uzyskanie dowodu (faktury) nie było możliwe, pracownik musi złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Nie wymagają udokumentowania fakturami diety oraz wydatki objęte ryczałtem, a także koszty przejazdu własnym samochodem pracownika.

Kolumna 14 jest przeznaczona do wpisywania łącznej kwoty wydatków wykazanych w kolumnach 12 i 13.

Kolumna 15 jest wolna. W kolumnie tej można wpisywać inne zaszłości gospodarcze poza wymienionymi w kolumnach 1-13. W kolumnie tej można również wpisywać wydatki odnoszące się do przychodów miesiąca lub roku następnego (lat następnych).

Od 8 kwietnia 2016 roku pojawiła się dodatkowa kolumna 16, która dedykowana jest na koszty prac badawczo-rozwojowych, o których mowa w art. 26e ustawy o PIT. Co ważne, w kolumnie tej należy wpisać wszystkie koszty działalności badawczo-rozwojowej, niezależnie od tego, jaka ich część będzie odliczona od podstawy opodatkowania. Podatnik na koniec roku musi dokonać zsumowania niniejszych kosztów. Reasumując, w kol. 16 KPiR - koszty B+R należy ująć całą wartość kosztu. Co ważne, jeżeli dane wydatki stanowią koszty podatkowe, to należy je dodatkowo ująć w odrębnej kolumnie zgodnie z ich kwalifikacją.

Kolumna 17 jest przeznaczona do wpisywania uwag co do treści zapisów w kolumnach 2-16. Kolumna ta może być także wykorzystywana np. do wpisywania pobranych zaliczek, obrotu opakowaniami zwrotnymi. W kolumnie tej mogą być także ewidencjonowane przychody faktycznie przez podatnika otrzymane. W przypadku wyboru w następnym roku podatkowym opodatkowania w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych limit otrzymanych przychodów w poprzednim roku podatkowym w kwocie stanowiącej równowartość 25.000 euro jest warunkiem korzystania z kwartalnego sposobu wpłacania ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

Po zakończeniu miesiąca wpisy dokonane w danym miesiącu należy podkreślić, a dane z kolumn 7-14 zsumować. Wynikłe z podsumowania kwoty należy podkreślić. Podatnik może pod podsumowaniem danego miesiąca wpisać w poszczególnych kolumnach sumy od początku roku do miesiąca poprzedzającego dany miesiąc i w kolejnej pozycji wpisać w poszczególnych kolumnach sumę od początku roku.

Jeżeli podatnik nie dokonuje podsumowania zapisów kolejnych miesięcy narastająco od początku roku, po zakończeniu roku podatkowego musi na oddzielnej stronie w księdze sporządzić zestawienie roczne. W tym celu należy wpisać do właściwych kolumn sumy z poszczególnych miesięcy i dodać je.

W celu ustalenia wartości poszczególnych składników spisu z natury materiałów i towarów handlowych według cen nabycia należy ustalić procentowy wskaźnik kosztów ubocznych zakupu (kolumna 11) w stosunku do ogólnej wartości zakupu towarów handlowych i materiałów zewidencjonowanych (w kolumnie 10) (suma kosztów ubocznych zakupu przemnożona przez 100 i podzielona przez wartość zakupu). O tak ustalony wskaźnik należy podwyższyć jednostkowy koszt zakupu, a następnie ustalić wartość poszczególnych składników spisu z natury.

Podatnik może również dokonać wyceny wartości materiałów i towarów handlowych według cen zakupu, tj. bez podwyższenia tej ceny o wskaźnik kosztów ubocznych zakupu."

Ustalenie dochodu na podstawie zapisów w KPiR

Aby ustalić dochód, który został osiągnięty w danym roku podatkowym, podatnik powinien na oddzielnej stronie księgi przychodów i rozchodów:

poprzez zsumowanie kolumny 7 i 8 obliczyć łączną kwotę osiągniętego dochodu i wpisać ją do kolumny 9,
obliczyć wysokość kosztów uzyskania przychodów, które poniósł w danym roku podatkowym:

do wartości spisu z natury sporządzonego na początek roku podatkowego dodać wartość zakupionych towarów handlowych (kolumna 10) oraz kosztów ubocznych zakupu (kolumna 11), a następnie odjąć wartość spisu z natury sporządzonego na koniec roku podatkowego,
do powyżej wyliczonej kwoty dodać wartość pozostałych wydatków (kolumna 14) oraz odjąć wartość wynagrodzeń w naturze w tej części, w której wydatki (koszty) związane z wynagrodzeniami w naturze zostały zaksięgowane w innych kolumnach księgi przychodów i rozchodów (np. w gastronomii koszty zakupu materiałów i towarów handlowych zużytych do przygotowania posiłków dla pracowników zostały wpisane w kolumnie 10),