Poradnik Przedsiębiorcy

VAT od wartości dodanej zapłacony w innym kraju UE - proces zwrotu

Polscy podatnicy chcąc odzyskać VAT od wartości dodanej zapłacony w innym kraju UE muszą złożyć wniosek do polskiego urzędu skarbowego. Całemu procesowi zwrotu podatku towarzyszy wiele okoliczności, o których warto wiedzieć przed złożeniem przedmiotowego wniosku.

Niezbędne dokumenty do przedłożenia

W sytuacji, gdy polski podatnik będzie ubiegał się o zwrot VAT od wartości dodanej zapłacony w innym kraju UE, wówczas będzie musiał złożyć formularz VAT-REF (aktualnie w wersji nr 4). Należy przy tym pamiętać, że do przedmiotowego formularza powinny być dołączone następujące dokumenty/dane:

  1. numer rachunku, na który ma być dokonany zwrot (IBAN wraz z numerem BIC),

  2. nazwa rachunku i dane właściciela rachunku,

  3. wszystkie faktury dotyczące nabycia towaru lub usługi mające wpływ na podstawę opodatkowania,

  4. potwierdzenia bankowe i inne dowody zapłaty za nabyty towar lub usługę (wraz z zagranicznym podatkiem VAT).

Gdzie i w jakiej formie należy złożyć wniosek o zwrot VAT?

Podstawową kwestią przy składaniu formularza VAT-REF jest to, że może go złożyć zarówno sam podatnik, jak i jego pełnomocnik. W przypadku gdy formularz będzie składany przez pełnomocnika, musi on złożyć pełnomocnictwo do urzędu skarbowego, do którego zostanie złożony wniosek o zwrot podatku VAT.Uwaga!
W przypadku zwrotu podatku VAT zapłaconego w innym kraju UE (procedura VAT-REFUND) nie obowiązuje pełnomocnictwo UPL-1. Podatnik zobligowany jest do złożenia pełnomocnictwa w formie pisemnej dla reprezentacji podatnika w procesie zwrotu VAT-REFUND jeszcze przed złożeniem formularza VAT-REF przez pełnomocnika.

Powyższe pełnomocnictwo obligatoryjnie winno posiadać poniższe elementy:

  1. miejscowość i datę wystawienia,

  2. adres i numer NIP wnioskodawcy,

  3. nazwę i adres właściwego urzędu skarbowego,

  4. wyrażenie – pełnomocnictwo,

  5. imię i nazwisko powoływanego pełnomocnika,

  6. adres wraz z numerem NIP pełnomocnika,

  7. zakres udzielanego pełnomocnictwa.

Złożenie pełnomocnictwa wymaga opłacenia opłaty skarbowej w wysokości 17 zł.

Kolejną kwestią w trakcie składania formularza VAT-REF jest to, że można go składać wyłącznie w formie elektronicznej, za pomocą systemu e-Deklaracje. Po wysłaniu formularza drogą elektroniczną podatnik będzie mógł pobrać dokument UPO, potwierdzający złożenie danego dokumentu we właściwym urzędzie skarbowym.

Załączniki do formularza w postaci skanów oryginałów dokumentów należy spakować do archiwum ZIP i załączyć także elektronicznie do formularza VAT-REF. Więcej o szczegółach wypełniania w publikacji nt.: „Jak wypełnić formularz VAT-REF?”.

Przedmiotowy formularz VAT-REF należy wyekspediować do urzędu skarbowego właściwego dla:

  1. osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą ze względu na adres zamieszkania,

  2. spółek osobowych i kapitałowych ze względu na adres siedziby spółki.

Terminy towarzyszące procesowi zwrotu podatku VAT

Wniosek o zwrot VAT z tytułu nabycia towarów lub usług w innym kraju członkowskim UE można składać najpóźniej do 30 września roku następnego po roku poniesienia powyższego wydatku. Należy przy tym zaznaczyć, iż może on być złożony za okres minimum 3 miesięcy, a maksymalnie za okres 12 miesięcy.

Po otrzymaniu wniosku VAT-REF z załącznikami, polski urząd skarbowy dokonuje sprawdzenia wymogów formalnych złożonych dokumentów. Jeżeli wszystko jest w porządku, to przekazuje dany wniosek w ciągu 15 dni od daty otrzymania wniosku do zagranicznego urzędu skarbowego dla kraju nabycia towaru lub usługi właściwego ze względu na możliwość ubiegania się o zwrot VAT dla podatników innych niż tamtejszych, krajowych.

