1 września 2019 roku na stronie internetowej Ministerstwa Finansów został udostępniony wykaz informacji o podatnikach VAT, którego głównym zadaniem jest weryfikacja kontrahenta w VAT, dzięki tzw. Białej liście. Weryfikacja rachunku kontrahenta w wykazie nie jest warunkiem odliczenia VAT – zależy od niej natomiast możliwość zaliczenia płatności do kosztów uzyskania przychodów oraz uniknięcie odpowiedzialności solidarnej za zaległości dostawcy w VAT (przy transakcjach o wartości powyżej 15 000 zł). W jaki sposób sprawdzić kontrahenta, aby uniknąć negatywnych skutków zapłaty na niewłaściwy rachunek?
Wykaz informacji o podatnikach VAT jako instrument weryfikacji kontrahentów
Jak wspomniano na wstępie, od 1 września 2019 roku ustawodawca udostępnił przedsiębiorcom wykaz informacji, dzięki którym możliwa jest weryfikacja kontrahenta w VAT, czyli tzw. Białą listę – narzędzie umożliwiające kontrolę swoich kontrahentów. Wprowadzenie przedmiotowego instrumentu gwarantuje przedsiębiorcy możliwość weryfikacji, a w szczególności:
- czy jego kontrahent posiada status czynnego podatnika VAT;
- podstawy prawnej ewentualnych decyzji dotyczących przedsiębiorcy w zakresie odmowy wpisu do rejestru czy wykreślenia bądź jego przywrócenia do rejestru;
- numerów rachunków bankowych, na które przedsiębiorca może przekazać środki finansowe w związku z planowaną transakcją.
Warto w tym miejscu wskazać, że przedmiotowa Lista aktualizowana jest raz na dobę w dni robocze.
Jakie informacje uzyskasz dzięki Białej liście?
W wykazie zamieszczonym na stronie internetowej Ministerstwa Finansów, można znaleźć następujące informacje:
- nazwę firmy bądź imię i nazwisko osoby prowadzącej działalność gospodarczą;
- numery: NIP/PESEL/KRS oraz REGON, jeżeli taki został przedsiębiorcy przyznany;
- status podatnika według stanu na dzień weryfikacji;
- adres siedziby – w przypadku przedsiębiorców niebędących osobami fizycznymi, a w przypadku osób fizycznych adres stałego miejsca prowadzenia działalności albo adres zamieszkania, jeżeli nie ma stałego miejsca prowadzenia działalności;
- imiona i nazwiska osób, które wchodzą w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu, a także prokurentów oraz ich numery identyfikacji podatkowej;
- imię i nazwisko lub firmę wspólnika oraz jego numer identyfikacji podatkowej;
- daty rejestracji, odmowę rejestracji bądź wykreślenie lub przywrócenie zarejestrowania jako podatnik;
- podstawę prawną odmowy rejestracji/wykreślenia/przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT;
- numery rachunków rozliczeniowych w banku lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której określone przedsiębiorstwo jest członkiem, otwartych w związku z prowadzonym przedsiębiorstwem.
Obowiązek weryfikacji rachunków rozliczeniowych, a weryfikacja kontrahenta w VAT
Z punktu widzenia przedsiębiorcy najważniejsza jest weryfikacja rachunku bankowego, który otrzymał od kontrahenta w celu rozliczenia transakcji – od niej zależy, czy zapłata wywoła negatywne skutki podatkowe. W pierwszej kolejności wskazać należy, iż na Białej liście znajdują się wyłącznie numery rachunków podmiotów posiadających status zarejestrowanych podatników VAT bądź podatników VAT, którzy zostali przywróceni do rejestru, dzięki czemu możliwa jest weryfikacja kontrahenta w VAT. Zaakcentować należy, iż numery rachunków bankowych, które widnieją na Białej liście, zostały wprowadzone automatycznie z bazy Krajowej Administracji Skarbowej po ich potwierdzeniu w systemie teleinformatycznym izby rozliczeniowej. W związku z powyższym przedsiębiorca nie jest zobowiązany do dodatkowego zgłaszania prawidłowego numeru rachunku bankowego, jest to bowiem numer, który przedsiębiorca wskazał w urzędzie skarbowym na etapie zgłoszenia identyfikacyjnego bądź aktualizacyjnego. Jeżeli numer rachunku bankowego uległ zmianie, przedsiębiorca powinien zgłosić nowy numer – do właściwego urzędu skarbowego (spółki prawa handlowego i spółki cywilne, na formularzu NIP-8 albo NIP-2) lub do CEIDG (osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą).
