Jak wypełnić nowy formularz ZUS RCA

Każdy pracodawca ma obowiązek zgłosić pracowników do ubezpieczeń i naliczać za nich składki ZUS. Odpowiednim dokumentem do naliczenia składek ubezpieczeniowych jest formularz ZUS DRA, w którym wykazuje się łączną kwotę składek za ubezpieczonych. Gdy przedsiębiorca zatrudnia pracowników, wówczas składki ubezpieczeniowe za każdą osobę trzeba wykazać na odrębnym raporcie imiennym – ZUS RCA.

Kiedy trzeba składać do ZUS-u druk ZUS DRA?

Akrtualnie obowiązują następujące terminy do przekazywania dokumentów rozliczeniowych i opłacania składek:

• do 5. dnia następnego miesiąca – dla jednostek i zakładów budżetowych;
• do 15. dnia następnego miesiąca – dla płatników posiadających osobowość prawną, dotyczy to m.in. spółek akcyjnych, spółek z o.o., spółdzielni, stowarzyszeń i fundacji;
• do 20. dnia następnego miesiąca – dla pozostałych płatników składek, chodzi tu o przedsiębiorców opłacających wyłącznie składki na własne ubezpieczenia, przedsiębiorców i inne podmioty nieposiadające osobowości prawnej zatrudniające innych ubezpieczonych, w tym spółki osobowe (spółka: cywilna, jawna, partnerska, komandytowa, komandytowo-akcyjna, wspólnik jednoosobowej spółki z o.o.).

Obowiązek składania deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA wraz z załącznikami występuje co miesiąc. 

Jak wypełnić ZUS RCA?

Jeśli zatrudnia się pracowników, za których powinno opłacać się składki ZUS, należy je rozliczyć, przesyłając odpowiednie, deklaracje do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Rozliczenie to wykazuje się w imiennym raporcie ZUS RCA, gdzie zawiera się informacje na temat podstawy oraz wysokość składki na ubezpieczenie społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne w podziale na poszczególne źródła finansowania składek. Natomiast jeżeli w raporcie imiennym wystąpiły błędy, to korektę także sporządza się na formularzu ZUS RCA. Co ważne, do ZUS-u składa się cały komplet dokumentów rozliczeniowych, tzn. raport imienny ZUS RCA wraz z deklaracją rozliczeniową ZUS DRA.

Dane organizacyjne

Jest to jedna z najkrótszych sekcji, gdzie w polu 01 wpisuje się identyfikator raportu za miesiąc, za który rozlicza się należne składki w formacie numer/ miesiąc/ rok – np. gdy składa się pierwszą deklarację za styczeń 2025 roku, wówczas wpisuje się w tym polu 01 01 2025. Kolejne numery, np. 02 04 2025, będą oznaczały korektę deklaracji. Identyfikator raportu ZUS RCA powinien być taki sam jak identyfikator deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA, z jaką jest składany.

Dane identyfikacyjne płatnika składek

Ten blok wypełnia się, wpisując dane, które zostały podane w zgłoszeniu płatnika składek ZUS ZPA, ZUS ZFA, ZUS ZIPA lub w dokonanym wpisie do KRS/CEIDG.

W polu 01 wpisuje się numer NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej), nie oddzielając kreskami poszczególnych członów.

W polu 02 wpisuje się numer REGON nadany przez Główny Urząd Statystyczny (numer ten składa się z 9 lub 14 znaków i należy go wpisać wraz z „0”).

Płatnik składek – osoba fizyczna wypełnia pola 03–05 i 07–09:

• w polu 03 – wpisuje się numer PESEL;
• pola 04 i 05 – wypełnia się, jedynie gdy nie nadano numerów NIP, REGON lub PESEL albo jednego z nich:
• w polu 04 wpisuje się: 1 – w przypadku dowodu osobistego, 2 – w przypadku paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość obywatela Unii Europejskiej;
• pole 05 to miejsce na serię i numer dokumentu odpowiadającemu kodowi wpisanemu w poprzednim polu;
• w polu 07 – wpisuje się nazwisko płatnika składek i co ważne – poszczególne człony należy oddzielić kreską;
• w polu 08 – wpisuje się pierwsze imię płatnika składek;
• w polu 09 – wpisuje się datę urodzenia płatnika składek w formacie dzień/ miesiąc/ rok.

