Poradnik Przedsiębiorcy

Dokumentowanie transakcji pomiędzy podmiotami powiązanymi

W przypadku dokonywania transakcji pomiędzy podmiotami powiązanymi, podstawowym obowiązkiem, który został nałożony, jest sporządzenie specjalnej dokumentacji podatkowej dotyczącej transakcji zawieranych między tymi podmiotami. Aby transakcja mogła być uznana za rzetelną, musi zawierać stosowne elementy. Dowiedz się, jak powinno wyglądać dokumentowanie transakcji pomiędzy podmiotami powiązanymi!

Dokumentowanie transakcji pomiędzy podmiotami powiązanymi

Prawidłowo sporządzona dokumentacja powinna składać się obligatoryjnie z następujących elementów wymienionych enumeratywnie w ustawie:

  1. określenie funkcji, jakie spełniać będą podmioty uczestniczące w transakcji (uwzględniając użyte aktywa i podejmowane ryzyko),

  2. określenie wszystkich przewidywanych kosztów związanych z transakcją oraz formę i termin zapłaty,

  3. metoda i sposób kalkulacji zysków oraz określenie ceny przedmiotu transakcji,

  4. określenie strategii gospodarczej oraz innych działań w jej ramach - w przypadku gdy na wartość transakcji miała wpływ strategia przyjęta przez podmiot,

  5. wskazanie innych czynników - w przypadku gdy w celu określenia wartości przedmiotu transakcji przez podmioty uczestniczące w transakcji uwzględnione zostały te inne czynniki,

  6. określenie oczekiwanych przez podmiot obowiązany do sporządzenia dokumentacji korzyści związanych z uzyskaniem świadczeń - w przypadku umów dotyczących świadczeń (w tym usług) o charakterze niematerialnym.

Określenie funkcji podmiotów uczestniczących w transakcji 

Opis funkcji pełnionych przez podmioty w transakcji to element obowiązkowy i jest ważny ze względu na to, że w nim zawiera się opis zaangażowania poszczególnych podmiotów w transakcję. Należy w nim uwzględnić funkcje, jakie wykonują podmioty w badanych transakcjach, aby w ten sposób móc dokonać oceny porównywalności podmiotów dokonujących transakcji na danym rynku.

Analiza funkcji powinna wykazać, który z uczestników wykonuje funkcje ekonomicznie istotne z punktu widzenia danej transakcji. Celem takiej analizy jest określenie zaangażowania stron transakcji w jej realizację oraz roli każdej ze stron w tworzeniu wartości dodanej produkowanych dóbr albo świadczonych usług, a także umożliwienie wskazania, czy zawarte w cenie wynagrodzenie za każdą z funkcji odpowiada ponoszonym kosztom i ryzyku.

Dokonując analizy funkcjonalnej, należy uwzględnić nie tylko te działania, które dotyczą bezpośredniej współpracy między powiązanymi stronami transakcji, lecz także te, które każda ze stron podejmuje w związku z tą transakcją przed jej zawarciem, jak i po nim. Im więcej funkcji mających wpływ na uzyskiwanie zysku pełni dana strona w transakcji, tym większego zwrotu w niej oczekuje.

Określenie przewidywanych kosztów związanych z transakcją 

W tej części należy wskazać ogół kosztów związanych z przeprowadzaną transakcją dla obydwu stron transakcji.

Przewidywane koszty mogą obejmować nie tylko koszty bezpośrednie (te, które można przypisać indywidualnie określonym wyrobom), ale też koszty pośrednie, które nie są związane z daną transakcją, ale bezpośrednio wpływają na jej cenę. Elementy te również mają wpływ na wysokość ceny, jaką ustaliłyby pomiędzy sobą podmioty niezależne.

Przepisy nakazują zamieszczenie w dokumentacji wszystkich przewidywanych kosztów związanych z transakcją. Dlatego też nie ma obowiązku wykazywania rzeczywiście poniesionych kosztów transakcji, chyba że podatnik mógł je przewidzieć.

Poniżej przedstawiamy przykładowe koszty, które mogą znaleźć się w opisywanym punkcie:

  • cena towarów,

  • koszty transportu,

  • koszty organizacji odpraw celnych,

  • koszty magazynu.

W dokumentacji powinien zostać opisany także sposób i termin zapłaty.

Strony mogą regulować swoje zobowiązania poprzez:

  • płatność na raty,

  • kompensatę,

  • weksel,

  • przelew,

  • zapłatę gotówką.

Określenie metody i sposobu kalkulacji zysków

Przedstawienie metody i sposobu kalkulacji zysków ma wskazywać przedstawicielom fiskusa, jak podatnik kalkuluje swój zysk z transakcji. Sama metoda kalkulacji ceny w transakcji z podmiotem powiązanym musi być czytelna dla kontrolującego i łatwa do zastosowania w praktyce. Przeprowadzenie przez organy skarbowe kontroli ma przede wszystkim na celu stwierdzenie, czy wielkość zadeklarowanych przez podatnika dochodów wynika ze stosowania w transakcjach z podmiotami powiązanymi cen rynkowych, czy też zastosowano ceny transferujące dochód do podmiotu powiązanego.

Przepisy określają metody szacowania cen w transakcjach z podmiotami powiązanymi. Są to tzw. metody tradycyjne i metody zysku transakcyjnego, które dokładniej określa rozporządzenie Ministra Finansów. Przepisy nie zobowiązują podatnika do użycia jednej z metod tradycyjnych przy ustalaniu ceny transakcji z podmiotem powiązanym, jednak ze względu na to, że rozporządzenie obliguje władze podatkowe, by przy szacowaniu cen transakcyjnych stosowały metody tradycyjne przyjęte przez podatnika, wskazane jest zastosowanie jednej z metod tradycyjnych.

Określenie strategii gospodarczej

Wskazanie na strategię gospodarczą jest opcjonalnym elementem dokumentacji. Strategię gospodarczą określa się, jeżeli w jej wyniku cena transakcji odbiega od ceny, która byłaby ustalona w przypadku, gdy podmiot takiej strategii nie przyjął. Określenie strategii jest ważne, ponieważ przedsiębiorcy czasem ustalają cenę nieprzynoszącą dochodu w krótkim czasie, co związane jest właśnie z prowadzoną strategią.

Przyjęta strategia gospodarcza musi być realizowana i tylko wyjątkowe, niezależne od podatnika czynniki mogą stanowić przesłankę uzasadniającą odstąpienie od przyjętej strategii.

Podkreślić należy, że brak określenia strategii gospodarczej nie będzie wadą w dokumentacji w sytuacji, gdy przyjęta strategia nie miała wpływu na wartość transakcji. Nie ma wówczas potrzeby zamieszczania opisu strategii w dokumentacji podatkowej.

Określenie innych czynników mających wpływ na transakcję

W dokumentacji konieczne jest także wskazanie innych czynników, w przypadku gdy w celu określenia wartości przedmiotu transakcji czynniki te zostały uwzględnione przez jej strony.

Określenie korzyści oczekiwanych przez podmiot obowiązany do sporządzenia dokumentacji

Podmiot sporządzający dokumentację do transakcji związanych z uzyskaniem świadczeń (w tym usług) o charakterze niematerialnym, zobowiązany jest przedstawić oczekiwane w związku z ich zakupem wymierne korzyści ekonomiczne. Element ten nie jest konieczny w przypadku, gdy podatnik uzyskuje świadczenia o charakterze materialnym.