Poradnik Przedsiębiorcy

Rejestr testamentów w Polsce - do czego służy?

Testament jest formą wyrażenia ostatniej woli, dzięki której oznaczone osoby mogą dojść do dziedziczenia. W praktyce może on przybrać różne formy – Kodeks cywilny dopuszcza wiele różnych możliwości jego sporządzenia. Może być on spisywany w specjalnym rejestrze – okazuje się jednak, że dotyczy to tylko ściśle określonych dokumentów. Przeczytaj artykuł i sprawdź, czym jest rejestr testamentów, jakie rodzaje testamentów można w nim umieszczać i czemu służy taka czynność.

Rejestr testamentów - wyjaśnienie pojęcia testament

Testamenty są uznawane zarówno za dokumenty, jak i czynności prawne związane z wyrażeniem ostatniej woli przez spadkodawcę. Testament może być sporządzony tylko przez osobę, która posiada pełną zdolność do czynności prawnych (nie jest np. ubezwłasnowolniona i jest pełnoletnia). Pamiętajmy także, że jeden dokument może być sporządzony wyłącznie przez jedną osobę – zakazane jest więc tworzenie testamentów wspólnych (np. przez małżonków).

Postanowienie SN z 4 września 2008 r. (sygn. akt IV CSK 190/08)

Ustalenie, czy dokument został sporządzony przez spadkodawcę z wolą nadania mu charakteru testamentu balansuje na granicy ustaleń faktycznych i wniosków prawnych. Do sfery ustaleń faktycznych zaliczyć należy sprecyzowanie formy i treści dokumentu oraz okoliczności jego powstania, stanowiących przesłanki oceny prawnej, czy dokument ten jest, czy nie jest testamentem. Elementem oceny prawnej jest wnioskowanie z poczynionych ustaleń o woli autora dokumentu w momencie jego sporządzania.

Rejestr testamentów a rodzaje testamentów

Testamenty obowiązujące w Polsce mogą być podzielone na dwie główne kategorie:

  • testamenty zwykłe – własnoręczny, notarialny oraz urzędowy;

  • testamenty szczególne – ustny, podróżny oraz wojskowy.

Każdy z wyżej wymienionych charakteryzuje się indywidualnymi cechami przesądzającymi o jego ważności i skuteczności. Zaledwie jeden z nich może być jednak wpisany do rejestru testamentowego, który obowiązuje w Polsce – chodzi oczywiście o testament notarialny.

Rejestr testamentów a testament notarialny

Zgodnie z treścią art. 950 kc testament może być sporządzony w formie aktu notarialnego – wymaga to oczywiście wizyty w kancelarii, względnie przyjazdu notariusza na oznaczone miejsce w przypadku pojawienia się ważnych powodów.

Postanowienie SN z 14 czerwca 2012 r. (sygn. akt I CSK 564/11)

Notariuszowi nie wolno dokonywać czynności notarialnej, jeżeli poweźmie wątpliwość, czy strona czynności notarialnej ma zdolność do czynności prawnych. Nie chodzi przy tym o zdolność do czynności prawnych w rozumieniu art. 11 KC, lecz o sytuacje uzasadniające przypuszczenie o zaistnieniu wady oświadczenia woli. Notariusz zatem powinien odmówić dokonania czynności notarialnej nie tylko wówczas, gdy strona czynności jest formalnie ubezwłasnowolniona (art. 81 ustawy z 1991 r. - Prawo o notariacie w zw. z art. 13 i 16 KC), ale także wtedy, gdy zachodzi uzasadniona wątpliwość, czy taka strona działa w stanie dostatecznej świadomości (art. 86 ustawy z 1991 r. - Prawo o notariacie w zw. z art. 82 KC). Chodzi o stwierdzenie ułomności i jej stopnia w odniesieniu do osoby biorącej udział w czynności. Ten obowiązek nie oznacza konieczności przybierania w każdym wypadku biegłego lekarza, zatem dokonanie czynności bez udziału takiego lekarza nie podważa aktu.

Rejestr testamentów - najważniejsze informacje

Testamenty notarialne mogą być wpisywane do specjalnego rejestru testamentowego (NORT), który prowadzony jest przez Krajową Radę Notarialną. Do tej szczególnej ewidencji mogą być wpisywane testamenty notarialne, niezależnie od treści, jaka się w nich znajduje. Nie ma przy tym znaczenia liczba zarejestrowanych testamentów pochodzących od jednej osoby. Zgodnie z prawem testator może tworzyć nowe dokumenty zawierające jego ostatnią wolę, które będą uzupełnieniem lub odwołaniem poprzednich testamentów – każdy z nich może być wdrożony do rejestru NORT.

Co ciekawe, testamenty własnoręczne również mogą pojawić się w omawianym rejestrze, pod warunkiem jednak, że oryginał takiego oświadczenia ostatniej woli zostanie przekazany do przechowywania w wybranej kancelarii notarialnej.

Tak naprawdę wpisanie testamentu do NORT nie jest obowiązkowe – każdorazowo decyduje tutaj spadkodawca. Rejestr ten funkcjonuje w Polsce od 5 października 2011 r. – oznacza to, że przed tą datą nie znajdziemy niestety żadnych zarejestrowanych testamentów (ani notarialnych, ani własnoręcznych przechowywanych w wybranych kancelariach notarialnych).