Pole 06 wypełniają wszyscy płatnicy składek: wpisuje się tu nazwę skróconą, podaną w zgłoszeniu płatnika składek albo we wniosku CEIDG-1 lub w formularzu NIP-8.

Dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej

Tę sekcję należy uzupełnić danymi wpisanymi w zgłoszeniu do ubezpieczeń ZUS, a w przypadku zmiany/korekty danych identyfikacyjnych ubezpieczonego – ZUS ZIUA. I tak w polu:

• 01 – wpisuje się nazwisko osoby ubezpieczonej;
• 02 – wpisuje się imię pierwsze;
• 03 – wpisuje się kod typu identyfikatora:
•  P – PESEL;
• w przypadku braku numeru PESEL: 1 – dowód osobisty, 2 – paszport lub inny dokument potwierdzający tożsamość obywatela UE;
• 04 – wpisuje się numer podanego identyfikatora wybranego w punkcie 03.

Zestawienie należnych składek na ubezpieczenia

W tej sekcji w polu 01 wpisuje się sześcioznakowy kod tytułu ubezpieczenia podany w zgłoszeniu do ubezpieczeń ZUS ZUA. Pole 02 – wypełnia się wyłącznie w przypadku przekroczenia przez pracownika rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe. W takim przypadku należy tu wpisać:

• 1 – jeśli informację o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek przekazał nam ubezpieczony;
• 2 – jeżeli informację o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek przekazujemy jako płatnik składek;
• 3 – jeżeli informację o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek przekazał nam ZUS.

Natomiast pole 03 wypełnia się wyłącznie w przypadku osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę i wpisuje się tam wymiar czasu pracy określony w umowie o pracę. Należy uzupełnić tę wartość w postaci ułamka zwykłego, dla pełnego wymiaru czasu pracy wpisuje się 1/1.

Płatnik składek nalicza składki na ubezpieczenia społeczne według stóp procentowych określonych w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych:

• ubezpieczenie emerytalne – 19,52% podstawy wymiaru finansowane jest w równych częściach przez ubezpieczonego i płatnika składek (tj. po 9,76%);
• ubezpieczenie rentowe – 8% podstawy wymiaru finansowane w wysokości:
•  1,50% przez ubezpieczonego;
•  6,50% przez płatnika składek;
• ubezpieczenie chorobowe – 2,45% podstawy wymiaru finansowane w całości przez ubezpieczonego;
• ubezpieczenie wypadkowe – zwykle jest to 1,67% podstawy wymiaru finansowane w całości przez płatnika.

Informacje na temat podstawy wymiaru składek i ich wysokości płatnik wykazuje w polach:

• 04 – podstawa wymiaru składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe;
• 05 – podstawa wymiaru składki na ubezpieczenia chorobowe;
• 06 – podstawa wymiaru składki na ubezpieczenia wypadkowe;
• 07 – kwota składek na ubezpieczenie emerytalne finansowanych przez ubezpieczonego (kwota podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie emerytalne mnożona jest przez 9,76%);
• 08 – kwota składek na ubezpieczenia rentowe finansowanych przez ubezpieczonego (podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie rentowe mnożona jest przez 1,50%);
• 09 – kwota składki na ubezpieczenie chorobowe finansowanej przez ubezpieczonego (podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe jest pomnożona przez 2,45%);
• 10 – kwota składki na ubezpieczenie wypadkowe finansowanej przez ubezpieczonego;
• 11 – kwota składek na ubezpieczenie emerytalne finansowanych przez płatnika składek;
• 12 – kwota składek na ubezpieczenia rentowe finansowanych przez płatnika składek (podstawa wymiaru składki na ubezpieczenia rentowe pomnożona przez 6,50%);
• 13 – kwota składki na ubezpieczenie chorobowe finansowanej przez płatnika;
• 14 – kwota składki na ubezpieczenie wypadkowe finansowanej przez płatnika (podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie wypadkowe pomnożona przez 1,67%); 
• 15 – kwota składki na ubezpieczenie emerytalne finansowanej przez budżet państwa;
• 16 – kwota składki na ubezpieczenie rentowe finansowanej przez budżet państwa;
• 17 – kwota składki na ubezpieczenie chorobowe finansowanej przez budżet państwa;
• 18 – wpisuje się kwotę składki na ubezpieczenie wypadkowe finansowanej przez budżet państwa;
• 19–22 – nie wypełnia się, począwszy od dokumentów za styczeń 2008 roku; 
• 23 – kwota składki na ubezpieczenie emerytalne finansowanej przez Fundusz Kościelny;
• 24 – kwota składki na ubezpieczenie rentowe finansowanej przez Fundusz Kościelny;
• 25 – kwota składki na ubezpieczenie chorobowe finansowanej przez Fundusz Kościelny;
• 26 – kwota składki na ubezpieczenie wypadkowe finansowanej przez Fundusz Kościelny;
• 27 – kwota, o jaką obniżono podstawę wymiaru składki na ubezpieczenia społeczne z tytułu opłacania składki w ramach pracowniczego programu emerytalnego (maksymalnie 7% wynagrodzenia pracownika stanowiącego podstawę ustalenia obowiązkowej składki na ubezpieczenia społeczne);
• 28 – kwota wpłaty w ramach Pracowniczego Planu Kapitałowego finansowana przez płatnika składek;
• 29 – łączna kwota składek, która jest sumą wartości pól od 07 do 26.

