Poradnik Przedsiębiorcy

Zwrot kosztów stawiennictwa a wezwanie do sądu pracownika w charakterze świadka

Prawdopodobnie każdy wie, że stawienie się w siedzibie organu państwowego na wezwanie policji, prokuratury czy sądu jest obowiązkiem bezwzględnym. Nie każdy jednak orientuje się, czy takie wezwanie upoważnia do zwolnienia z dnia pracy oraz czy osoba wezwana może liczyć na zwrot kosztów stawiennictwa. Pracownicy wzywani na świadków zastanawiają, czy ten „wolny” dzień zostanie im odliczony od urlopu wypoczynkowego, czy też będą zmuszeni do złożenia wniosku o urlop na żądanie. Częstokrotnie nawet sami pracodawcy nie mają wiedzy, w jaki sposób rozliczyć dzień, w którym pracownika nie będzie w zakładzie w związku z wezwaniem, oraz czy mają obowiązek mu zapłacić, czy też nie. Niestety nie istnieje jedna ustawa czy rozporządzenie, które w sposób dostateczny i całościowy regulowałyby kwestie, jakimi są zwolnienie z pracy i zwrot kosztów.

Co do zasady, pracodawca jest zobowiązany zwolnić pracownika, zatrudnionego na podstawie umowy o pracę, wezwanego w charakterze świadka na czas trwania czynności procesowych. Nie musi jednak wypłacać mu za ten dzień wynagrodzenia. Zwrot kosztów stawiennictwa w siedzibie organu ciąży na barkach organu państwowego prowadzącego postępowanie. W jakich dokładnie wypadkach pracodawca musi zwolnić pracownika? Jakie świadczenia należą się pracownikowi wezwanemu w charakterze świadka? Na te pytania odpowiemy w niniejszym opracowaniu.

Wezwanie pracownika na świadka a obowiązek pracodawcy

Obowiązek pracodawcy do zwolnienia pracownika od pracy na czas niezbędny do stawienia się na wezwanie organu administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sądu, prokuratury, policji albo organu prowadzącego postępowanie w sprawach o wykroczenia, nakłada Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 roku w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy.

W omawianej sytuacji pracodawca nie ma obowiązku wypłacać pracownikowi wynagrodzenia za dzień nieobecności. Jest on jednak zobowiązany do wydania pracownikowi zaświadczenia określającego wysokość utraconego wynagrodzenia za czas zwolnienia, w celu uzyskania przez pracownika od właściwego organu rekompensaty pieniężnej z tego tytułu.

Pracownik ma obowiązek usprawiedliwić swoją nieobecność w pracy z powodu wezwania przez organ państwowy.
Dowodem usprawiedliwiającym nieobecność pracownika w pracy jest już samo jego imienne wezwanie do osobistego stawienia się w siedzibie organu w charakterze świadka, zawierające adnotację potwierdzającą stawienie się pracownika na to wezwanie. Pracownik nie ma obowiązku składania żadnego dodatkowego wniosku urlopowego czy wyjaśnień dotyczących wezwania.

Powyższe nie tyczy się jedynie przesłuchania w charakterze świadka – pracodawca ma obowiązek zwolnić pracownika niezależnie od tego, czy został wezwany do złożenia zeznań, wyjaśnień, czy też przeprowadzania badań, np. psychiatrycznych. Ważny jest jedynie fakt wezwania wystosowanego przez organ państwowy. Dla pracodawcy nie powinno mieć żadnego znaczenia, czy pracownik został wezwany w charakterze strony, oskarżonego czy świadka – w każdym wypadku obowiązują te same zasady.

Wezwanie na świadka a obowiązek pracownika

Do obowiązków pracownika należy uprzedzenie pracodawcy o przyczynie zwolnienia oraz o przewidywanym okresie nieobecności w pracy, jeżeli termin ten jest z góry wiadomy lub możliwy do przewidzenia. Oznacza to, że jeżeli pracownik otrzymał wezwanie wcześniej, powinien o tym fakcie bezzwłocznie poinformować swojego pracodawcę. Nie powinno więc dojść do sytuacji, że pracownik nie pojawia się w pracy, a dopiero następnego dnia przedstawia pracodawcy rzeczone wezwanie.

