Poradnik Przedsiębiorcy

Ewidencja sprzedaży na kasie fiskalnej a korekta transakcji

Podatnicy dokonujący sprzedaży towarów i usług nadal mają problemy z ustaleniem prawidłowej stawki podatku VAT. Ponadto w wielu przypadkach korzystają z kasy fiskalnej z błędnie zaprogramowaną stawką podatku. W wielu przypadkach podatnik zamiast zwolnienia błędnie opodatkowuje swoją sprzedaż. Takie błędy zazwyczaj nie są wychwycone od razu i ewidencja sprzedaży na kasie fiskalnej jest błędna. Podatnicy mają problem z tym, jak w takim przypadku naprawić swój błąd. 

Czym jest ewidencja sprzedaży na kasie fiskalnej?

Zakres prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika z art. 111 ustawy o podatku od towarów i usług – dalej: ustawa o VAT. W myśl tego przepisu, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Powyższy przepis określa więc generalną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonego w nim kręgu odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Zatem jednym z podstawowych kryteriów decydujących o obowiązku stosowania do ewidencjonowania kas rejestrujących jest status nabywcy wykonywanych przez podatnika świadczeń.

Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:

  • w postaci papierowej lub

  • za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony.

Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani dokonać wydruku dokumentów wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących. Zatem w sytuacji, kiedy sprzedawca jest obowiązany do ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, dokumentem potwierdzającym fakt sprzedaży jest m.in. paragon fiskalny.

Kasa rejestrująca jest więc szczególnego rodzaju ewidencją podatkową. Ma ona charakter ewidencji sprzedaży, gdyż zarejestrowaniu w niej podlegają transakcje opodatkowane wykonane przez podatnika.

Wymóg stosowania przez określone grupy podatników kas rejestrujących został wprowadzony przede wszystkim ze względu na potrzebę zapewnienia kontroli nad rzetelnością deklarowanych podstaw opodatkowania, w sytuacjach, gdy sprzedaż, która nie jest dokumentowana w żaden inny sposób, a więc nie ma możliwości sprawdzenia, czy dana transakcja faktycznie miała miejsce. Obowiązek ewidencjonowania w kasie dotyczy bowiem tych transakcji, w których przypadku nie ma bezwzględnego obowiązku wystawiania faktur je dokumentujących (faktury wystawiane są wyłącznie na żądanie nabywców – osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej).

Ewidencja sprzedaży na kasie fiskalnej - co zawiera paragon fiskalny?

Paragon fiskalny zawiera co najmniej cenę jednostkową towaru lub usługi, ilość i wartość sumaryczną sprzedaży danego towaru lub usługi z oznaczeniem literowym przypisanej stawki podatku, wartość opustów, obniżek lub narzutów, o ile występują, wartość sprzedaży brutto i wysokość podatku według poszczególnych stawek podatku z oznaczeniem literowym po uwzględnieniu opustów, obniżek lub narzutów, wartość sprzedaży zwolnionej od podatku, łączną kwotę podatku, łączną kwotę sprzedaży brutto.

Tym samym jednym z najważniejszych elementów paragonu jest wykazanie stawki podatku. Ponadto w przypadku sprzedaży zwolnionej należy wykazać jej wartość.

Rejestrowanie na kasie fiskalnej nie dotyczy tylko czynnych podatników VAT, lecz także podatników zwolnionych przedmiotowo i podmiotowo.

Co istotne, podatnicy stosujący kasy winni dokonywać sprawdzenia poprawności jej pracy, ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowego zaprogramowania nazw towarów i usług, stawek podatku, waluty ewidencyjnej wraz z jej symbolem i wartością przelicznika, wskazań daty i czasu oraz właściwego przypisania nazw towarów i usług do stawek podatku lub zwolnienia od podatku oraz niezwłocznie zgłaszają podmiotowi prowadzącemu serwis każdą nieprawidłowość w pracy kasy. 

Przykład 1.

Podatnik ma obowiązek prowadzenia ewidencji za pomocą kasy rejestrującej. Zauważył, że kasa ma błędnie zaprogramowaną stawkę podatku na sprzedaż wapna. Co powinien zrobić w takiej sytuacji?

Jak to wyżej opisaliśmy, podatnik odpowiada za stawki zaprogramowane na kasie fiskalnej. Tym samym winien on niezwłocznie poinformować serwisanta, aby zmienił stawkę podatku na kasie fiskalnej. 

Należy zauważyć, że na podatniku spoczywa obowiązek rzetelnego udokumentowania prowadzonych transakcji w urządzeniach księgowych, tak by odzwierciedlały faktyczny ich przebieg. Prowadzone przez podatnika urządzenia księgowe powinny w sposób rzetelny odzwierciedlać przebieg zaistniałych zdarzeń związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, w tym zawierać między innymi dane niezbędne do ustalenia przyczyn zaistniałej korekty zapisów w prowadzonych wcześniej ewidencjach.