Zestawienie należnych składek na ubezpieczenie zdrowotne

Należy pamiętać, że w przypadku osób opłacających składki społeczne konieczne jest również objęcie obowiązkowo ubezpieczeniem zdrowotnym. Składka na ubezpieczenie zdrowotne w przypadku pracowników opłacana jest od przychodu, jaki osiągnęli w trakcie miesiąca, pomniejszonego o kwoty składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe finansowane przez ubezpieczonego. W przypadku przedsiębiorców wysokość składki zdrowotnej zalezy od formy opodatkowania oraz przychodu osiąganego od początku roku składkowego. Dlatego w polach:

• 01 – wpisuje się podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne;
• 02 – wprowadza się kwotę należnej składki na ubezpieczenie zdrowotne finansowanej przez płatnika;
• 03 – wpisuje się kwotę należnej składki na ubezpieczenie zdrowotne finansowanej z budżetu państwa bezpośrednio do ZUS-u;
• 04 – uzupełnia się kwotę należnej składki na ubezpieczenie zdrowotne finansowanej przez ubezpieczonego (podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne pomnożona przez 9%);
• 05 – to miejsce na kwotę należnej składki na ubezpieczenie zdrowotne finansowanej przez Fundusz Kościelny.

Zestawienie wypłaconych świadczeń finansowanych z budżetu państwa

Tego bloku od 1 września 2006 roku płatnicy składek nie wypełniają, ponieważ już nie są podmiotami uprawnionymi do wypłacania świadczeń rodzinnych finansowanych z budżetu państwa. Wypełnia się go tylko w przypadku składania korekt dokumentów, w których wykazano świadczenia finansowane z budżetu państwa wypłacone za okres do 31 sierpnia 2006 roku.

Forma opodatkowania obowiązująca w danym miesiącu oraz przychód i dochód z działalności gospodarczej dla celów wyliczenia składki miesięcznej na ubezpieczenie zdrowotne

Blok III E jest częścią, która została wprowadzona wraz ze zmianą przepisów o zasadach ustalania składek zdrowotnych przedsiębiorców. Część ta wypełniana jest tylko za osoby, prowadzące działalność gospodarczą, które jednocześnie zatrudniają pracowników, i dlatego ich składki wykazane są w raporcie ZUS RCA. Jeśli pracodawcą jest np. spółka to w raportach ZUS RCA wykazane są tylko osoby ubezpieczone, za które nie wypełnia się bloku III E.

W tej części należy wypełnić tylko te pola, które zgodne są z formą opodatkowania, na podstawie której przedsiębiorca rozlicza podatek dochodowy swojej działalności. Schemat rubryk jest następujący:

01. Forma opodatkowania: zasady ogólne - podatek według skali,

02. Kwota dochodu uzyskanego w miesiącu bezpośrednio poprzedzającym miesiąc, za który dokonywane jest rozliczenie,

03. Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne,

04. Kwota należnej składki,

05. Forma opodatkowania: zasady ogólne - podatek liniowy,

06. Kwota dochodu uzyskanego w miesiącu bezpośrednio poprzedzającym miesiąc, za który dokonywane jest rozliczenie,

07. Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne,

08. Kwota należnej składki,

09. Forma opodatkowania: zasady ogólne - katy a podatkowa,

10.  Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne,

11. Kwota należnej składki,

12. Forma opodatkowania: ryczałt od przychodów ewidencjonowanych,

13. Suma przychodów w bieżącym roku kalendarzowym,

14. Deklaracja opłacania składek na podstawie przychodów uzyskanych w poprzednim roku kalendarzowym (zaznacz X, jeśli chcesz ustalać składkę na ubezpieczenie zdrowotne na podstawie przychodów uzyskanych w poprzednim roku kalendarzowym),

