Poradnik Przedsiębiorcy

Zbiorcze faktury - jak je stosować w praktyce?

Na początku 2013 r. przedsiębiorcy, za sprawą nowelizacji rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie m.in. wystawiania faktur, uzyskali możliwość ewidencjonowania swojej sprzedaży za pomocą wystawiana zbiorczych faktur. Jednakże wraz z początkiem 2014 r. wskazane rozporządzenie przestało obowiązywać. Czy to oznacza, że ponownie każda transakcja wymagała osobnego dokumentu?

Zbiorcze faktury - zasady wystawiania

Wystawianie faktur zbiorczych związane jest z nowelizacją rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie m.in. wystawiania faktur. Zgodnie z obowiązującym wówczas §9 ust. 3 od początku 2013 r. przedsiębiorcy uzyskali możliwość udokumentowania kilku odrębnych transakcji dostawy towarów czy wykonania kilku usług na rzecz jednego kontrahenta za pomocą jednego, zbiorczego dokumentu. Warunkiem było ujęcie na takiej fakturze wyłącznie zdarzeń z jednego miesiąca oraz wystawienie jej najpóźniej w ostatnim dniu tego okresu.

Jednakże wraz z 2014 rokiem rozporządzenie Ministra Finansów przestało obowiązywać. Zasady wystawiania faktur obecnie są regulowane przez ustawę o podatku od towarów i usług.

W jej obowiązującej wersji nie ma żadnej wzmianki na temat faktur zbiorczych. Nie oznacza to jednak zakazu ich wystawiania. Przedsiębiorca na jednym dokumencie może uwzględnić wszystkie dostawy towarów lub usługi, dokonane na rzecz kontrahenta w danym miesiącu. Wraz z nowelizacją przepisów znacząco zmieniły się terminy wystawiania faktur, przedsiębiorcy dokument ten muszą wystawić do 15 dni po miesiącu, w którym dokonana została transakcja. Czynność ta jednak nie spowoduje przesunięcia obowiązku podatkowego na kolejny okres.

Przykład 1.

Firma handlowa dokonała sprzedaży towarów w trzech terminach: 2 marca, 15 marca oraz 26 marca.

Sprzedawca zamiast trzech osobnych faktur może ująć te trzy transakcje z marca na jednej zbiorczej fakturze - pod warunkiem, że zostały dokonane na rzecz jednego kontrahenta. Termin wystawienia faktury upłynie 15 kwietnia.

Ważne!

Przedsiębiorca może wybrać inny sposób fakturowania, poprzez wystawienie na każdą dostawę oddzielnej faktury.  Musi jednak pamiętać, aby nastąpiło to nie później niż do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym miała miejsce dostawa.

Zbiorcze faktury standardowo powinny zawierać takie dane jak:

  • dane, pozwalające zidentyfikować strony transakcji;

  • datę wystawienia;

  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi;

  • nazwę usługi lub towaru;

  • cenę jednostkową bez podatku;

  • podstawę opodatkowania;

  • stawkę podatku;

  • kwotę podatku;

  • kwotę  należności wraz z podatkiem.

Zbiorcze faktury a korzyści dla przedsiębiorcy

Wystawienie faktury dokumentującej całą sprzedaż na rzecz jednego kontrahenta, dokonaną w ciągu miesiąca jest możliwe na podstawie przepisów, które dotyczą terminu wystawiania faktur. Biorąc pod uwagę wskazane powyżej zmiany w przepisach, można zauważyć, że w praktyce udokumentowanie na jednym dokumencie przez przedsiębiorcę wszystkich dostaw towarów i usług dokonanych na rzecz kontrahenta w danym miesiącu przynosi wiele korzyści zarówno dla sprzedawcy, jak i nabywcy. Poniżej przedstawione zostały najbardziej oczywiste korzyści:

1. Oszczędność czasu i pieniędzy przez przedsiębiorcę:

  • mniejsze koszty związane z ewentualną obsługą księgową
  • mniejsze koszty związane ze zużyciem materiałów biurowych i do drukowania
  • mniejsze koszty związane z przechowywaniem dokumentów

2. Zredukowanie liczby dokumentów:

  • łatwiejsze wykrycie ewentualnych błędów
  • łatwiejsza weryfikacja ewidencji księgowej