Zagraniczny urząd skarbowy po przeanalizowaniu formularza VAT-REF z załącznikami prześle do polskiego podatnika w terminie od około 4 do 8 miesięcy od dnia otrzymania wniosku o zwrot VAT decyzję:

  1. o negatywnym rozpatrzeniu wniosku o zwrot podatku VAT – w tej sytuacji w decyzji zostaną przedstawione przyczyny odrzucenia wniosku wraz z pouczeniem o możliwym złożeniu odwołania od tej decyzji do właściwych organów państwa członkowskiego, w którym realizowany jest zwrot podatku VAT albo

  2. o pozytywnym rozpatrzeniu wniosku o zwrot podatku VAT – w tym przypadku polskiemu podatnikowi pozostaje oczekiwać na zwrot kwoty podatku VAT, którą urząd skarbowy państwa zwrotu podatku VAT przekaże na konto polskiego podatnika w terminie około 10 dni od daty wydania decyzji pozytywnej albo

  3. o wezwaniu przez urząd skarbowy realizujący zwrot VAT państwa członkowskiego nabycia towarów lub usług do uzupełnienia wniosku w formie przedłożenia niezbędnych dokumentów lub informacji w zakresie, w jakim dane te są niezbędne z powodu jakichkolwiek ograniczeń prawa do odliczenia na mocy dyrektywy 2006/112/WE, na zasadach stosowanych w państwie członkowskim zwrotu lub do celów zastosowania odpowiedniego odstępstwa uzyskanego przez państwo członkowskie zwrotu na mocy art. 395 lub 396 wspomnianej dyrektywy  – przy czym należy podkreślić, że termin przekazania niezbędnych dokumentów lub informacji wynosi 1 miesiąc od daty otrzymania żądania. Po otrzymaniu dodatkowych dokumentów lub informacji zagraniczny urząd skarbowy wydaje decyzję o odrzuceniu lub przyjęciu wniosku o zwrot VAT w terminie 2 miesięcy od dnia otrzymania żądanych, powyższych danych.

Warto podkreślić, iż zagraniczny urząd skarbowy może dokonać także częściowego zwrotu podatku VAT, gdy uzna, że z przesłanej dokumentacji wynika, iż podatnik nabył prawo do zwrotu jedynie części podatku.

VAT od wartości dodanej zapłacony w innym kraju UE - dodatkowe objaśnienia

Poza powyższymi zasadami składania wniosku o zwrot VAT od wartości dodanej zapłacony w innym kraju UE niż kraj prowadzenia działalności gospodarczej z tytułu nabycia towarów lub usług, dyrektywa rady 2008/9/WE z 12.02.2008 r. określająca szczegółowe zasady zwrotu podatku od wartości dodanej wskazuje dodatkowe okoliczności towarzyszące procesowi zwrotu podatku, m.in.:

  1. w przypadku gdy podstawa opodatkowania podana na fakturze lub dokumencie importowym wynosi 1000 EUR lub więcej lub równowartość tej kwoty w walucie krajowej, państwo członkowskie zwrotu, bez uszczerbku dla wniosków o dodatkowe informacje na mocy art. 20, może wymagać, aby wraz z wnioskiem o zwrot wnioskodawca przedłożył drogą elektroniczną kopię faktury lub dokumentu importowego. W przypadku gdy faktura dotyczy paliwa, próg wynosi 250 EUR lub równowartość tej kwoty w walucie krajowej,

  2. państwo członkowskie zwrotu może określić język lub języki, których wnioskodawca ma używać celem przedstawienia informacji zawartych we wniosku o zwrot lub ewentualnych informacji dodatkowych,

  3. jeżeli wniosek o zwrot odnosi się do okresu zwrotu krótszego niż rok kalendarzowy, ale nie krótszego niż trzy miesiące, postulowana kwota zwrotu VAT nie może być mniejsza niż 400 EUR lub jej równowartość w walucie krajowej,

  4. jeżeli wniosek o zwrot odnosi się do okresu zwrotu wynoszącego rok kalendarzowy lub pozostałą część roku kalendarzowego, kwota VAT nie może być mniejsza niż 50 EUR lub jej równowartość w walucie krajowej.