15. Kwota przychodów z działalności gospodarczej uzyskanych w ubiegłym roku kalendarzowym 6) (podaj w przypadku zaznaczenia p. 14),

16. Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne,

17. Kwota należnej składki,

18. Bez formy opodatkowania,

19. Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne,

20. Kwota należnej składki,

Roczne rozliczenie składki na ubezpieczenie zdrowotne 

W związku z powyżej wymienionymi zmianami wprowadzającymi nowy sposób rozliczania składki zdrowotnej, od 2023 roku obowiązuje kolejna wersja ZUS ZUS RCA, tym razem z dodatkowymi polami dotyczącymi rocznego rozliczenia składki zdrowotnej. Część tą wypełniają jedynie przedsiębiorcy zobowiązani do rozliczenia rocznej składki zdrowotnej, którzy zatrudniają pracowników i tym samym składki za przedsiębiorcę wykazane są w raporcie ZUS RCA. Blok III. F, o którym mowa również wypełnia się zgodnie z formą opodatkowania na podstawi której rozliczał się przedsiębiorca w roku, za który generowane jest owe rozliczenie:

01. Rozliczenie składki zdrowotnej za rok,

02. Zmiana formy opodatkowania od stycznia 2022 roku,

03. Zmiana formy opodatkowania od lipca 2022 roku,

04. Forma opodatkowania: zasady ogólne – podatek według skali,

05. Kwota dochodu osiągniętego z działalności gospodarczej w roku, którego dotyczy roczne rozliczenie,

06. Kwota należnego podatku za rok, za który dokonywane jest roczne rozliczenie,

07. Roczna podstawa wymiaru składki,

08. Roczna składka,

09. Suma miesięcznych należnych składek wynikająca ze złożonych dokumentów za rok, którego dotyczy roczne rozliczenie,

10. Kwota do dopłaty (p. 08 – p. 09),

11. Kwota do zwrotu (p. 09 – p. 08),

12. Forma opodatkowania: zasady ogólne – podatek liniowy,

13. Kwota dochodu osiągniętego z działalności gospodarczej w roku, którego dotyczy roczne rozliczenie,

14. Roczna podstawa wymiaru składki,

15. Roczna składka,

16. Suma miesięcznych należnych składek wynikająca ze złożonych dokumentów za rok, którego dotyczy roczne rozliczenie,

17. Kwota do dopłaty (p. 15 – p. 16),

18. Kwota do zwrotu (p. 16 – p. 15),

19. Forma opodatkowania: ryczałt od przychodów ewidencjonowanych,

20. Kwota przychodów osiągniętych z działalności gospodarczej w roku, którego dotyczy roczne rozliczenie,

21. Roczna podstawa wymiaru składki,

22. Roczna składka,

23. Suma miesięcznych należnych składek wynikająca ze złożonych dokumentów za rok, którego dotyczy roczne rozliczenie,

24. Kwota do dopłaty (p. 22 – p. 23),

25. Kwota do zwrotu (p. 23 – p. 22),

Łączna kwota do dopłaty albo do zwrotu z rozliczenia rocznego 

26. Łączna kwota do dopłaty,

27. Łączna kwota do zwrotu,

Oświadczenie płatnika składek

W polu 01 wpisuje się datę wypełnienia formularza (dzień/ miesiąc/ rok). Następnie na potwierdzenie danych zawartych w formularzu w polu 02 składa się podpis jako płatnik składek albo składa go osoba, która jest do tego upoważniona. W polu 03 – przystawia się swoją pieczątkę, o ile się ją posiada. Pola 02 i 03 nie są wypełniane w przypadku elektronicznego wysyłania raportów.

Adnotacje ZUS

Jest to sekcja, której nie wypełnia płatnik składek. W tym miejscu pracownik ZUS-u może wprowadzić dodatkowe informacje na temat deklaracji.

Prawidłowe wypełnienie raportu imiennego jest bardzo ważne. Dostarcza się w nim informacji na temat składek przekazywanych do ZUS-u. Natomiast od wysokości składek emerytalnych będzie w przyszłości zależeć emerytura ubezpieczonego, dlatego warto wiedzieć, jak wprowadzić dane do ZUS RCA.