Poradnik Przedsiębiorcy

Jak wypełnić nowy formularz ZUS RCA

Każdy pracodawca ma obowiązek zgłosić pracowników do ubezpieczeń i naliczać za nich składki ZUS. Odpowiednim dokumentem do naliczenia składek ubezpieczeniowych jest formularz ZUS DRA, w którym wykazuje się łączną kwotę składek za ubezpieczonych. Gdy przedsiębiorca zatrudnia pracowników, wówczas składki ubezpieczeniowe za każdą osobę trzeba wykazać na odrębnym raporcie imiennym – ZUS RCA lub RZA.

Kiedy trzeba składać do ZUS-u druk ZUS DRA?

Deklarację rozliczeniową (ZUS DRA) wraz z imiennymi raportami miesięcznymi (ZUS RCA, ZUS RZA, ZUS RSA) przesyła się do ZUS-u oraz opłaca składki za dany miesiąc:

  • do 5. dnia następnego miesiąca w przypadku jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych;
  • do 10. dnia następnego miesiąca, gdy przedsiębiorca opłaca składki wyłącznie za siebie;
  • do 15. dnia następnego miesiąca – pozostali płatnicy.

Jeżeli opłaca się ZUS za siebie i pracowników, to należy składać deklarację ZUS DRA do 15. dnia miesiąca następnego po miesiącu składkowym.

Deklaracja ZUS DRA jest z założenia deklaracją składaną co miesiąc, jednak istnieje od tej zasady jeden wyjątek. Przedsiębiorcy, którzy nikogo nie zatrudniają oraz opłacają składki na ubezpieczenia społeczne na minimalnym poziomie, nie muszą składać tej deklaracji co miesiąc – wystarczy, że druk ZUS DRA złoży się do ZUS-u tylko jeden raz. W następnych miesiącach wystarczy samo opłacanie składek, bez konieczności wypełniania deklaracji ZUS DRA. Należy jednak pamiętać, że złożenie deklaracji ZUS DRA jest konieczne w każdym przypadku zmiany podstawy wymiaru składek czy kodu ubezpieczenia, np. w sytuacji przejścia z ZUS-u preferencyjnego na zwykły.

Przedsiębiorca opłacający składki wyłącznie za siebie nie wypełnia raportu ZUS RCA/RZA – do ZUS-u przekazuje wyłącznie ZUS DRA.

Jak wypełnić ZUS RCA?

Jeśli zatrudnia się pracowników, za których powinno opłacać się składki ZUS, należy je rozliczyć, przesyłając odpowiednie deklaracje do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Rozliczenie to wykazuje się w imiennym raporcie ZUS RCA, gdzie zawiera się informacje na temat podstawy oraz wysokość składki na ubezpieczenie społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne w podziale na poszczególne źródła finansowania składek. Natomiast jeżeli w raporcie imiennym wystąpiły błędy, to korektę także sporządza się na formularzu ZUS RCA. Co ważne, do ZUS-u składa się cały komplet dokumentów rozliczeniowych, tzn. raport imienny ZUS RCA wraz z deklaracją rozliczeniową ZUS DRA.

Dane organizacyjne

Jest to jedna z najkrótszych sekcji, gdzie w polu 01 wpisuje się identyfikator raportu za miesiąc, za który rozlicza się należne składki w formacie numer/ miesiąc/ rok – np. gdy składa się pierwszą deklarację za styczeń 2021 roku, wówczas wpisuje się w tym polu 01 01 2021. Kolejne numery, np. 02 04 2021, będą oznaczały korektę deklaracji. Identyfikator raportu ZUS RCA powinien być taki sam jak identyfikator deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA, z jaką jest składany.

Zus Rca - jak wypełnić

Dane identyfikacyjne płatnika składek

Ten blok wypełnia się, wpisując dane, które zostały podane w zgłoszeniu płatnika składek ZUS ZPA, ZUS ZFA, ZUS ZIPA lub w dokonanym wpisie do KRS/CEIDG.

W polu 01 wpisuje się numer NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej), nie oddzielając kreskami poszczególnych członów.

W polu 02 wpisuje się numer REGON nadany przez Główny Urząd Statystyczny (numer ten składa się z 9 lub 14 znaków i należy go wpisać wraz z „0”).

Płatnik składek – osoba fizyczna wypełnia pola 03–05 i 07–09:

  • w polu 03 – wpisuje się numer PESEL;
    • pola 04 i 05 – wypełnia się, jedynie gdy nie nadano numerów NIP, REGON lub PESEL albo jednego z nich:
    • w polu 04 wpisuje się: 1 – w przypadku dowodu osobistego, 2 – w przypadku paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość obywatela Unii Europejskiej;
  • pole 05 to miejsce na serię i numer dokumentu odpowiadającemu kodowi wpisanemu w poprzednim polu;
  • w polu 07 – wpisuje się nazwisko płatnika składek i co ważne – poszczególne człony należy oddzielić kreską;
  • w polu 08 – wpisuje się pierwsze imię płatnika składek;
  • w polu 09 – wpisuje się datę urodzenia płatnika składek w formacie dzień/ miesiąc/ rok.

