Podatek dochodowy, należący do najważniejszych dla przedsiębiorcy zobowiązań, nie ma najczęściej jednej, ustalonej kwoty. Podatek ten jest proporcjonalny, wyliczany na podstawie wysokości dochodów firmy. Zatem aby określenie jego wysokości było możliwe, konieczne jest rzetelne księgowanie i podsumowywanie firmowych przychodów i kosztów.
Obowiązek pierwszy - przechowywanie dokumentacji księgowej
Aby móc dokonać podsumowania kosztów i przychodów w firmie, przedsiębiorca musi opierać się na adekwatnych dowodach źródłowych. Tylko w takiej sytuacji urzędy skarbowe są bowiem w stanie określić, czy zaksięgowane zdarzenia naprawdę są odbiciem rzeczywistości.
Dlatego też przedsiębiorca powinien archiwizować wszystkie dokumenty księgowe. Wśród tych, które otrzymywane są od kontrahentów, wyróżnić można przede wszystkim faktury i rachunki. Poza tym koszty mogą być dokumentowane w określonych sytuacjach także dowodami wewnętrznymi - np. w przypadku konieczności zaksięgowania opłat sądowych i notarialnych, kosztów delegacji czy też parkowania samochodu.
Z drugiej strony, przedsiębiorca powinien posiadać także dokumenty przychodowe. Chodzi tu więc o - przede wszystkim - faktury albo rachunki, które zostały przekazane kontrahentom. Jeśli w firmie wykorzystywana jest kasa rejestrująca, dowodem dokumentującym przychód będą także raporty fiskalne - dobowe albo miesięczne. Jeśli podatnik korzysta ze zwolnienia z kasy, a dokonuje sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, to w jego dokumentacji musi znaleźć się także ewidencja sprzedaży bezrachunkowej. Ponadto, wśród przychodów można znaleźć takie, do których zaksięgowania konieczne będzie wystawienie dowodu wewnętrznego. Najpopularniejszym przykładem są odsetki do kapitału, zgromadzonego na wykorzystywanym dla celów działalności koncie bankowym.
Obowiązek drugi - tworzenie ewidencji
Aby określić, jaka jest rzeczywista suma przychodów i kosztów w danym okresie podatnik musi dokonać podsumowania - ale nie w dowolnej formie. W tym celu należy założyć odpowiednią ewidencję. Dla przedsiębiorców rozliczających się w postaci księgowości uproszczonej przewidziano dwie ewidencje (zależne od wybranego sposobu opodatkowania) - podatkową księgę przychodów i rozchodów oraz ewidencję przychodów.
Podatkowa księga przychodów i rozchodów jest najpopularniejszą metodą ewidencji, wykorzystywaną przy rozliczaniu się z podatku na zasadach ogólnych oraz w ramach podatku liniowego. Jej budowa nie jest skomplikowana - składa się ona bowiem z kolumn o określonej zawartości, opisanych dokładnie w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. W ciągu roku podatkowego podatnik powinien każdy przychód i każdy koszt wpisać do odpowiedniej kolumny - jako przychody ze sprzedaży towarów i usług, inne przychody, zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych, koszty uboczne zakupu, koszty wynagrodzeń albo inne wydatki związane z działalnością gospodarczą. Na zakończenie każdego miesiąca należy dokonać podsumowania kolumn - zarówno tylko dla tego konkretnego okresu, jak i narastająco, uwzględniają wszystkie przychody i koszty poniesione od rozpoczęcia roku podatkowego aż do danego momentu.
Ewidencja przychodów jest natomiast przeznaczona dla tych przedsiębiorców, którzy zdecydowali się na rozliczenia w postaci ryczałtu. Nie mają oni obowiązku ewidencjonowania kosztów (co nie oznacza, że są zwolnieni z przechowywania dokumentów zakupowych - mimo wszystko należy je - chronologicznie poukładane - archiwizować). Jak sama nazwa wskazuje, ewidencja przychodów służy do księgowania wyłącznie przychodów. Także w tym przypadku, na zakończenie miesiąca nie można zapominać o dokonaniu podsumowania.
Oczywiście, poza posiadaniem ewidencji dla celów podatku dochodowego, przedsiębiorca w bardzo wielu przypadkach ma obowiązek prowadzenia także innych zestawień - np. rejestrów VAT albo ewidencji środków trwałych.
Obowiązek trzeci - podatek dochodowy w ciągu roku
Po poprawnym zaksięgowaniu dokumentów i dokonaniu niezbędnych podsumowań przedsiębiorca może wyliczyć kwotę zaliczki na podatek dochodowy albo wartość zryczałtowanej kwoty podatku.
Zaliczki na podatek dochodowy wylicza ten przedsiębiorca, który prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów. Dlaczego mówi się o zaliczkach? Okresem rozliczenia właściwym dla podatku dochodowego jest rok podatkowy - od 1 stycznia do 31 grudnia. Jednakże opłacanie podatku dochodowego w jednej kwocie za cały rok mogłoby stanowić spory problem - dlatego przedsiębiorcy są zobowiązania do płacenia właśnie comiesięcznych (albo rzadziej - kwartalnych) zaliczek.
Podstawą obliczenia zaliczki na podatek dochodowy jest dochód - czyli suma uzyskanych od początku roku przychodów pomniejszona o poniesione od początku roku koszty. Tak wyliczony dochód może zostać zmniejszony jeszcze bardziej, o opłacone składki na ubezpieczenie społeczne oraz stratę z lat ubiegłych (do pięciu lat wstecz) - jeśli taka wystąpiła. Dopiero po dokonaniu tych obliczeń przedsiębiorca wyliczy kwotę podatku - czyli pomnoży wynik przez stawkę podatku - 18% lub 32% dla zasad ogólnych albo 19% dla podatku liniowego. Wartość podatku także można jeszcze pomniejszyć - o 7,75% podstawy zapłaconych składek na ubezpieczenie zdrowotne, a w przypadku opodatkowania na zasadach ogólnych - również o kwotę wolną od podatku. Wynik wszystkich obliczeń należy na końcu zaokrąglić zgodnie z podstawowymi matematycznymi zasadami - poniżej 50 gr należy przyjąć zaokrąglenie w dół, powyżej - w górę. W ten sposób uzyskuje się wartość zaliczki na podatek dochodowy.