W przypadku gdy nie było możliwe przedstawienie pracodawcy wezwania – np. gdy pracownik został wezwany do siedziby policji telefonicznie w godzinach popołudniowych w przeddzień terminu przesłuchania – pracownik powinien zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy.

Czy zwolnienie z pracy obejmuje cały dzień?

Obowiązkiem pracodawcy jest zwolnienie pracownika na czas trwania czynności procesowych. Wezwania organów, co do zasady, określają dokładnie datę oraz godzinę rozpoczęcia posiedzenia czy też samego przesłuchania. Oznacza to, że pracodawca jest zobowiązany zwolnić pracownika wyłącznie na czas trwania przesłuchania, uwzględniając czas dojazdu do siedziby organu. W praktyce oznacza to, że jeżeli siedziba ta znajduje się w innym mieście, wówczas logiczne jest, że pracownik otrzyma zwolnienie z całego dnia, jednak w przypadku, gdy czynności będą wykonywane w godzinach porannych w tej samej miejscowości, w której znajduje się zakład pracy, pracownik powinien wówczas powrócić do pracy.

Wezwanie świadka a zwrot kosztów stawiennictwa

Jak już zostało wspomniane, pracodawca nie jest zobowiązany do wypłacania wynagrodzenia pracownikowi wezwanemu na czynności procesowe w charakterze świadka. Obowiązek zwrotu kosztów należy do organu wzywającego. Zwrot kosztów stawiennictwa świadka obejmuje koszty takie jak:

  • koszt utraconych zarobków;

  • koszt przejazdów;

  • koszt dojazdów środkami komunikacji miejscowej;

  • koszt noclegów;

  • dieta.

Świadek ma prawo żądać zwrotu kosztów już z samego faktu stawiennictwa – nawet jeżeli nie został przesłuchany. Należy przy tym pamiętać, że w przypadku gdy świadek zostanie wezwany w kilku sprawach na ten sam dzień, zwrot kosztów przyznaje mu się tylko raz. Z kolei świadkowi, który zgłosił się bez wezwania sądu, może zostać przyznany zwrot tylko wówczas, gdy został on przesłuchany przez organ.

Powyższych zasad nie stosuje się do świadka zatrudnionego w organie władzy publicznej, jeżeli powołany został do sprawy związanej z tym zatrudnieniem.
Zwrot kosztów przyznaje się wyłącznie na wniosek świadka. Wniosek o przyznanie należności składa się ustnie do protokołu lub na piśmie, w terminie trzech dni od dnia zakończenia czynności. Wniosek złożony po wskazanym terminie może zostać oddalony.

We wniosku o przyznanie należności świadek powinien podać numer rachunku bankowego, jeżeli oczekuje zwrotu należności na konto bankowe. Wniosek powinien również wskazywać sygnaturę sprawy wskazanej na wezwaniu.

Roszczenie o zwrot należności z tytułu zwrotu kosztów przedawnia się z upływem trzech lat, licząc od dnia powstania tego roszczenia.

W doktrynie przeważa pogląd, zgodnie z którym tak szeroki wachlarz świadczeń, na jakie może liczyć świadek, stanowi niejako rekompensatę ustanowienia surowych konsekwencji za nieusprawiedliwione niestawiennictwo świadka na wezwanie organu państwowego. Dla przykładu, w postępowaniu karnym sąd jest uprawniony do nałożenia na świadka każdorazowo kary grzywny do 3 tys. zł, a w postępowaniu cywilnym nawet do 5 tys. zł.

Zwrot zarobku lub utraconego dochodu

Stawiennictwo na wezwanie organu państwowego rodzi po stronie organu obowiązek zwrotu świadkowi kwoty zarobku lub utraconego przez niego dochodu. Zasadą jest, iż wynagrodzenie wypłacane jest za każdy dzień udziału w czynnościach procesowych, nawet jeżeli świadek zeznawał np. jedynie przez 15 minut. Kwota zwrotu powinna odpowiadać wysokości jego przeciętnego dziennego zarobku lub dochodu. W przypadku świadka pozostającego w stosunku pracy przeciętny dzienny utracony zarobek oblicza się według zasad obowiązujących przy ustalaniu należnego pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop.