Rejestracja testamentu odbywa się wyłącznie przez notariusza, na wyraźny wniosek spadkodawcy. Informacja o zarejestrowaniu dokumentu w NORT musi być obowiązkowo podana w akcie notarialnym, który zawiera w sobie oświadczenie ostatniej woli danej osoby. Nie ma zatem możliwości, aby testator mógł samodzielnie wprowadzić swój testament do omawianego rejestru – dostęp do niego posiada wyłącznie notariusz. Co ciekawe, wniosek o zarejestrowanie testamentu może zostać złożony w każdym czasie, niekoniecznie w chwili jego sporządzenia. Dopuszczalne jest zatem, że testator wystąpi do notariusza ze stosownym wnioskiem nawet kilka lat po tym, jak sporządził u niego swój testament.

Testamenty ujawnione w NORT mogą być usuwane w każdej chwili – oczywiście na wyraźny wniosek spadkodawcy. W praktyce taka sytuacja pojawia się najczęściej, gdy klient zastępuje dotychczasowy dokument jego nową wersją (gdy dokonywane jest odwołanie poprzedniego testamentu i sporządzenie nowego).

Wpis do rejestru testamentów jest nie tylko dobrowolny, lecz także bezpłatny – dotyczy to również wniosku o wyrejestrowanie testamentu istniejącego już w NORT. Notariusze nie powinni więc pobierać żadnych dodatkowych opłat za te czynności.

§ 7 Uchwały Nr VII/46/2011 Krajowej Rady Notarialnej z dnia 4 czerwca 2011 w sprawie utworzenia rejestru testamentów i zasad jego funkcjonowania

NORT obejmuje:

- numer wynikający z kolejności wpisu w rejestrze,

- datę dokonania wpisu,

- datę oraz miejsce sporządzenia testamentu notarialnego lub protokołu przyjęcia na przechowanie testamentu własnoręcznego

- imiona, nazwisko i siedzibę kancelarii notariusza, a jeżeli testament notarialny lub protokół przechowania testamentu własnoręcznego sporządził zastępca notariusza, także imiona i nazwisko zastępcy,

- imiona, nazwisko, imiona rodziców oraz datę i miejsce urodzenia testatora,

- numer PESEL testatora, jeżeli podlega on ewidencji ludności w Polsce, a w braku tego numeru inny podobny numer ewidencyjny, jeżeli został mu nadany za granicą.

Rejestr testamentów - poszukiwania testamentu

Podstawowym celem NORT było uproszczenie i przyspieszenie procedury spadkowej, która musi być przeprowadzona w przypadku dziedziczenia (szczególnie tego testamentowego). Aby ułatwić zadanie spadkobiercom, notariusze postulują od lat, aby NORT był obowiązkowy w każdym przypadku pozostawienia testamentu w formie aktu notarialnego (na razie rejestr jest dobrowolny).

Pozostawienie testamentu w rejestrze notarialnym gwarantuje, że dane oświadczenie woli nie zaginie, a spadkobiercy będą mogli z łatwością uzyskać do niego wgląd po śmierci spadkodawcy. Ma to istotne znaczenie szczególnie w sytuacji, gdy wypis testamentu zaginął lub został zniszczony. Zarejestrowanie testamentu znacząco zmniejsza ryzyko jego nieznalezienia lub znalezienia z opóźnieniem.

NORT umożliwia przeszukiwanie systemu po numerze PESEL spadkodawcy i podjęcie próby odnalezienia pozostawionego przez niego ewentualnego testamentu notarialnego lub własnoręcznego. Czynność poszukiwania jest już jednak odpłatna – jej koszt oscyluje wokół 100–150 zł. Wnioskodawcą może być tutaj w zasadzie każda osoba, zwłaszcza, gdy należy ona do najbliższej rodziny zmarłego. Aby notariusz mógł rozpocząć poszukiwania w NORT, niezbędne jest jednak złożenie wniosku oraz przedłożenie odpisu aktu zgonu spadkodawcy. Z przeszukiwań sporządza się protokół, w którym znajduje się informacja o liczbie znalezionych testamentów oraz kancelarii notarialnej, w której zostały one sporządzone, ewentualnie o braku zarejestrowanych testamentów. Pamiętajmy, że NORT nie zawiera danych powołanych do dziedziczenia spadkobierców ani treści pozostawionego testamentu – aby uzyskać te informacje, niezbędne jest wizyta w kancelarii, w której sporządzono ostatnią wolę zmarłego. Dostęp do treści aktu notarialnego wymaga jednak wykazania interesu prawnego wnioskodawcy – można powołać się np. na fakt bycia potencjalnym spadkobiercą testatora lub członkiem jego najbliższej rodziny.

Warto w tym miejscu zaznaczyć, że wpis w NORT pozostaje niejawny przez cały czas życia testatora. Innymi słowy, aby uzyskać informację o pozostawionym testamencie, wnioskodawca musi przedstawić odpis aktu zgonu danej osoby – bez takiego dokumentu żaden notariusz nie podejmie się czynności poszukiwawczych w rejestrze. Dopuszczalne jest przy tym posługiwanie się innym dokumentem potwierdzającym śmierć spadkodawcy (np. prawomocnym postanowieniem danego sądu lub przetłumaczonym dokumentem zagranicznym).

Rejestr testamentów - podsumowanie

Rejestr testamentów w Polsce jest systemem, w którym przechowywane są informacje o testamentach notarialnych i własnoręcznych, które zostały oddane na przechowanie do wskazanej kancelarii notarialnej. Jest dobrowolny, natomiast wpisu dokonuje się na wniosek testatora. Nie podlega żadnej dodatkowej opłacie. Z rejestru mogą korzystać także wszystkie inne osoby, jeśli poszukują pozostawionego przez spadkodawcę testamentu, pod warunkiem, że są w stanie udokumentować śmierć potencjalnego testatora.