Poradnik Przedsiębiorcy

Dokumentowanie transakcji pomiędzy podmiotami powiązanymi

W przypadku dokonywania transakcji pomiędzy podmiotami powiązanymi, podstawowym obowiązkiem, który został nałożony, jest sporządzenie specjalnej dokumentacji podatkowej dotyczącej transakcji zawieranych między tymi podmiotami. Aby transakcja mogła być uznana za rzetelną, musi zawierać stosowne elementy. Dowiedz się, jak powinno wyglądać dokumentowanie transakcji pomiędzy podmiotami powiązanymi!

Dokumentowanie transakcji pomiędzy podmiotami powiązanymi

Prawidłowo sporządzona dokumentacja powinna składać się obligatoryjnie z następujących elementów wymienionych enumeratywnie w ustawie:

  1. określenie funkcji, jakie spełniać będą podmioty uczestniczące w transakcji (uwzględniając użyte aktywa i podejmowane ryzyko),

  2. określenie wszystkich przewidywanych kosztów związanych z transakcją oraz formę i termin zapłaty,

  3. metoda i sposób kalkulacji zysków oraz określenie ceny przedmiotu transakcji,

  4. określenie strategii gospodarczej oraz innych działań w jej ramach - w przypadku gdy na wartość transakcji miała wpływ strategia przyjęta przez podmiot,

  5. wskazanie innych czynników - w przypadku gdy w celu określenia wartości przedmiotu transakcji przez podmioty uczestniczące w transakcji uwzględnione zostały te inne czynniki,

  6. określenie oczekiwanych przez podmiot obowiązany do sporządzenia dokumentacji korzyści związanych z uzyskaniem świadczeń - w przypadku umów dotyczących świadczeń (w tym usług) o charakterze niematerialnym.

Określenie funkcji podmiotów uczestniczących w transakcji 

Opis funkcji pełnionych przez podmioty w transakcji to element obowiązkowy i jest ważny ze względu na to, że w nim zawiera się opis zaangażowania poszczególnych podmiotów w transakcję. Należy w nim uwzględnić funkcje, jakie wykonują podmioty w badanych transakcjach, aby w ten sposób móc dokonać oceny porównywalności podmiotów dokonujących transakcji na danym rynku.

Analiza funkcji powinna wykazać, który z uczestników wykonuje funkcje ekonomicznie istotne z punktu widzenia danej transakcji. Celem takiej analizy jest określenie zaangażowania stron transakcji w jej realizację oraz roli każdej ze stron w tworzeniu wartości dodanej produkowanych dóbr albo świadczonych usług, a także umożliwienie wskazania, czy zawarte w cenie wynagrodzenie za każdą z funkcji odpowiada ponoszonym kosztom i ryzyku.

Dokonując analizy funkcjonalnej, należy uwzględnić nie tylko te działania, które dotyczą bezpośredniej współpracy między powiązanymi stronami transakcji, lecz także te, które każda ze stron podejmuje w związku z tą transakcją przed jej zawarciem, jak i po nim. Im więcej funkcji mających wpływ na uzyskiwanie zysku pełni dana strona w transakcji, tym większego zwrotu w niej oczekuje.

Określenie przewidywanych kosztów związanych z transakcją 

W tej części należy wskazać ogół kosztów związanych z przeprowadzaną transakcją dla obydwu stron transakcji.

Przewidywane koszty mogą obejmować nie tylko koszty bezpośrednie (te, które można przypisać indywidualnie określonym wyrobom), ale też koszty pośrednie, które nie są związane z daną transakcją, ale bezpośrednio wpływają na jej cenę. Elementy te również mają wpływ na wysokość ceny, jaką ustaliłyby pomiędzy sobą podmioty niezależne.

Przepisy nakazują zamieszczenie w dokumentacji wszystkich przewidywanych kosztów związanych z transakcją. Dlatego też nie ma obowiązku wykazywania rzeczywiście poniesionych kosztów transakcji, chyba że podatnik mógł je przewidzieć.

Poniżej przedstawiamy przykładowe koszty, które mogą znaleźć się w opisywanym punkcie:

  • cena towarów,

  • koszty transportu,

  • koszty organizacji odpraw celnych,

  • koszty magazynu.

W dokumentacji powinien zostać opisany także sposób i termin zapłaty.

Strony mogą regulować swoje zobowiązania poprzez:

  • płatność na raty,

  • kompensatę,

  • weksel,

  • przelew,

  • zapłatę gotówką.