Należy przy tym pamiętać, iż przedsiębiorca, który dokonał weryfikacji swojego kontrahenta, powinien zachować dowód potwierdzający przeprowadzoną kontrolę. Najprostszym sposobem jest zapisanie lub wydrukowanie komunikatu ze statusem kontrahenta, uzyskanego w ramach weryfikacji przeprowadzonej za pośrednictwem Białej listy – wraz z datą sprawdzenia i identyfikatorem wyszukiwania. Wykaz znajdujący się na stronie Ministerstwa Finansów przewiduje możliwość wydrukowania potwierdzenia.
Jakie są konsekwencje skorzystania z rachunku bankowego spoza Białej listy?
Wykaz jest dostępny od 1 września 2019 roku, ale sankcje za zapłatę na rachunek spoza wykazu obowiązują od 1 stycznia 2020 roku. Jeżeli przedsiębiorca zapłaci przelewem należność z tytułu transakcji o wartości przekraczającej 15 000 zł (niezależnie od liczby płatności, na które ją podzielono), potwierdzonej fakturą wystawioną przez podatnika VAT czynnego, na rachunek inny niż wskazany na Białej liście na dzień zlecenia przelewu, musi liczyć się z następującymi konsekwencjami:
- brakiem możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu tej kwoty (bądź jej części), która została przekazana na rachunek bankowy inny niż wskazany na Białej liście;
- odpowiedzialnością solidarną całym swoim majątkiem wraz z kontrahentem za jego zaległości w VAT – w części proporcjonalnie przypadającej na tę transakcję, jeżeli kontrahent nie rozliczy podatku od tej dostawy lub usługi.
W jaki sposób przedsiębiorca może uniknąć sankcji na wypadek skorzystania z rachunku bankowego spoza Białej listy?
Ustawodawca przewidział możliwość uniknięcia sankcji na wypadek wykorzystania przez przedsiębiorcę rachunku bankowego, który nie jest wskazany w Białej liście. Zaakcentować jednak należy, iż uprawnienie to zostało dość mocno ograniczone w czasie. Są dwa sposoby. Po pierwsze, sankcji nie stosuje się, jeżeli zapłata została dokonana z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności – wynika to z art. 117ba § 3 pkt 4 Ordynacji podatkowej (odpowiedzialność solidarna) oraz z art. 22p ust. 4 pkt 3 ustawy o PIT i art. 15d ust. 4 pkt 3 ustawy o CIT (koszty uzyskania przychodów). Po drugie, przedsiębiorca może złożyć zawiadomienie o zapłacie na rachunek spoza wykazu (formularz ZAW-NR) do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla siebie, czyli dla podatnika dokonującego zapłaty – art. 117ba § 3 pkt 2 Ordynacji podatkowej oraz art. 22p ust. 4 pkt 1 ustawy o PIT i art. 15d ust. 4 pkt 1 ustawy o CIT. To uprawnienie jest ograniczone w czasie: zawiadomienie składa się przy pierwszej zapłacie na dany rachunek, w terminie 7 dni od dnia zlecenia przelewu.
Podsumowanie
Weryfikacja kontrahenta w VAT przy użyciu Białej listy to w praktyce kolejna czynność, którą przedsiębiorca musi wykonać przed zapłatą, jeśli chce uniknąć negatywnych skutków podatkowych. Wykaz ma ograniczać oszustwa podatkowe i chronić przedsiębiorców przed nieświadomym udziałem w takich oszustwach.
Z uwagi na restrykcyjne sankcje, które obowiązują już od 1 stycznia 2020 roku, przedsiębiorca bezpośrednio przed dokonaniem transakcji powyżej 15 000 zł powinien dokonać weryfikacji swojego kontrahenta za pośrednictwem instrumentu udostępnionego przez ustawodawcę. Rzeczona kontrola powinna zostać przeprowadzona w dniu, w którym przedsiębiorca planuje wykonać przelew bankowy. Dodatkowo, zaraz po dokonaniu weryfikacji, konieczne jest uzyskanie dowodu przeprowadzonej kontroli w postaci wydruku potwierdzającego jej przeprowadzenie. Jeżeli opisana wyżej nowelizacja zostanie podpisana i ogłoszona, sankcja w podatkach dochodowych zniknie dla płatności za faktury wystawione od 1 stycznia 2027 r. Weryfikacja pozostanie jednak istotna ze względu na odpowiedzialność solidarną w VAT, której nowelizacja nie zmienia.
Warto na koniec wskazać, że weryfikacja kontrahenta w VAT jest mechanizmem stosunkowo prostym, szybkim i całkowicie bezpłatnym. Również wygenerowanie pliku stanowiącego potwierdzenie przeprowadzonej kontroli nie rodzi po stronie przedsiębiorcy żadnych kosztów. Biorąc pod uwagę wysokość możliwych sankcji, weryfikacja kontrahentów powinna stać się rutynową procedurą przy każdej transakcji powyżej 15 000 zł – również wobec kontrahentów, z którymi przedsiębiorca współpracuje od dawna, ponieważ numer rachunku w wykazie może się zmienić.
Polecamy:
