Poradnik Przedsiębiorcy

Rozpoczęcie działalności gospodarczej (cz. 11) - Rozliczenia z tytułu podatku od towarów i usług (VAT)

Każdy przedsiębiorca rozpoczynający działalność musi podjąć decyzję, czy jego firma będzie czynnym podatnikiem VAT. Trzeba bowiem pamiętać, że w określonych przypadkach możliwe jest skorzystanie ze zwolnienia w tym zakresie, w innych natomiast rejestracja dla celów podatku od towarów i usług jest obligatoryjna. Czynni podatnicy VAT co do zasady są zobowiązani do naliczenia VAT od sprzedanych towarów i usług (tzw. podatek należny), mogą odliczać go od poniesionych wydatków (podatek naliczony) oraz przede wszystkim - odprowadzają do urzędu skarbowego różnicę między tymi wartościami. Jak to jest z tym VAT-em? Wyjaśniamy w kolejnej części cyklu o zakładaniu działalności gospodarczej.

Działalność zwolniona z VAT czy nie?

Jak zostało już wspomniane, w określonych okolicznościach przedsiębiorca może skorzystać ze zwolnienia z VAT. Wyróżnia się dwa rodzaje takiej ulgi - przedmiotową i podmiotową. Pierwsza z nich dotyczy określonych towarów i usług, wymienionych w art. 43 Ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług. Do tego typu świadczeń zaliczają się m.in.:

  • wynajem mieszkania na cele mieszkaniowe na własny rachunek,
  • nauczanie języków obcych,
  • usługi opiekuńcze,
  • dostawa towarów wykorzystywanych wyłącznie na cele działalności zwolnionej z VAT, jeżeli z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów nie przysługiwało dokonującemu ich dostawy prawo do odliczenia VAT,
  • i wiele innych.

Należy pamiętać, iż sprzedaż towarów lub usług uwzględnionych w art. 43 ustawy o VAT każdorazowo korzysta ze zwolnienia z podatku od towarów i usług, dlatego zakładając firmę, warto zajrzeć do ww. przepisu i sprawdzić, czy nie ma tam przedmiotu naszej działalności.

Drugi rodzaj zwolnienia to zwolnienie podmiotowe, które przysługuje przedsiębiorcy, jeżeli wartość dokonanej przez niego sprzedaży towarów i usług nie przekroczyła w ciągu roku podatkowego 150 000 zł. Przywilej ten dotyczy również firm, które powstały w danym roku podatkowym. Podsumowując - przedsiębiorcy sprzedający usługi i towary niewymienione w art. 43 ustawy o VAT mogą, ale nie muszą, skorzystać ze zwolnienia do określonego limitu przychodów.

Uwaga!

Przy ustalaniu limitu zwolnienia podmiotowego w 2016 roku należy pominąć:

  • kwoty transakcji zwolnionych z VAT przedmiotowo,
  • sprzedaż środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
  • wewnątrzwspólnotową dostawę towarów,
  • sprzedaż wysyłkową na terenie kraju i poza jego granicę,
  • transakcje związane z nieruchomościami, transakcje dotyczące walut, udzielania kredytów i pożyczek, usług ubezpieczeniowych - jeżeli nie mają one charakteru usług pomocniczych.

Co ważne, zwolnienie podmiotowe z VAT przestaje obowiązywać z chwilą dokonania transakcji sprzedaży, którą przekroczono kwotę 150 000 zł. Konieczne jest zatem dokładne śledzenie wartości sprzedaży, kiedy zbliża się ona do wskazanego limitu.

W tym miejscu należy również wspomnieć o tym, że istnieją określone rodzaje działalności, które nie mogą skorzystać ani ze zwolnienia przedmiotowego, ani podmiotowego. Chodzi tu m.in. o usługi prawnicze, doradcze, sprzedaży alkoholu i papierosów etc. Możliwe jest również prowadzenie tzw. sprzedaży mieszanej, czyli jednocześnie zwolnionej oraz opodatkowanej VAT (przykładem może być nauczyciel języka angielskiego, który wynajmuje pomieszczenia do nauczania języka również innym nauczycielom). W takim wypadku bardzo ważne jest szczegółowe ewidencjonowanie zakupów dotyczących wszystkich rodzajów sprzedaży. Naliczony podatek do wydatków służących obu rodzajom odlicza się proporcjonalnie, czyli zgodnie ze stosunkiem sprzedaży opodatkowanej do wartości całej sprzedaży.

Jeżeli przedsiębiorca prowadzi działalność, która podlega opodatkowaniu, z różnych względów nie chce korzystać ze zwolnienia podmiotowego lub też przekroczył jego limit, wówczas zobowiązany jest złożyć do urzędu skarbowego druk VAT-R. Podmioty zwolnione z opodatkowania mogą (ale nie muszą) złożyć wspomniany druk i zarejestrować się jako podatnicy VAT zwolnieni.

Uwaga!

Zgodnie z obowiązującymi przepisami właściwym organem podatkowym dla celów VAT jest naczelnik urzędu skarbowego ze względu na miejsce zamieszkania podatnika prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą.  W przypadku osób innych niż fizyczne (np. spółek z o.o., spółek cywilnych) właściwym urzędem dla celów VAT  będzie ten ze względu na adres siedziby firmy.

Zasady rozliczania podatku od towarów i usług

Prowadzenie sprzedaży podlegającej opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług wymaga dokonywania specjalnych rozliczeń z tego tytułu. Przede wszystkim przedsiębiorca musi pamiętać o właściwym opodatkowaniu (wybierając właściwą stawkę VAT) dokonanej sprzedaży i poprawnym jej udokumentowaniu.

Uwaga!

Stawki VAT obowiązujące w 2016 roku:

  • 23% - stawka podstawowa stosowana przy sprzedaży towarów i usług na terenie kraju oraz przy WDT (w przypadku braku aktywnego numeru VAT kontrahenta z obszaru UE) i eksporcie towarów (w przypadku braku dokumentu celnego wywozu z terytorium Polski),
  • 8% i 5% - stawki obniżone stosowane również w transakcjach na terenie kraju oraz przy WDT i eksporcie towarów,
  • 7% - stawka zryczałtowanego zwrotu podatku (w przypadku zwrotu rolnikom ryczałtowym kwoty podatku VAT przy sprzedaży produktów rolnych podatnikom VAT),
  • 4% - stawka ryczałtu, dla świadczących usługi taksówek osobowych,
  • 0% - stosowana przy WDT, eksporcie towarów oraz w szczególnych przypadkach określonych w ustawie o VAT, które obejmują dostawę towarów i świadczenie usług na terytorium kraju.

Transakcje przeprowadzane przez czynnego podatnika VAT powinny zostać udokumentowane fakturą. Ważne jest, by zawierała ona wszystkie wymagane przepisami prawa elementy - w tym właściwą stawkę VAT oraz wartość podatku. Dokument taki stanowi podstawę do wykazania podatku należnego przez sprzedawcę oraz podatku naliczonego przez nabywcę.

Uwaga!

Zgodnie z art. 106e ust. 1 znowelizowanej ustawy o VAT faktury wystawiane od początku stycznia 2014 r. powinny zawierać:

1. datę wystawienia,

2. kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny ją identyfikuje,

3. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,

4. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a zgodnie z którym w przypadkach, o których mowa w art. 97 ust. 10 pkt 2 i 3 (WDT oraz świadczenie usług dla kontrahentów z UE gdzie zastosowanie ma art. 28b) faktura powinna zawierać dodatkowo:

  • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, poprzedzony kodem PL,

  • numer, za pomocą którego nabywca towaru lub usługi jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości dodanej w danym państwie członkowskim, zawierający dwuliterowy kod stosowany na potrzeby podatku od wartości dodanej właściwy dla tego państwa członkowskiego,

5. numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, a w przypadku transakcji wewnątrzwspólnotowych numer dla celów tego typu transakcji;

6. datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,

7. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,

8. miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,

9. cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),

10. kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,

11. wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),

12. stawkę podatku,

13. sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,

14. kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,

15. kwotę należności ogółem.

