Zgodnie z przepisami, podstawą do ujęcia wydatków w kosztach uzyskania przychodu są dowody księgowe. Najpopularniejsze z nich to faktura lub rachunek. Wśród nich nie została wymieniona faktura zaliczkowa, ale w praktyce mogą wystąpić zgodne z przepisami przesłanki, które zezwalają na odstępstwo od zasad ogólnych. Czy jest możliwa ewidencja kosztu w KPiR na podstawie faktury zaliczkowej?
Ewidencja kosztu w KPiR
Co do zasady, kosztem uzyskania przychodu mogą być wydatki związane z działalnością gospodarczą podatnika, przyczyniające się do osiągnięcia przychodu lub zabezpieczające jego źródło powstania. Z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT, które w żadnym przypadku nie mogą stanowić kosztu uzyskania przychodu.
Poniesiony wydatek powinien być prawidłowo udokumentowany. Podstawowym dowodem służącym do tego celu jest faktura, przy czym w wyjątkowych okolicznościach może do tego posłużyć paragon. Dodatkowo podatnik powinien w sposób racjonalny uzasadnić zakwalifikowanie danego wydatku w kosztach.
Organy podatkowe oraz doktryna prawa podatkowego narzucają pewien dodatkowy warunek dotyczący kosztów uzyskania przychodu, mając na uwadze ogół obowiązujących regulacji. Zaliczenie danego wydatku do kosztów podatkowych jest możliwe tylko, gdy wydatek ma charakter definitywny (ostateczny i bezzwrotny).
Faktura - wzór z omówieniem
Faktura zaliczkowa nie podlega księgowaniu do KPiR ani momencie jej zapłaty, ani w momencie jej wystawienia. Podstawą do ujęcia kosztu, w tym zapłaconej na jego poczet zaliczki, będzie dopiero faktura końcowa. Po co zatem kupującemu faktura zaliczkowa?
Faktura zaliczkowa nie stanowi kosztu w PIT, ale daje prawo do odliczenia podatku VAT już w momencie jej otrzymania. W związku z tym, co do zasady, faktura zaliczkowa ewidencjonowana jest w Rejestrze VAT.
Zaliczka a koszt uzyskania przychodu w KPiR
Przepisy podatkowe nie odnoszą się wprost do ujmowania zaliczek w kosztach podatkowych. Natomiast zastosowanie wobec ujmowania faktur zaliczkowych w KPiR będzie miała zasada wyznaczona przez organy podatkowe mówiąca, iż wydatek powinien mieć charakter definitywny.
Zaliczka wpłacona na poczet dostawy towaru lub usługi zasadniczo nie ma charakteru definitywnego ze względu na możliwość jej zwrotu przed terminem dostawy towarów lub wykonania usługi. Z tego powodu nie stanowi kosztów uzyskania przychodów. Należy jednak zwrócić uwagę, że nie każde wcześniejsze wpłacenie określonej kwoty rozumiane jest jako zaliczka. O kwalifikacji wpłaconej należności, jako kosztu podatkowego, decyduje jej charakter.
Ewidencja kosztu w KPiR na podstawie faktury zaliczkowej
W przypadku, gdy faktura zaliczkowa obejmuje całą kwotę należną będącą tym samym pełną podstawą opodatkowania VAT z tytułu danej transakcji, podatnik nie ma obowiązku wystawienia faktury końcowej. Dotyczy to również kilku faktur dokumentujących otrzymane zaliczki, jeżeli były one zapłacone w częściach, a razem dały 100% wartości zamówienia. Stanowisko takie przyjął m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 5 września 2014 r., nr ITPP3/443-323/14/AT.
Podatnik prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą zwrócił się z pytaniem dotyczącym wynajmu stoiska reklamowego. Z tego tytułu co miesiąc dostaje fakturę zaliczkową, natomiast nie jest wystawiana faktura końcowa na koniec roku kalendarzowego. Zatem czy w takiej sytuacji wydatki udokumentowane tylko fakturami zaliczkowymi mogą zostać ujęte w KPiR?
Z opisanej przez podatnika sytuacji wynika, iż faktura zaliczkowa, którą otrzymuje, opiewa na pełną kwotę miesięcznego czynszu. Jednocześnie wynajmujący na podstawie zawartej umowy właśnie takim tytułem traktuje wpłaconą przez podatnika zaliczkę i w rezultacie nie wystawia faktury końcowej. W tej sytuacji należy uznać, iż wpłacona zaliczka przyjmuje charakter wydatku definitywnego (ostatecznego). Ze względu na spełnienie tego warunku oraz powyższą interpretację Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy, pomimo braku faktury końcowej można taki wydatek ująć w KPiR na podstawie faktury zaliczkowej.
| Ważne! Koszt w przypadku 100% faktury końcowej powstaje nie w momencie wystawienia faktury (jak to jest w przypadku zwykłych faktur VAT) a w momencie dokonania sprzedaży/zakupu (otrzymania dostawy towaru/wykonania usługi). |
Podsumowując, ewidencja kosztu w KPiR na podstawie 100% faktury zaliczkowej jest dopuszczalna przez organy podatkowe, co potwierdzają wydane interpretacje indywidualne. Natomiast odnoszą się one do indywidualnych sytuacji podatników na tle konkretnych stanów faktycznych, wobec tego, aby móc zaksięgować koszt na podstawie faktury zaliczkowej każdy przypadek wymaga indywidualnej oceny.