Górną granicę wynagrodzenia za utracony zarobek lub dochód stanowi równowartość 4,6% kwoty bazowej dla osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe, której wysokość określa ustawa budżetowa. W przypadku gdy ogłoszenie ustawy budżetowej nastąpi po dniu 1 stycznia roku, którego dotyczy ustawa budżetowa, podstawę obliczenia należności za okres od 1 stycznia do dnia ogłoszenia ustawy budżetowej stanowi kwota bazowa w wysokości obowiązującej w grudniu roku poprzedniego.

Aby jednak pracownik wezwany na świadka otrzymał zwrot omawianych kosztów, musi je należycie wykazać, tj. odpowiednio uzasadnić (udowodnić lub uprawdopodobnić).

Zwrot kosztów podróży

Zwrot kosztów podróży dotyczy kosztu przejazdów z miejscowości do miejscowości oraz kosztu dojazdów środkami komunikacji miejscowej (np. jeżeli wzywający sąd znajduje się w miejscowości zamieszkania świadka, wniosek o zwrot kosztów może obejmować również koszt biletów komunikacji miejskiej lub koszt przejazdu taksówką).

Omawiany zwrot kosztów obejmuje podróż z miejsca zamieszkania świadka do miejsca wykonywania czynności procesowej, w wysokości rzeczywiście poniesionych, racjonalnych i celowych kosztów przejazdu. Górną granicę należności stanowi wysokość kosztów przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

Zgodnie z powyższym świadek może podróżować zarówno środkami transportu publicznego, np. pociągiem czy autobusem, jak również własnym samochodem. Świadkowi przysługuje zatem zwrot kosztów dojazdu w wysokości potwierdzonej biletami lub tzw. kilometrówki – koszty przejazdu stanowią iloczyn przejechanych kilometrów pomnożonych przez stawkę za jeden kilometr.

Wspomniane powyżej stawki zostały ustalone w § 2 Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy i wynoszą:

  • dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ – 0,5214 zł;

  • dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ – od 0,5214 zł do 0,8358 zł;

  • dla motocykla – 0,2302 zł;

  • dla motoroweru – 0,1382 zł.

Dodatkowo świadek ma prawo do zwrotu kosztów związanych również z innymi opłatami związanymi z podróżą, m.in. opłaty za parkometry, opłaty autostradowe itp.

Dieta

Wysokość diety przysługującej świadkowi reguluje § 7 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Zgodnie z powyższym przepisem dieta wynosi 30 złotych za dobę podróży.

Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży (wyjazdu) do zakończenia podróży (powrotu) w następujący sposób:

  • jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

  • mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje;

  • od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety;

  • ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;

  • jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

  • do 8 godzin – przysługuje 50% diety;

  • ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Zwrot kosztów noclegu

Zwrot kosztów noclegu przysługuje świadkowi w kwocie rzeczywiście zapłaconej. Oznacza to, że fakt korzystania przez świadka z usługi hotelowej powinien być potwierdzony rachunkiem – paragonem lub fakturą VAT (najlepiej, aby była to faktura imienna). Ustanowiony został jednak limit zwrotu omawianego kosztu, który kształtuje się na poziomie dwudziestokrotności stawki diety, tj. 600 zł (20 x 30 zł = 600 zł)

Wezwanie pracownika na świadka – podsumowanie

Reasumując, podkreślenia wymaga fakt, że każde wezwanie pochodzące od organu państwowego (niezależnie od tego, czy w charakterze świadka, strony, oskarżonego, biegłego itd.) zobowiązuje pracodawcę do zwolnienia pracownika na czas przeprowadzenia czynności wskazanych w wezwaniu. Pracodawca nie ma obowiązku wypłacać pracownikowi wynagrodzenia za ten czas.

Do zwrotu kosztów stawiennictwa świadka zobowiązany jest organ wzywający. Świadek ma prawo żądać wypłacenia mu utraconych zarobków, kosztu przejazdów, kosztu noclegów oraz diety. Zwrot kosztów przyznawany jest na wniosek, który powinien zostać złożony ustnie do protokołu lub na piśmie, w terminie trzech dni od dnia zakończenia czynności. Należy przy tym pamiętać, że każdy koszt należy odpowiednio uzasadnić.