W celu poprawnego rozliczenia podatku VAT należy również pamiętać o odpowiednim dokumentowaniu wydatków poniesionych w związku z działalnością opodatkowaną. Prawo do odliczenia naliczonego podatku od towarów i usług przysługuje, jeżeli koszt został udokumentowany za pomocą faktury oraz w określonych przypadkach również paragonem lub innym dowodem (np. jeżeli bilet PKP/PKS za przejazd trasą dłuższą niż 50 km posiada określone w przepisach informacje, może zostać potraktowany jak faktura i dać przedsiębiorcy prawo do odliczenia VAT).

Co więcej, czynny podatnik VAT jest zobowiązany do prowadzenia dodatkowych ewidencji - rejestru zakupu i rejestru sprzedaż VAT. W pierwszym z nich rejestrowane są wszystkie transakcje (na podstawie odpowiednich dokumentów), od których przysługuje przedsiębiorcy prawo do odliczenia podatku naliczonego, wraz z kwotą tego podatku, w dacie powstania prawa do odliczenia. W rejestrze sprzedaż - analogicznie - wykazywana jest kwota podatku należnego, który podatnik nalicza od dokonanej sprzedaży (zgodnie z datą powstania obowiązku podatkowego).

To wszystko pozwala na poprawne rozliczenie z urzędem skarbowym - przedsiębiorca jest bowiem zobowiązany do składania co miesiąc (lub co kwartał) deklaracji VAT-7 (VAT-7K), w której wykazuje podatek naliczony i należny w danym okresie. Obowiązek ten należy wypełnić do 25 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni (do 25 miesiąca następującego po kwartale, za który składana jest deklaracja). W VAT-7/VAT-7K podatnik może wykazać jedną z trzech sytuacji:

  1. podatek należny > podatek naliczony, czyli występuje zobowiązanie wobec urzędu skarbowego, które podatnik ma obowiązek uregulować wraz ze składaną deklaracją,
  2. podatek należny = podatek naliczony - bardzo rzadko spotykana sytuacja, oznaczająca zarówno brak należności, jak i zobowiązań względem urzędu skarbowego,
  3. podatek należny < podatek naliczony, kiedy to występuje należność urzędu skarbowego wobec przedsiębiorcy - podatnik może wartość nadwyżki przenieść na następny okres rozliczeniowy lub też ubiegać się o jego zwrot.

Uwaga!

Niektórzy podatnicy mogą korzystać z preferencji na gruncie podatku od towarów i usług. Są to tzw. Mali podatnicy, którym przysługuje prawo do stosowania metody kasowej w VAT, umożliwiającej bardziej korzystne rozliczanie omawianej daniny.

Rejestracja dla celów VAT-UE i rozliczanie transakcji wewnątrzwspólnotowych

W obecnych czasach powszechne stały się transakcje między przedsiębiorcami wszystkich państw członkowskich Unii Europejskiej. Jest to efektem otwarcia granic oraz zniesienia wielu uciążliwych obowiązków związanych z eksportem. Należy jednak pamiętać, iż zarówno podatnicy VAT czynni, jak i zwolnieni, jeżeli chcą być stroną takich transakcji, co do zasady powinni zarejestrować się dla celów VAT-UE oraz odpowiednio rozliczać je na gruncie podatku od towarów i usług.

Przedsiębiorca, który jest czynnym podatnikiem VAT, ma obowiązek zarejestrowania się przed dokonaniem pierwszej transakcji związanej:

  • z WNT, czyli nabyciem towarów od kontrahenta unijnego (dotyczy nabycia towarów od firm; nie dotyczy zakupu od osób fizycznych nieprowadzących działalności a zamieszkałych w krajach UE);
  • z nabyciem usług, dla których miejscem świadczenia jest siedziba nabywcy, co oznacza, że to nabywca ma obowiązek rozliczyć VAT z tytułu nabycia danej usługi;
  • z WDT, czyli ze sprzedażą towarów przez czynnych podatników VAT, którzy dostarczają towary kontrahentom z Unii; niezwykle istotną kwestią jest, aby zarejestrowany był zarówno sprzedawca, jak i nabywca, oraz posiadanie potwierdzeń wywozu towarów; WDT bowiem wiąże się ze sprzedażą opodatkowaną stawką 0%;
  • ze świadczeniem usług dla zagranicznych kontrahentów z UE, gdzie miejsce świadczenia usług ustalone jest w miejscu prowadzenia działalności/zamieszkania przez nabywcę.

