Poradnik Przedsiębiorcy

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop – jak rozliczyć?

Rozwiązałam z pracownikiem umowę o pracę za porozumieniem stron. Po zakończeniu okresu wypowiedzenia pozostały mu jeszcze niewykorzystane dni urlopu, za które chcę wypłacić mu należny ekwiwalent. W jaki sposób ująć ekwiwalent za niewykorzystany urlop w KPiR?

Ewelina, Łódź

 

Niewykorzystany przez pracownika w okresie zatrudnienia należny mu urlop może zostać wypłacony w formie ekwiwalentu po zakończeniu zatrudnienia. Wówczas jak najbardziej można ująć go w kosztach działalności, spełnia on bowiem definicję kosztów uzyskania przychodów.

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop, obok nagród i premii, jest jednym ze sposobów wynagradzania pracowników, innym niż wynagrodzenie z tytułu umowy o pracę. W przypadku, gdy po ustaniu stosunku pracy pracownikowi pozostaną jeszcze niewykorzystane dni urlopu wypoczynkowego i nie będzie on podpisywał z ówczesnym pracodawcą kolejnej umowy, wówczas nie będzie miał fizycznej możliwości wykorzystania urlopu wypoczynkowego na dotychczasowych zasadach, czyli w formie świadczenia w naturze. W dniu, w którym następuje zakończenie lub wygaśnięcie stosunku pracy łączącego pracownika i pracodawcę, niewykorzystany urlop naliczony do końca trwania umowy, zgodnie z art. 171 § 1 Kodeksu pracy, przekształca się automatycznie w ekwiwalent pieniężny: W przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny.

Moment wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop

Wypłata ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, powinna nastąpić w dniu, w którym pracownik, zgodnie z przepisami, nabywa do niego prawo, czyli w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Od tej zasady istnieje jednak wyjątek określony w art. 171 § 3 Kodeksu pracy, w którego przypadku pracodawca nie ma obowiązku wypłaty pracownikowi ekwiwalentu za niewykorzystany w naturze urlop wypoczynkowy: Pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego, o którym mowa w § 1, w przypadku, gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą.

Zgodnie z powyższym, w przypadku gdy pracodawca zawiera z pracownikiem kolejną umowę o pracę, bezpośrednio po zakończeniu wcześniejszej, może na podstawie porozumienia z pracownikiem przenieść niewykorzystany urlop na poczet kolejnego zatrudnienia, bez konieczności wypłaty w formie ekwiwalentu pieniężnego. W przypadku wystąpienia chociażby jednego dnia przerwy pomiędzy ówczesnym a nowym zatrudnieniem, niewykorzystany urlop wypoczynkowy, naliczony podczas pierwszego zatrudnienia, będzie podlegał obowiązkowi wypłaty w formie ekwiwalentu pieniężnego.

Ekwiwalent pieniężny jest obliczany w oparciu o współczynnik ekwiwalentu stosowany na dany rok podatkowy (w 2018 r. jest to wartość 20,92) oraz przeciętne wynagrodzenie pracownika.

Przykład 1.

Umowa o pracę pomiędzy pracownikiem a pracodawcą zostaje rozwiązana za porozumieniem stron 29 kwietnia. W dniu, w którym ustał stosunek pracy, pracownikowi pozostało 6 dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego.

Na skutek zakończenia umowy wiążącej pracownika i pracodawcę 29 kwietnia, dnia następnego, tj. 30 kwietnia pracownik nabywa prawo do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany w naturze urlop wypoczynkowy. Pracodawca jest zobowiązany wypłacić pracownikowi ekwiwalent pieniężny 30 kwietnia na wskazany przez pracownika rachunek bankowy lub w formie gotówkowej na podstawie sporządzonego rachunku.

Przykład 2.

23 maja wygasa umowa o pracę pomiędzy pracownikiem a pracodawcą. Na dzień rozwiązania umowy pracownikowi pozostało 11 dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego, które zgodnie z podpisanym porozumieniem pomiędzy nim a pracodawcą zostaną przeniesione na poczet kolejnej umowy o pracę zawartej odpowiednio 24 maja.

W powyższym przypadku pracodawca nie ma obowiązku wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany przez pracownika urlop wypoczynkowy, przysługujący mu w okresie pierwszego zatrudnienia. Zgodnie z przepisami, jeśli na podstawie porozumienia pracownika i pracodawcy niewykorzystany urlop wypoczynkowy zostanie bowiem przeniesiony na poczet kolejnego zatrudnienia, nie ulega automatycznej zamianie na ekwiwalent pieniężny. Przy czym kolejne zatrudnienie musi następować bezpośrednio po ustaniu pierwszego.

Wypłata ekwiwalentu w formie pieniężnej – koszt podatkowy po stronie pracodawcy

Wydatek związany z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego stanowi dla pracodawcy koszt uzyskania przychodów i podlega ujęciu w księdze przychodów i rozchodów. Ponadto zgodnie z art. 18 ust. 1 i art. 20 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych należny ekwiwalent za niewykorzystany urlop stanowi w rozumieniu przepisów przychód ze stosunku pracy i zgodnie z tym obowiązkowo podlega oskładkowaniu. Kwota należna ekwiwalentu pieniężnego stanowi wówczas podstawę do naliczenia składek społecznych oraz odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy.

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy jest wypłacany w formie pieniężnej na rachunek bankowy wskazany przez pracownika lub w formie gotówkowej na podstawie sporządzonego rachunku. Koszt związany z wypłatą ekwiwalentu podlega księgowaniu w KPiR na podstawie sporządzonej listy płac, w dacie faktycznej wypłaty, poprzez ujęcie wynikającej z niej kwoty brutto w kolumnie 12 KPiR – wynagrodzenia w gotówce i naturze.

Wypłata ekwiwalentu w formie pieniężnej – koszt podatkowy po stronie pracodawcy

Wydatek związany z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego stanowi dla pracodawcy koszt uzyskania przychodów i podlega ujęciu w księdze przychodów i rozchodów. Ponadto zgodnie z art. 18 ust. 1 i art. 20 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych należny ekwiwalent za niewykorzystany urlop stanowi w rozumieniu przepisów przychód ze stosunku pracy i zgodnie z tym obowiązkowo podlega oskładkowaniu. Kwota należna ekwiwalentu pieniężnego stanowi wówczas podstawę do naliczenia składek społecznych oraz odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy.

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy jest wypłacany w formie pieniężnej na rachunek bankowy wskazany przez pracownika lub w formie gotówkowej na podstawie sporządzonego rachunku. Koszt związany z wypłatą ekwiwalentu podlega księgowaniu w KPiR na podstawie sporządzonej listy płac, w dacie faktycznej wypłaty, poprzez ujęcie wynikającej z niej kwoty brutto w kolumnie 12 KPiR – wynagrodzenia w gotówce i naturze.

Naliczenie ekwiwalentu za urlop w systemie wFirma.pl

System do rozliczania pracowników wFirma.pl posiada funkcję automatycznego naliczenia ekwiwalentu za urlop dla pracownika, z którym stosunek pracy zostanie rozwiązany. Po oznaczeniu zakończenia umowy wystarczy przejść do KADRY » PRACOWNICY kliknąć na imię nazwisko pracownika i po otwarciu się okna przejść do DODATKI I POTRĄCENIA » DODAJ, następnie wybrać z listy EKWIWALENT ZA URLOP.

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop - jak dodać

Po sprawdzeniu podanych danych wystarczy zapisać ten składnik.

 Ekwiwalent za niewykorzystany urlop - parametry

Podczas tworzenia listy płac pojawi zostanie uwzględniony automatycznie.