Poradnik Przedsiębiorcy

Zwolnienia z kasy fiskalnej a faktury wystawiane dla osób prywatnych

Posiadanie kasy fiskalnej w firmie to szereg formalności koniecznych do spełnienia dla przedsiębiorcy. Począwszy od zgłoszenia jej w urzędzie skarbowym i fiskalizacji, poprzez wykonywanie przeglądów technicznych urządzenia w określonych terminach, aż po konieczność regularnego drukowania raportów dobowych i miesięcznych. Osoby prowadzące działalność gospodarczą zobowiązane są do nabijania każdej pojedynczej transakcji bezpośrednio po dokonaniu sprzedaży oraz wydawania paragonu dla klienta. Szereg obowiązków związanych z posiadaniem kasy fiskalnej może zniechęcić osoby rejestrujące firmę do jej zakupu i używania w działalności, dlatego młodzi przedsiębiorcy chętnie korzystają ze zwolnienia z kasy fiskalnej.

Komu przysługuje limit zwolnienia z kasy fiskalnej?

Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej dotyczy wyłącznie przedsiębiorców dokonujących sprzedaży na rzecz osób fizycznych lub rolników ryczałtowych. Oznacza to, że osoba prowadząca działalność i świadcząca usługi bądź sprzedająca towary wyłącznie dla firm nie musi kupować kasy fiskalnej i używać jej do rejestrowania swoich przychodów.

Przepisy przewidują również kilka rodzajów zwolnień z obowiązku stosowania kas fiskalnych, także dla osób dokonujących sprzedaży na rzecz osób prywatnych lub rolników ryczałtowych. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, zwolnienie z kasy ze względu na limit obrotów do 20 000 zł w skali roku, dotyczy przedsiębiorców rozpoczynających i kontynuujących prowadzenie działalności, jednak z pewnymi wyjątkami.

Ze zwolnienia z kasy fiskalnej nie mogą skorzystać m.in. osoby dokonujące
1) dostawy:

  • gazu płynnego,
  • części do silników,
  • części i akcesoriów do pojazdów silnikowych (z wyłączeniem motocykli),
  • sprzętu fotograficznego, z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego,
  • wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, których dostawa nie może korzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT,
  • wyrobów tytoniowych, napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2% oraz napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5%,
  • perfum i wód toaletowych;

2) świadczenia usług:

  • w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów,
  • prawniczych,
  • doradztwa podatkowego,
  • fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych

Trzeba mieć na uwadze, że od 1 stycznia 2018 r. weszło w życie nowe rozporządzenie w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas (Dz. U. z 2017 r. poz. 2454), w którym poszerzony został katalog czynności zwolnionych z obowiązku stosowania kasy rejestrującej o następujące pozycje:

  • usługi kulturalne i rozrywkowe – wyłącznie w zakresie wstępu na przedstawienia cyrkowe,
  • usługi związane z rozrywką i rekreacją – wyłącznie w zakresie wstępu do wesołych miasteczek, parków rozrywki, na dyskoteki, sale taneczne,
  • usługi w zakresie wymiany walut, z wyłączeniem usług świadczonych przez banki i spółdzielcze kasy oszczędnościowo-kredytowe.

Pełny katalog czynności wyłączonych ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kasy fiskalnej, bez względu na wartość osiąganych obrotów, zawiera art. 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących. Osoby dokonujące dostawy towarów lub świadczące usługi wymienione w rozporządzeniu zobowiązane są do zakupu kasy i ewidencjonowania na niej sprzedaży na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych już od pierwszego dnia prowadzenia działalności.

Faktury wystawiane dla osób prywatnych a limit zwolnienia z kasy fiskalnej

Do limitu zwolnienia z kasy fiskalnej należy wliczyć wyłącznie sprzedaż dla osób fizycznych lub rolników ryczałtowych. Jeżeli w ramach działalności sprzedajemy swoje usługi/towary zarówno dla firm, jak i osób prywatnych, to wartość sprzedaży na rzecz kontrahentów prowadzących firmę nie jest uwzględniana do limitu obrotów 20 000 zł.

Wątpliwości przedsiębiorców mogą pojawić się w sytuacji, gdy osoby fizyczne życzą sobie wystawienia faktury dokumentującej transakcję. Z jednej strony bowiem sprzedaż dotyczy osoby prywatnej, jednak z drugiej – udokumentowana ona została fakturą. Niezależnie od tego, czy transakcja na rzecz osoby fizycznej potwierdzona jest fakturą, czy jest to sprzedaż nieudokumentowana, każdą z nich dla osoby fizycznej trzeba uwzględnić do limitu obrotów umożliwiającego prowadzenie działalności bez kasy fiskalnej. Do limitu mamy bowiem obowiązek wliczyć całość sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych.

Regulacje w tej kwestii znajdziemy jedynie w art. 3 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących:

(...) “Zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania w danym roku podatkowym, nie dłużej jednak niż do dnia 31 grudnia 2017 r.:
podatników, u których obrót zrealizowany na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie przekroczył w poprzednim roku podatkowym kwoty 20.000 zł, a w przypadku podatników rozpoczynających w poprzednim roku podatkowym dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli obrót z tego tytułu nie przekroczył, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w poprzednim roku podatkowym, kwoty 20.000 zł;” (...) 

Z uwagi na brak innych przepisów wskazujących brak obowiązku wliczania do limitu, który obliguje do zainstalowania kasy fiskalnej, sprzedaży na rzecz osób fizycznych udokumentowanej na podstawie faktur, nie mamy prawa do nieuwzględnienia wartości takiej sprzedaży przy ustalaniu obrotów zwolnionych z ewidencji na kasie.

W jaki sposób liczyć limit obrotów zwolnienia z kasy fiskalnej dla osób rozpoczynających prowadzenie działalności w trakcie roku podatkowego?

Jak już zostało wspomniane, obowiązujący limit zwolnienia z kasy fiskalnej 20 000 zł to limit obrotów w odniesieniu do pełnego roku podatkowego. Oznacza to, że osoby rozpoczynające prowadzenie działalności gospodarczej w trakcie roku, powinny dokonać stosownego przeliczenia przysługującego im limitu obrotów zwolnionych z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kasy fiskalnej.

Przykład 1.

Pan Adam rozpoczął prowadzenie działalności 1 czerwca 2018 roku i zamierza w jej ramach świadczyć usługi szklarskie na rzecz osób fizycznych. Do jakiego limitu obrotów może prowadzić działalność bez konieczności zakupu kasy fiskalnej?

W celu ustalenia limitu obrotów, do którego przysługiwać będzie zwolnienie z kasy rejestrującej, należy w pierwszej kolejności ustalić, przez ile dni w roku działalność będzie zarejestrowana. W przypadku pana Adama jest to 214 dni. Następnie kwotę limitu (20 000 zł) mnożymy przez stosunek liczby dni prowadzenia firmy (214) do liczby dni w roku podatkowym (365).

20 000 zł x 214/365 = 11 726,03 zł.

Jeżeli zatem pan Adam osiągnie w trakcie 2018 roku obroty w kwocie większej niż 11 726,03 zł, to będzie zobowiązany do zakupu kasy fiskalnej.