Nowa wysokość diety w podróży służbowej

Trudno w to uwierzyć, ale to fakt – stawka diety w czasie krajowej podróży służbowej przeznaczonej na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia nie była dotychczas waloryzowana. Oznacza to, że obowiązuje w tej samej wysokości od 1 marca 2013 roku. Sytuacja ta uległa zmianie pod koniec lipca br., ponieważ kwotę diety wreszcie podwyższono. Jak wspomniana decyzja wpłynie na należności otrzymywane przez oddelegowanych? Ile wynosi nowa wysokość diety w podróży służbowej – piszemy poniżej w artykule.

Podróże służbowe – podstawy prawne

Kwestie dotyczące uprawnień pracownika w zakresie należności związanych z podróżami służbowymi regulują przepisy Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy (kp).

Art. 77(5) § 1 kp Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Zgodnie z art. 77(5) § 3 kp w przypadku pracownika spoza sfery budżetowej warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej określa się w układzie zbiorowym pracy (uzp) lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty uzp lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Postanowienia uzp, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą jednak ustalać diety za dobę podróży służbowej, na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta krajowa określona w przepisach wykonawczych dotyczących pracowników państwowej lub samorządowej jednostki sfery budżetowej (art. 77(5) § 4 kp).

Wspomniane przepisy wykonawcze to Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej (MPiPS) z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, zwane dalej „rozp. ws. podróży służbowej”.

W przypadku gdy uzp, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień w zakresie warunków wypłacania diet z tytułu podróży służbowej, pracownikowi spoza sfery budżetowej przysługują należności odpowiednio według przepisów rozp. ws. podróży służbowej (art. 77(5) § 5 kp).

Zobacz też:

Dieta w krajowej podróży służbowej – kilka słów o podwyższeniu stawki

W okresie od 1 marca 2013 roku do 27 lipca 2022 roku – dieta w czasie podróży krajowej przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia wynosiła 30 zł za dobę podróży (§ 7 ust. 1 rozp. ws. podróży służbowej).

Sytuacja ta uległa zmianie od 28 lipca 2022 roku Dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 38 zł za dobę podróży.

Od 1 stycznia 2023 r. dieta z tytułu podróży krajowej przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia wzrasta do 45 zł za dobę podróży.

W przypadku krajowej podróży służbowej rozpoczętej przed 1 stycznia 2023 r., należność za czas podróży przypadający przed dniem 1 stycznia 2023 r. należy rozliczyć zgodnie dotychczasowymi przepisami czyli z zastosowaniem stawki 38 zł za dobę.

Sposób postępowania w przypadku ustalania należności z tytułu diety w podróży służbowej

Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży krajowej określa pracodawca. Może on uznać za miejscowość rozpoczęcia bądź zakończenia podróży krajowej miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika.

Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:

1) jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety (22,50 zł diety),
ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości (45 zł);

2) jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

do 8 godzin – przysługuje 50% diety (22,50 zł),
ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości (45 zł).

W myśl § 7 ust. 4 rozp. ws. podróży służbowej – kwotę diety w podstawowej wysokości, czyli wynoszącą 38 zł, zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

śniadanie – 25% diety (11,25 zł),
obiad – 50% diety (22,50 zł),
kolacja – 25% diety (11,25 zł).

Opisane wyżej zasady zmniejszania diety – określone w § 7 ust. 4 rozp. ws. podróży służbowej – stosuje się odpowiednio w razie korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej przewidującej wyżywienie (np. śniadania wliczone w cenę noclegu).

Dieta w czasie podróży krajowej przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia nie przysługuje jednak:

za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika oraz w przypadku określonym w § 10 rozp. ws. podróży służbowej, czyli wówczas, gdy pracownik przebywa w podróży krajowej trwającej co najmniej 10 dni i przysługuje mu zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu ustalonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem;
jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

Przykład 1.

Pracownik został wysłany przez pracodawcę w kilkudniową podróż służbową. Wydając polecenie wyjazdu służbowego, zwierzchnik pracownika przekazał mu talony przeznaczone do wykupienia usług gastronomicznych obejmujących całodzienne wyżywienie w określonych placówkach znajdujących się w miejscach, w których pracownik będzie przebywał w ramach podróży służbowej.

W takim przypadku dieta przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia nie będzie przysługiwać, ponieważ został spełniony warunek zapewnienia pracownikowi bezpłatnego całodziennego wyżywienia.

Ryczałt za nocleg a nowa wysokość diety w podróży służbowej

Zmiana stawki diety w krajowej podróży służbowej wpłynie także na wysokość ryczałtów za nocleg, ponieważ kwota wspomnianej diety stanowi podstawę obliczania należności pracowniczych z tytułu korzystania z usług hotelarskich.

§ 8 ust. 1 rozp. w sprawie podróży służbowej Za nocleg w czasie podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za 1 dobę hotelową niż 20-krotność stawki diety. Oznacza to, że limit ryczałtu noclegowego od 1 stycznia 2023 r. wynosi 900 zł.

W uzasadnionych przypadkach, takich jak np. brak infrastruktury hotelarskiej reprezentującej odpowiedni standard lub miejsc hotelowych oraz inne okoliczności zewnętrzne, pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej wyżej wskazany limit.

Przykład 2.

Pracodawca zlecił pracownikowi zadanie wymagające natychmiastowego udania się w podróż służbową do Warszawy (konieczność przedstawienia w jednym z ministerstw wniosku o dofinansowanie wraz z dokumentacją). Pracownik miał ponadto przekazać inne ważne dokumenty i polecenia w jednej z jednostek produkcyjnych znajdujących się nieopodal stolicy. Czynności przewidziane do realizacji podczas wyjazdu służbowego wymagały zapewnienia pracownikowi noclegu. W tym czasie w Warszawie odbywał się kilkudniowy międzynarodowy kongres i większość miejsc hotelowych była zarezerwowana. Koszt wynajęcia jedynych wolnych pokoi był większy niż limit ryczałtu noclegowego i wynosił 920 zł za dobę. Pracodawca zgodził się jednak na zwrot kosztów noclegu, na podstawie przedłożonego rachunku, mimo przekroczenia kwoty 900 zł, gdyż zadania, jakie miał do wykonania pracownik miały w tym przypadku kluczowe znaczenie.

Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku hotelowego, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety, czyli 67,50 zł.

Ryczałt za nocleg jest należny, jeżeli trwa on co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21:00 i 7:00.

Należy podkreślić, że zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także wówczas, gdy pracodawca uzna, że pracownik dysponuje możliwością codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.

Ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej

Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety, czyli 9,00 zł (§ 9 ust. 1 rozp. w sprawie podróży służbowej). Przepisu tego nie stosuje się jednak, jeżeli na wniosek pracownika pracodawca wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.

Ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej nie przysługuje, jeżeli pracownik nie ponosi kosztów dojazdów.

Nowa wysokość diety w podróży służbowej – jak wpłynie na należności oddelegowanych? Podsumowanie

Przez blisko dekadę dieta w czasie podróży krajowej przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia nie była waloryzowana pomimo rosnących systematycznie kosztów życia w Polsce. Wydarzenia ostatnich miesięcy, czyli galopująca inflacja i gwałtowny wzrost cen, wymusiły wreszcie reakcję resortu pracy, podwyższono bowiem stawkę wspomnianej diety. Należności pracowników oddelegowanych wzrosną, gdyż wysokość diety wpływa także na limity ryczałtu noclegowego oraz ryczałtu na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej. Oczywiście po stronie pracodawców nastąpi wzrost kosztów zatrudniania pracowników.

Polecamy:

Roczna składka zdrowotna - zasady wyliczania