Pole 06 wypełniają wszyscy płatnicy składek: wpisuje się tu nazwę skróconą, podaną w zgłoszeniu płatnika składek albo we wniosku CEIDG-1 lub w formularzu NIP-8.

Zus Rca - dane organizacyjne

Dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej

Tę sekcję należy uzupełnić danymi wpisanymi w zgłoszeniu do ubezpieczeń ZUS, a w przypadku zmiany/korekty danych identyfikacyjnych ubezpieczonego – ZUS ZIUA. I tak w polu:

  • 01 – wpisuje się nazwisko osoby ubezpieczonej;
  • 02 – wpisuje się imię pierwsze;
  • 03 – wpisuje się kod typu identyfikatora:
    •  P – PESEL;
    • w przypadku braku numeru PESEL: 1 – dowód osobisty, 2 – paszport lub inny dokument potwierdzający tożsamość obywatela UE;
  • 04 – wpisuje się numer podanego identyfikatora wybranego w punkcie 03.

Zus Rca - dane identyfikacyjne

Zestawienie należnych składek na ubezpieczenia

W tej sekcji w polu 01 wpisuje się sześcioznakowy kod tytułu ubezpieczenia podany w zgłoszeniu do ubezpieczeń ZUS ZUA. Pole 02 – wypełnia się wyłącznie w przypadku przekroczenia przez pracownika rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe. W takim przypadku należy tu wpisać:

  • 1 – jeśli informację o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek przekazał nam ubezpieczony;
  • 2 – jeżeli informację o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek przekazujemy jako płatnik składek;
  • 3 – jeżeli informację o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek przekazał nam ZUS.

Natomiast pole 03 wypełnia się wyłącznie w przypadku osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę i wpisuje się tam wymiar czasu pracy określony w umowie o pracę. Należy uzupełnić tę wartość w postaci ułamka zwykłego, dla pełnego wymiaru czasu pracy wpisuje się 1/1.

Płatnik składek nalicza składki na ubezpieczenia społeczne według stóp procentowych określonych w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych:

  • ubezpieczenie emerytalne – 19,52% podstawy wymiaru finansowane jest w równych częściach przez ubezpieczonego i płatnika składek (tj. po 9,76%);
  • ubezpieczenie rentowe – 8% podstawy wymiaru finansowane w wysokości:
    •  1,50% przez ubezpieczonego;
    •  6,50% przez płatnika składek;
  • ubezpieczenie chorobowe – 2,45% podstawy wymiaru finansowane w całości przez ubezpieczonego;
  • ubezpieczenie wypadkowe – zwykle jest to 1,67% podstawy wymiaru finansowane w całości przez płatnika.

Informacje na temat podstawy wymiaru składek i ich wysokości płatnik wykazuje w polach:

  • 04 – podstawa wymiaru składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe;
  • 05 – podstawa wymiaru składki na ubezpieczenia chorobowe;
  • 06 – podstawa wymiaru składki na ubezpieczenia wypadkowe;
  • 07 – kwota składek na ubezpieczenie emerytalne finansowanych przez ubezpieczonego (kwota podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie emerytalne mnożona jest przez 9,76%);
  • 08 – kwota składek na ubezpieczenia rentowe finansowanych przez ubezpieczonego (podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie rentowe mnożona jest przez 1,50%);
  • 09 – kwota składki na ubezpieczenie chorobowe finansowanej przez ubezpieczonego (podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe jest pomnożona przez 2,45%);
  • 10 – kwota składki na ubezpieczenie wypadkowe finansowanej przez ubezpieczonego;
  • 11 – kwota składek na ubezpieczenie emerytalne finansowanych przez płatnika składek;
  • 12 – kwota składek na ubezpieczenia rentowe finansowanych przez płatnika składek (podstawa wymiaru składki na ubezpieczenia rentowe pomnożona przez 6,50%);
  • 13 – kwota składki na ubezpieczenie chorobowe finansowanej przez płatnika;
  • 14 – kwota składki na ubezpieczenie wypadkowe finansowanej przez płatnika (podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie wypadkowe pomnożona przez 1,67%); 
  • 15 – kwota składki na ubezpieczenie emerytalne finansowanej przez budżet państwa;
  • 16 – kwota składki na ubezpieczenie rentowe finansowanej przez budżet państwa;
  • 17 – kwota składki na ubezpieczenie chorobowe finansowanej przez budżet państwa;
  • 18 – wpisuje się kwotę składki na ubezpieczenie wypadkowe finansowanej przez budżet państwa;
  • 19–22 – nie wypełnia się, począwszy od dokumentów za styczeń 2008 roku; 
  • 23 – kwota składki na ubezpieczenie emerytalne finansowanej przez Fundusz Kościelny;
  • 24 – kwota składki na ubezpieczenie rentowe finansowanej przez Fundusz Kościelny;
  • 25 – kwota składki na ubezpieczenie chorobowe finansowanej przez Fundusz Kościelny;
  • 26 – kwota składki na ubezpieczenie wypadkowe finansowanej przez Fundusz Kościelny;
  • 27 – kwota, o jaką obniżono podstawę wymiaru składki na ubezpieczenia społeczne z tytułu opłacania składki w ramach pracowniczego programu emerytalnego (maksymalnie 7% wynagrodzenia pracownika stanowiącego podstawę ustalenia obowiązkowej składki na ubezpieczenia społeczne);
  • 28 – kwota wpłaty w ramach Pracowniczego Planu Kapitałowego finansowana przez płatnika składek;
  • 29 – łączna kwota składek, która jest sumą wartości pól od 07 do 26.