Nieco łatwiejsze obliczenia czekają podatników, którzy zdecydowali się na ryczałt. W ich przypadku obliczenia różnią się właściwie wyłącznie tym, że podstawą opodatkowania są przychody z danego okresu, a nie naliczane narastająco od początku roku i niepomniejszane o koszty. Natomiast - tak jak w przypadku posiadaczy KPiR - wysokość podstawy może zostać zmniejszona o zapłacone składki na ubezpieczenie społeczne. Wartość podatku wylicza się poprzez przemnożenie wyniku przez stawkę podatku - w zależności od rodzaju działalności będzie to 3%, 5,5%, 8,5%, rzadziej 17% albo 20%. Wysokość podatku można także pomniejszyć o wspomnianą zapłaconą składkę na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości 7,75% jej podstawy, a uzyskany wynik należy na koniec zaokrąglić.
Oprócz powyższych zasad istnieją jeszcze dwa przypadki, w których wysokość zaliczek na podatek dochodowy jest stała. Pierwsza dotyczy sytuacji, kiedy przedsiębiorca decyduje się na zaliczkę uproszczoną. Jej wysokość jest ustalana, na podstawie wyników finansowych z poprzedniego roku podatkowego (lub - w przypadku braku dochodu - sprzed dwóch lat), a informacja o wybranej kwocie powinna zostać przekazana do naczelnika właściwego urzędu skarbowego. Następnie przedsiębiorca przez cały rok uiszcza zaliczkę w ustalonej kwocie, jednocześnie jednak prowadząc w swojej firmie wszystkie niezbędne ewidencje. Na ich podstawie dokonane zostanie podsumowanie na zakończenie roku podatkowego.
Druga sytuacja dotyczy natomiast formy rozliczeń w postaci karty podatkowej. W tym przypadku ustalana jest z naczelnikiem urzędu skarbowego kwota podatku, ale różnica polega na tym, że podatnik jest całkowicie zwolniony z obowiązku prowadzenia ewidencji. Jest to jednak bardzo specyficzna forma rozliczeń, do której musi być spełniony szereg dodatkowych warunków.
Zaliczki na podatek dochodowy podatnik ma obowiązek odprowadzać do urzędu. W tym przypadku możliwości są dwie - podatek dochodowy można bowiem rozliczać w formie miesięcznej albo kwartalnej. W pierwszym przypadku kwotę zobowiązania należy uiścić do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który dokonuje się wyliczenia. Rozliczenia kwartalne dokonywane są do 20 dnia po kwartale, który jest opłacany. Jeśli okaże się, że 20 wypada w dzień wolny od pracy, odpowiedni będzie pierwszy dzień roboczy po 20 dniu miesiąca. Wyjątkiem są rozliczenia w formie karty podatkowej - w tym przypadku zobowiązania muszą zostać uiszczone do 7 dnia kolejnego miesiąca. Podatek można opłacać zarówno w kasie urzędu, jak i wykorzystując przekazy pocztowe czy też przelewy bankowe.
Może się także zdarzyć sytuacja, że zaliczka na podatek dochodowy nie wystąpi. Jest to możliwe, biorąc pod uwagę, że np. dla zasad ogólnych obowiązuje kwota wolna od podatku (3091 zł w roku 2013). W takiej sytuacji podatnik nie ma w danym okresie żadnych obowiązków wobec urzędu skarbowego z tytułu podatku dochodowego - od 2007 roku nie ma już bowiem obowiązku składania deklaracji PIT-5 lub PIT-5K, dotyczących właśnie zaliczek na podatek dochodowy.
Obowiązek czwarty - rozliczenie roczne
Jak wspomniano wcześniej, podatek dochodowy odprowadzany do urzędu skarbowego dotyczy dochodów, które podatnik uzyskał w ciągu całego roku podatkowego. Dlatego też po zakończeniu takiego okresu rozliczeniowego przedsiębiorca ma obowiązek złożenia do urzędu skarbowego zeznania rocznego.
Przedsiębiorcy, rozliczający się na zasadach ogólnych, mają obowiązek złożenia do urzędu skarbowego deklaracji PIT-36 w terminie do 30 kwietnia następnego roku podatkowego (dla przykładu - PIT roczny za rok 2013 trzeba będzie złożyć do 30 kwietnia 2014 roku). Podatnik, który wybrał zasady liniowe, także rozlicza się do 30 kwietnia, składając jednakże deklarację PIT-36L.
Ryczałtowcy mają nieco mniej czasu na dokonanie niezbędnych podsumowań - w ich przypadku właściwą deklarację PIT-28 należy bowiem złożyć do 31 stycznia kolejnego roku podatkowego.
W deklaracji podsumowującej podatnik określa, ile w danym roku uzyskał dochodu (bądź - przy ryczałcie - przychodu) oraz w jakiej wysokości odprowadzony został podatek. Jeśli okaże się, że suma wpłat jest niższa niż wymagana kwota podatku, konieczne będzie dopłacenie niedoboru. W sytuacji odwrotnej urząd skarbowy ma obowiązek zwrócenia nadpłaty na konto bankowe podatnika - w terminie do 3 miesięcy od dnia złożenia deklaracji PIT.