Z kolei przedsiębiorcy, którzy nie są czynnymi podatnikami VAT, uczestnicząc w transakcjach wewnątrzwspólnotowych, również mają obowiązek rejestracji w VAT-UE w sytuacji, gdy dokonują:

  • WNT - nabycia towarów w momencie gdy ich nabywana wartość w danym roku przekroczyła 50.000zł; co nie oznacza, że przedsiębiorcy którzy nie przekroczyli limitu nie mogą się dobrowolnie zarejestrować dla celów VAT-UE;
  • nabycia usług dla których miejscem świadczenia jest kraj nabywcy - co nakłada na nich obowiązek rejestracji VAT-UE, ale przede wszystkim opodatkowania nabytych usług pomimo, że w kraju korzystają ze zwolnienia z VAT;
  • wewnątrzwspólnotowego świadczenia usług, dla których obowiązek opodatkowania transakcji spoczywa na nabywcy zgodnie z art. 28b, który mówi, że miejscem świadczenia danej usługi jest w danym przypadku właśnie kraj nabywcy.

Jeżeli przedsiębiorca zwolniony z VAT prowadzi sprzedaż towarów na rzecz kontrahentów z krajów Wspólnoty, nie ma obowiązku rejestrowania się dla celów VAT-UE.

Rejestracja dla celów VAT-UE wiąże się z nadaniem przedsiębiorcy europejskiego NIP-u. Jest to polski Numer Identyfikacji Podatkowej, poprzedzony prefiksem “PL”. Stworzony został ogólnodostępny system pozwalający na weryfikację aktywności NIP-UE kontrahenta - VIES.

Przedsiębiorca, który dokona rejestracji dla celów europejskiego podatku od towarów i usług, jest zobowiązany złożyć deklarację VAT-UE za okres, w którym dokonał wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów bądź świadczenia usług dla kontrahentów z UE, dla których stosuje się zasadę art. 28b. Na deklaracji znajdują się trzy oddzielne części dla każdego z trzech rodzajów transakcji. Przedsiębiorca zobowiązany jest wykazać w informacji podsumowującej wartość sumy transakcji z danego okresu przypadająca na danego kontrahenta, podając dodatkowo jedynie numer identyfikacyjny NIP-UE danego kontrahenta.

Deklarację VAT-UE zgodnie z zadami ogólnymi przedsiębiorca składa miesięcznie. Jednak w przypadku gdy całkowita wartość transakcji:

  • WDT w danym kwartale, i żadnym z czterech poprzednich kwartałów nie przekroczy 250.000 zł,
  • WNT w danym kwartale nie przekroczy 50.000 zł,

- przedsiębiorca ma możliwość składania informacji podsumowującej kwartalnie. W przypadku gdy limit przekroczony zostanie w 3 miesiącu danego kwartału, dopuszcza się jeszcze za ten okres złożenie deklaracji kwartalnej, ale od nowego miesiąca przedsiębiorca zobowiązany już będzie do składania deklaracji w trybie miesięcznym.

Jak widać, kwestia rejestracji zarówno dla celów VAT, jak i dla celów VAT-UE jest kluczowa przy zakładaniu działalności. Przed założeniem firmy warto dokładnie przeanalizować, czy przedmiot działalności nie jest zwolniony z VAT lub nie obliguje do bycia czynnym podatnikiem. Ma to bowiem wpływ na sposób rozliczeń, ceny towarów i usług, liczbę obowiązków do wypełnienia. Dobrym rozwiązaniem może okazać się również wcześniejsze zarejestrowanie dla celów VAT-UE, jeżeli planowane jest dokonywanie transakcji wewnątrzwspólnotowych.