Zus Rca - dane osoby ubezpieczonej

Zestawienie należnych składek na ubezpieczenie zdrowotne

Należy pamiętać, że w przypadku osób opłacających składki społeczne konieczne jest również objęcie obowiązkowo ubezpieczeniem zdrowotnym. Składka na ubezpieczenie zdrowotne w przypadku pracowników opłacana jest od przychodu, jaki osiągnęli w trakcie miesiąca, pomniejszonego o kwoty składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe finansowane przez ubezpieczonego. W przypadku przedsiębiorców podstawą składki zdrowotnej jest 75% ogłoszonej kwoty przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w czwartym kwartale roku poprzedniego, włącznie z wypłatami z zysku. Natomiast stopa procentowa składki na ubezpieczenie zdrowotne wynosi 9% podstawy wymiaru i w całości finansowana jest przez ubezpieczonego. Dlatego w polach:

  • 01 – wpisuje się podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne;
  • 02 – wprowadza się kwotę należnej składki na ubezpieczenie zdrowotne finansowanej przez płatnika;
  • 03 – wpisuje się kwotę należnej składki na ubezpieczenie zdrowotne finansowanej z budżetu państwa bezpośrednio do ZUS-u;
  • 04 – uzupełnia się kwotę należnej składki na ubezpieczenie zdrowotne finansowanej przez ubezpieczonego (podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne pomnożona przez 9%);
  • 05 – to miejsce na kwotę należnej składki na ubezpieczenie zdrowotne finansowanej przez Fundusz Kościelny.

Zus Rca - zestawienie składek

Zestawienie wypłaconych świadczeń finansowanych z budżetu państwa

Tego bloku od 1 września 2006 roku płatnicy składek nie wypełniają, ponieważ już nie są podmiotami uprawnionymi do wypłacania świadczeń rodzinnych finansowanych z budżetu państwa. Wypełnia się go tylko w przypadku składania korekt dokumentów, w których wykazano świadczenia finansowane z budżetu państwa wypłacone za okres do 31 sierpnia 2006 roku.

Zus Rca - ubezpieczenie zdrowotne

Bloki IV.A.–IV.D.

Te pliki wypełnia się w taki sam sposób jak przedstawiono powyżej. Przeznaczone są dla kolejnych osób ubezpieczonych lub dla tej samej osoby ubezpieczonej, w przypadku gdy rozliczenie następuje z różnymi kodami tytułu ubezpieczenia lub z tym samym kodem tytułu ubezpieczenia, jeśli kwota podstawy wymiaru składek jest wyższa niż 999 999,99 zł.

Zus Rca - świadczenia z budżetu

Oświadczenie płatnika składek

W polu 01 wpisuje się datę wypełnienia formularza (dzień/ miesiąc/ rok). Następnie na potwierdzenie danych zawartych w formularzu w polu 02 składa się podpis jako płatnik składek albo składa go osoba, która jest do tego upoważniona. W polu 03 – przystawia się swoją pieczątkę, o ile się ją posiada. Pola 02 i 03 nie są wypełniane w przypadku elektronicznego wysyłania raportów.

Zus Rca - oświadczenie

Adnotacje ZUS

Jest to sekcja, której nie wypełnia płatnik składek. W tym miejscu pracownik ZUS-u może wprowadzić dodatkowe informacje na temat deklaracji.

Zus Rca - adnotacje zus

Prawidłowe wypełnienie raportu imiennego jest bardzo ważne. Dostarcza się w nim informacji na temat składek przekazywanych do ZUS-u. Natomiast od wysokości składek emerytalnych będzie w przyszłości zależeć emerytura ubezpieczonego, dlatego warto wiedzieć, jak wprowadzić dane do ZUS RCA.