Błędna stawka na kasie fiskalnej a ewidencja sprzedaży na kasie fiskalnej

Kasa fiskalna, a w szczególności pamięć fiskalna kasy, zostały skonstruowane w sposób uniemożliwiający jakąkolwiek ingerencję podatnika (również podmiotów wykonujących serwis techniczny kas rejestrujących), co oznacza, że dane raz wprowadzone do kasy (transakcja zakończona wydrukowaniem paragonu) nie podlegają już modyfikacji. Korekta danej transakcji (treści paragonu fiskalnego) jest możliwa jedynie przed wydrukowaniem paragonu, czyli zapisaniem danych w pamięci fiskalnej. Jednakże zakaz ingerencji w pamięć fiskalną nie oznacza zakazu korekty samej transakcji sprzedaży, gdyż to dokumentacja kasowa transakcji nie podlega korekcie, a nie sama transakcja sprzedaży (w istocie obowiązuje jedynie zakaz zmiany treści paragonu). Dotyczy to zarówno kas z elektroniczną lub papierową kopią paragonu, jak i kas fiskalnych on-line.

Przykład 2.

Podatnik od wielu lat prowadzi agroturystykę. Ewidencję sprzedaży prowadzi za pomocą kasy fiskalnej. Zmienił kasę fiskalną na kasę online. W wyniku zmiany urządzenia błędnie zaprogramowano sprzedaż jako opodatkowaną stawka podatku w wysokości 8%. Podatnik, dokonując sprzedaży, zwrócił uwagę na powyższy błąd. Co istotne, jest on zwolnionym podmiotowo podatnikiem VAT. Jak może skorygować sprzedaż na kasie fiskalnej? 

Ustawodawca w bardzo szczegółowy sposób określa, w jaki sposób należy dokonać korekty ewidencji w sytuacji wystąpienia oczywistej pomyłki. Przez oczywistą pomyłkę należy rozumieć taką pomyłkę, która ma miejsce w momencie sprzedaży bądź niezwłocznie po niej. O oczywistej pomyłce można mówić również w sytuacji, gdy sprzedawca ewidencjonuje na kasie sprzedaż towarów i dodatkowo np. ewidencjonuje towar, który nie został sprzedany. Za oczywistą pomyłkę należy uznać również przypadek, w którym sprzedawca, zamiast ewidencjonować na kasie stawkę podatku w wysokości 8%, naliczy stawkę 30%, a zatem stawkę, która nie jest przewidziana w przepisach VAT (stawka taka nie istnieje).

Biorąc pod uwagę powyższe, oczywista omyłka jest to więc pomyłka, którą łatwo zauważyć, a „oczywistość” omyłki, rozumianej jako określenie niedokładności, nasuwa się każdemu bez potrzeby dodatkowych ustaleń, dokumentów.

Należy zauważyć, że w sytuacji, gdy błędna informacja w ewidencji prowadzonej przy użyciu kas rejestrujących nie zostanie ujawniona w momencie sprzedaży, lecz po upływie pewnego czasu od sprzedaży, nie można mówić o wystąpieniu oczywistej omyłki. Po upływie jakiegoś czasu od sprzedaży nie jest możliwe stwierdzenie błędów w ewidencji prowadzonej przy użyciu kas rejestrujących, np. stawki podatku. Tym samym w analizowanym przypadku nie można mówić o oczywistej omyłce.

Obowiązujące przepisy prawa nie przewidują możliwości skorygowania błędnie zewidencjonowanej sprzedaży i podatku należnego zewidencjonowanego za pomocą kasy rejestrującej, w sytuacji gdy powstałe błędy nie są efektem oczywistej pomyłki, jednakże brak regulacji prawnych w tym zakresie nie może pozbawić podatnika możliwości dokonania korekty, jeżeli możliwe jest wykazanie, że obrót z danej transakcji był inny niż kwota figurująca na paragonie bądź też paragon nie odzwierciedla zaistniałego stanu faktycznego.

Ponieważ kasa rejestrująca nie pozwala na korektę danych zapisanych w pamięci fiskalnej (tj. po wydrukowaniu paragonu), to korekta błędnych zapisów powinna być dokonywana za pomocą innych urządzeń księgowych. W takim przypadku należy prowadzić tzw. ewidencję korekt, z której musi dokładnie wynikać kwota korekty sprzedaży i podatku należnego. Ewidencja taka nie ma określonego wzoru, ale wskazane jest, aby zawierała co najmniej dane niezbędne do ustalenia przyczyn zaistniałej korekty, a zapisy w niej widniejące pozwalały na określenie prawidłowej kwoty obrotu i podatku należnego.

Podatnik może więc skorygować wartości z kasy fiskalnej. Co istotne, w przypadku wystawienia innego dokumentu sprzedaży niż faktura, w przedmiotowej sprawie paragonu fiskalnego, w którym wykazano kwotę podatku należnego, mimo że sprzedaż podlegała zwolnieniu od podatku od towarów i usług, wystawca paragonu nie ma obowiązku zapłaty wykazanej na paragonie kwoty podatku.

Podsumowując, w przypadku wystawienia paragonu fiskalnego, w którym wykazano kwotę podatku należnego, mimo że sprzedaż podlegała zwolnieniu od podatku od towarów i usług, podatnik nie ma obowiązku zapłaty wykazanej na paragonie kwoty podatku VAT. Podatnik jest zobowiązany prowadzić ewidencję korekt, z której wynika kwota korekty sprzedaży i podatku należnego oraz wskazanie przyczyny zaistniałej korekty.

W naszym przypadku podatnik nie ma więc obowiązku zapłaty podatku należnego, wynikającego z paragonów fiskalnych wystawionych w okresie omyłkowego „zafiskalizowania” stawki podatku. Ponadto musi dokonać właściwej korekty w prowadzonej ewidencji korekt.

Tym samym można dokonywać korekt błędnie zaprogramowanej stawki VAT.