Poradnik Przedsiębiorcy

Weryfikacja kontrahenta w VAT - Biała lista

1 września 2019 roku na stronie internetowej Ministerstwa Finansów został udostępniony wykaz informacji o podatnikach VAT, którego głównym zadaniem jest weryfikacja kontrahenta w VAT, dzięki tzw. Białej liście.

Przeprowadzenie rzeczonej weryfikacji jest w tej chwili warunkiem koniecznym dla możliwości skorzystania z mechanizmu odliczenia VAT od dokonanego zakupu.

W jaki sposób sprawdzić swojego kontrahenta, by zrealizować wszystkie obowiązki nałożone przez ustawodawcę?

Wykaz informacji o podatnikach VAT jako nowy instrument weryfikacji kontrahentów

Jak wspomniano na wstępie, od 1 września 2019 roku ustawodawca udostępnił przedsiębiorcom wykaz informacji, dzięki którym możliwa jest weryfikacja kontrahenta w VAT, czyli tzw. Białą listę – nowe narzędzie umożliwiające kontrolę swoich kontrahentów. Wprowadzenie przedmiotowego instrumentu gwarantuje przedsiębiorcy możliwość weryfikacji, a w szczególności:

  • czy jego kontrahent posiada status czynnego podatnika VAT;
  • podstawy prawnej ewentualnych decyzji dotyczących przedsiębiorcy w zakresie odmowy wpisu do rejestru czy wykreślenia bądź jego przywrócenia do rejestru;
  • numerów rachunków bankowych, na które przedsiębiorca może przekazać środki finansowe w związku z planowaną transakcją.

Warto w tym miejscu wskazać, że przedmiotowa Lista aktualizowana jest raz na dobę w dni robocze.

Jakie informacje uzyskasz dzięki Białej liście?

W wykazie zamieszczonym na stronie internetowej Ministerstwa Finansów, jak również w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, można znaleźć następujące informacje:

  • nazwę firmy bądź imię i nazwisko osoby prowadzącej działalność gospodarczą;
  • numery: NIP/PESEL/KRS oraz REGON, jeżeli taki został przedsiębiorcy przyznany;
  • status podatnika według stanu na dzień weryfikacji;
  • adres siedziby – dotyczy przedsiębiorców niebędących osobami fizycznymi;
  • imiona i nazwiska osób, które wchodzą w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu, a także prokurentów oraz ich numery identyfikacji podatkowej;
  • imię i nazwisko lub firmę wspólnika oraz jego numer identyfikacji podatkowej;
  • daty rejestracji, odmowę rejestracji bądź wykreślenie lub przywrócenie zarejestrowania jako podatnik;
  • podstawę prawną odmowy rejestracji/wykreślenia/przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT;
  • numery rachunków rozliczeniowych w banku lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której określone przedsiębiorstwo jest członkiem, otwartych w związku z prowadzonym przedsiębiorstwem.

Obowiązek weryfikacji rachunków rozliczeniowych, a weryfikacja kontrahenta w VAT

Najistotniejszym obowiązkiem ciążącym na przedsiębiorcy jest przede wszystkim konieczność weryfikacji rachunku bankowego, który otrzymał od swojego kontrahenta w celu rozliczenia zawieranej transakcji. W pierwszej kolejności wskazać należy, iż na Białej liście znajdują się wyłącznie numery rachunków podmiotów posiadających status zarejestrowanych podatników VAT bądź podatników VAT, którzy zostali przywróceni do rejestru, dzięki czemu możliwa jest weryfikacja kontrahenta w VAT. Zaakcentować należy, iż numery rachunków bankowych, które widnieją na Białej liście, zostały wprowadzone automatycznie z bazy Krajowej Administracji Skarbowej po ich potwierdzeniu w systemie teleinformatycznym izby rozliczeniowej. W związku z powyższym przedsiębiorca nie jest zobowiązany do dodatkowego zgłaszania prawidłowego numeru rachunku bankowego, jest to bowiem numer, który przedsiębiorca wskazał w urzędzie skarbowym na etapie zgłoszenia identyfikacyjnego bądź aktualizacyjnego. Oczywiście w przypadku gdyby numer rachunku bankowego w międzyczasie uległ zmianie, przedsiębiorca jest zobowiązany zgłosić nowy numer rachunku bankowego do właściwego urzędu skarbowego – jeśli przedsiębiorcą jest spółka prawa handlowego i spółka cywilna – lub do CEIDG – w przypadku osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.

