Poradnik Przedsiębiorcy

Zwrot gotówki i zapłata na rachunek z białej listy a koszty podatkowe

Jednym z obowiązków podatników prowadzących działalność gospodarczą jest dokonywanie płatności za zrealizowane dostawy towarów lub świadczenie usług za pośrednictwem rachunku bankowego. W przypadku uchybienia temu obowiązkowi podatnik nie może poniesionego wydatku ująć jako koszt uzyskania przychodu. W poniższym artykule przeanalizujemy dość ciekawy przypadek, w którego ramach po uregulowaniu należności ma miejsce zwrot gotówki i zapłaty za pośrednictwem rachunku bankowego.

Obowiązek zapłaty należności za pośrednictwem rachunku z białej listy

Na samym początku zaznaczymy, że w myśl art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy, w każdym przypadku gdy:

  1. stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz

  2. jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15 000 zł lub równowartość tej kwoty, przy czym transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.

W przypadku gdy podatnik nie dopełni powyższego obowiązku i dokonana płatności w gotówce, to musi liczyć się z określonymi konsekwencjami podatkowymi.

Jak bowiem podaje art. 22p ust. 1 ustawy PIT, podatnicy nie zaliczają do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji określonej w art. 19 Ustawy z dnia 6 marca 2018 roku – Prawo przedsiębiorców została dokonana:

  1. bez pośrednictwa rachunku płatniczego lub

  2. przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podmiotów, o którym mowa w art. 96b ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług – w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, potwierdzonych fakturą, dokonanych przez dostawcę towarów lub usługodawcę zarejestrowanego na potrzeby podatku od towarów i usług jako podatnik VAT czynny, lub

  3. pomimo zawarcia na fakturze wyrazów „mechanizm podzielonej płatności” zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 18a ustawy o podatku od towarów i usług – z pominięciem mechanizmu podzielonej płatności określonego w art. 108a ust. 1a tej ustawy.

W tym miejscu warto także zwrócić uwagę, że zgodnie z art. 22p ust. 2 ustawy PIT w przypadku zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji określonej w art. 19 Ustawy z dnia 6 marca 2018 roku – Prawo przedsiębiorców została dokonana z naruszeniem ust. 1, podatnicy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą w tej części:

  1. zmniejszają koszty uzyskania przychodów albo

  2. w przypadku braku możliwości zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów – zwiększają przychody

– w miesiącu, w którym odpowiednio została dokonana płatność bez pośrednictwa rachunku płatniczego, został zlecony przelew albo płatność została dokonana z pominięciem mechanizmu podzielonej płatności.

W rezultacie nawet jeżeli wydatek w formie gotówki jest związany z prowadzoną działalnością gospodarczą, to mimo tego podatnik nie może go ująć jako kosztu, ponieważ nie jest spełniony wymóg dokonania płatności za pośrednictwem rachunku bankowego.

W przypadku płatności gotówką pomiędzy kontrahentami, gdy wartość jednorazowej transakcji przekracza 15 000 zł, dokonana płatność nie może stanowić kosztu uzyskania przychodu.

Zwrot gotówki i ponowna płatność na rachunek bankowy

W świetle powyższych wyjaśnień pojawia się pytanie, czy raz dokonana płatność ma charakter definitywny i ostateczny.

Trzeba bowiem mieć świadomość, że możliwe jest anulowanie transakcji poprzez zwrot gotówki i ponowna zapłata należności za pośrednictwem rachunku bankowego. Wiązać się to oczywiście będzie ze zwrotem gotówki.

Pierwszym sygnałem wskazującym na możliwość takiego rozwiązania była odpowiedź na interpelację poselską nr 2109 z 6 marca 2020 roku (sygn. DD6.054.2.2020), w której minister finansów, odpowiadając na pytanie dotyczące podatku CIT: Czy jeśli po dokonaniu wpłaty bez dochowania zasad zawartych w art. 15d ust. 1 pkt 2 oraz pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, podatnik otrzyma zwrot wpłaconych kwot, a następnie ponowi wpłatę z dochowaniem wymogów określonych wyżej przywoływanymi przepisami, to czy zachowa prawo do ujęcia wydatków odpowiadających komentowanym wpłatom w kosztach podatkowych?, 

wskazał, że:

W świetle przedstawionego pytania pierwotne transakcje zapłaty zostały anulowane zarówno po stronie kupującego jak i sprzedającego. Następnie ponownie uregulowano należności z zachowaniem zasad określonych w art. 15d ust. 1 pkt 2 oraz 3 ustawy o CIT, co powinno skutkować zachowaniem prawa do uznania wydatków z tak przeprowadzonych transakcji jako koszty uzyskania przychodu. 

Powyższa odpowiedź dotyczy podatku CIT, jednakże wnioski pozostają aktualne również w zakresie podatku PIT.

Analogicznie wskazane zagadnienie przedstawia się w sytuacji, gdy przedsiębiorca dokona płatności na rachunek bankowy inny niż ten wynikający z białej listy (zasadniczo tego rodzaju zdarzenie wywołuje identyczne skutki podatkowe w postaci braku możliwości ujęcia wydatku w kosztach).

Przykładowo w interpretacji Dyrektora KIS z 4 grudnia 2020 roku (nr 0114-KDIP2-2.4010.307.2020.1.JG) możemy przeczytać, że jeśli po dokonaniu wpłaty płatności dotyczącej transakcji określonej w art. 19 Ustawy z dnia 6 marca 2018 roku –  Prawo przedsiębiorców bez dochowania zasad przewidzianych w przepisach podatkowych podatnik otrzyma zwrot wpłaconych kwot, a następnie ponowi wpłatę na rachunek kontrahenta, to zachowane zostanie prawo do ujęcia tak poniesionego wydatku w kosztach podatkowych.

Jak zatem widać z przywołanych argumentów, dokonanie płatności z naruszeniem zasad wynikających z art. 22p ustawy PIT (czyli np. w gotówce) nie powoduje definitywnej utraty prawa do zaliczenia wydatku w kosztach podatkowych.

W sytuacji gdy kontrahent zgodzi się na zwrot gotówki i ponowną wpłatę już na właściwy rachunek bankowy, możliwe jest uniknięcie negatywnych sankcji podatkowych.

Przykład 1.

Podatnik dokonał zapłaty za fakturę wystawioną przez swojego kontrahenta w formie gotówki na kwotę 30 000 zł. W tej sytuacji wydatek ten nie może stanowić kosztu podatkowego, ponieważ płatność, o której mowa w art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców, nie została dokonana za pośrednictwem rachunku bankowego. W tym przypadku, jeżeli sprzedawca dokona zwrot gotówki, a podatnik zapłaci należność w wysokości 30 000 zł na rachunek bankowy, to poniesiony wydatek będzie kosztem podatkowym.

Gdy nastąpi zwrot gotówki i dokonanie ponownej płatności należności na odpowiedni rachunek bankowy podatnik zachowuje prawo do zaliczenia wydatku w kosztach uzyskania przychodów.

Przechodząc do podsumowania naszych dzisiejszych ustaleń, możemy wskazać, że w ostatnim czasie fiskus zaczął prezentować korzystne dla podatników stanowisko, zgodnie z którym zwrot wpłaconej należności w drodze gotówki i dokonanie ponownej płatności już na rachunek bankowy wynikający z białej listy, daje prawo do ujęcia wydatku w kosztach.

Oczywiście ww. rozwiązanie znajduje rację bytu w sytuacji, gdy kontrahent wykaże się dobrą wolą i zdecyduje się na dokonanie zwrotu wpłaconej gotówką kwoty. Pamiętajmy bowiem, że nie ma przepisu, który obligowałby przedsiębiorcę do zwrotu gotówki na żądanie kontrahenta.