Należy przy tym pamiętać, iż przedsiębiorca, który dokonał weryfikacji swojego kontrahenta, powinien zachować dowód potwierdzający przeprowadzoną kontrolę. W konsekwencji powyższego najbezpieczniejszym sposobem będzie wydrukowanie komunikatu wskazującego status swojego kontrahenta, uzyskanego w ramach weryfikacji przeprowadzonej za pośrednictwem Białej listy. Wykaz znajdujący się na stronie Ministerstwa Finansów przewiduje możliwość wydrukowania potwierdzenia.

Jakie są konsekwencje skorzystania z rachunku bankowego spoza Białej listy?

Warto wskazać, że weryfikacja kontrahenta w VAT na Białej liście obowiązuje od 1 września 2019 roku, a ustawodawca zdecydował się na wprowadzenie sankcji z tytułu nieprzestrzegania nowych uregulowań dopiero od stycznia 2020 roku. W konsekwencji powyższego, jeżeli przedsiębiorca po nowym roku przekaże na rzecz swojego kontrahenta kwotę przewyższającą sumę 15 000 zł na rachunek bankowy inny niż wskazany na Białej liście, musi liczyć się z następującymi konsekwencjami:

  1. brakiem możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu tej kwoty (bądź jej części), która została przekazana na rachunek bankowy inny niż wskazany na Białej liście;
  2. odpowiedzialnością solidarną wraz ze swoim kontrahentem za zaległości podatkowe, na wypadek gdyby kontrahent nie uregulował zobowiązania podatkowego wynikającego z zawieranej transakcji.

W jaki sposób przedsiębiorca może uniknąć sankcji na wypadek skorzystania z rachunku bankowego spoza Białej listy?

Ustawodawca przewidział możliwość uniknięcia sankcji na wypadek wykorzystania przez przedsiębiorcę rachunku bankowego, który nie jest wskazany w Białej liście. Zaakcentować jednak należy, iż uprawnienie to zostało dość mocno ograniczone w czasie. Zgodnie z przepisami obowiązującymi od 1 stycznia 2020 roku w przypadku gdy przedsiębiorca dokona transakcji na nieprawidłowy numer rachunku bankowego, może w terminie maksymalnie trzech dni od dnia dokonania przelewu poinformować o tym fakcie naczelnika urzędu skarbowego właściwego ze względu na siedzibę kontrahenta.

Podsumowanie

Nie ulega wątpliwości, iż weryfikacja kontrahenta w VAT przy użyciu Białej listy znajdującej się na stronie internetowej Ministerstwa Finansów to kolejny obowiązek, którym polski ustawodawca obciążył przedsiębiorców. Działania związane z wprowadzeniem przedmiotowego wykazu mają na celu w szczególności wyeliminowanie oszustw podatkowych oraz uchronienie przedsiębiorców przed nieświadomym uczestnictwie w takich oszustwach.

Z uwagi na restrykcyjne sankcje, które obowiązują już od 1 stycznia 2020 roku, przedsiębiorca bezpośrednio przed dokonaniem transakcji powyżej 15 000 zł powinien dokonać weryfikacji swojego kontrahenta za pośrednictwem instrumentu udostępnionego przez ustawodawcę. Rzeczona kontrola powinna zostać przeprowadzona w dniu, w którym przedsiębiorca planuje wykonać przelew bankowy. Dodatkowo, zaraz po dokonaniu weryfikacji, konieczne jest uzyskanie dowodu przeprowadzonej kontroli w postaci wydruku potwierdzającego jej przeprowadzenie.

Warto na koniec wskazać, że weryfikacja kontrahenta w VAT jest mechanizmem stosunkowo prostym, szybkim i całkowicie bezpłatnym. Również wygenerowanie pliku stanowiącego potwierdzenie przeprowadzonej kontroli nie rodzi po stronie przedsiębiorcy żadnych kosztów. W konsekwencji powyższego, mając na względzie charakter sankcji, jaki grozi przedsiębiorcy na wypadek niedopełnienia ciążącego na nim obowiązku, należy uznać, iż weryfikacja kontrahentów powinna stać się rutynową procedurą w związku z realizowanymi transakcjami, również w stosunku do kontrahentów, z którym przedsiębiorca już wcześniej podejmował współpracę.