Poradnik Przedsiębiorcy

Zgłoszenie kasy fiskalnej do urzędu skarbowego - kogo obowiązuje?

Kasa rejestrująca jest urządzeniem, z którego musi korzystać coraz większa liczba podatników. Zakres zwolnień z jej posiadania kurczy się z roku na rok. Powyższe spowodowało, że praktycznie każdy podatnik sprzedający towary lub usługi na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych musi posiadać kasę fiskalną. Aby prowadzić ewidencję sprzedaży, konieczne jest zgłoszenie kasy fiskalnej do urzędu skarbowego.

Obowiązek prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kasy fiskalnej

Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika z zapisu art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2017 r., poz. 1221, z późn. zm.), dalej jako ustawa o VAT. Zgodnie z tym przepisem podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Powyższy przepis określa generalną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.

Stosownie do art. 111 ust. 1a ustawy o VAT do obrotu wykazywanego w ewidencji, o której mowa w ust. 1, nie wlicza się kwoty podatku należnego.

Jak wynika z art. 2 pkt 22 ustawy o VAT, przez sprzedaż należy rozumieć odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Na podstawie art. 111 ust. 8 ustawy o VAT minister właściwy do spraw finansów publicznych może zwolnić, w drodze rozporządzenia, na czas określony, niektóre grupy podatników oraz niektóre czynności z obowiązku, o którym mowa w ust. 1, oraz określić warunki korzystania ze zwolnienia, mając na uwadze interes publiczny, w szczególności sytuację budżetu państwa.

Zwolnienie ze względu na wysokość obrotów

Na wstępie należy przypomnieć, że zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji przy użyciu kas rejestrujących niektórych czynności i niektórych grup podatników oraz terminów rozpoczęcia prowadzenia tej ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących od 1 stycznia 2018 r. reguluje rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 20 grudnia 2017 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. z 2017 r., poz. 2454, z późn. zm.), dalej jako rozporządzenie.

Zawarte w powołanym rozporządzeniu regulacje przewidują zwolnienie z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących ze względu na wysokość obrotu do określonej tym przepisem wysokości obrotów (zwolnienie podmiotowe) oraz zgodnie z załącznikiem do rozporządzenia (zwolnienie przedmiotowe).

Zgodnie z § 3 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania w danym roku podatkowym, nie dłużej jednak niż do 31 grudnia 2018 r., podatników, u których obrót zrealizowany na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie przekroczył w poprzednim roku podatkowym kwoty 20 000 zł, a w przypadku podatników rozpoczynających w poprzednim roku podatkowym dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli obrót z tego tytułu nie przekroczył, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w poprzednim roku podatkowym, kwoty 20 000 zł.

W myśl § 3 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia, zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania w danym roku podatkowym, nie dłużej jednak niż do 31 grudnia 2018 r. podatników rozpoczynających po 31 grudnia 2017 r. dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli przewidywany przez podatnika obrót z tego tytułu nie przekroczy, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w danym roku podatkowym, kwoty 20 000 zł.

Zgodnie z § 3 ust. 2 rozporządzenia, zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, nie stosuje się do podatników, którzy w poprzednim roku podatkowym byli obowiązani do ewidencjonowania lub przestali spełniać warunki do zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania.

Jak stanowi § 5 ust. 1 rozporządzenia, w przypadku podatników korzystających ze zwolnienia, o którym mowa w § 3 ust. 1 pkt 1, zwolnienie to traci moc po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym podatnik przekroczył obrót w kwocie 20 000 zł realizowany na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.

W przypadku podatników korzystających ze zwolnienia, o którym mowa w § 3 ust. 1 pkt 2, zwolnienie to traci moc po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym podatnik przekroczył obrót z tytułu dostawy towarów lub świadczenia usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności, w kwocie 20 000 zł (§ 5 ust. 2 rozporządzenia).

Biorąc pod uwagę powyższe, podatnik, który utracił prawo do zwolnienia, jest zobowiązany do zgłoszenia kasy fiskalnej do urzędu skarbowego oraz jej instalację w terminie dwóch miesięcy po miesiącu, w którym przekroczył obrót. Ponadto, co bardzo istotne, podatnikowi rozpoczynającemu ewidencjonowanie przy zastosowaniu kasy rejestrującej przysługuje prawo do ulgi na jej zakup. Powyższe prawo przysługuje pod warunkiem dopełnienia wszelkich warunków związanych z poinformowaniem organu podatkowego o instalacji kasy rejestrującej.

Zgłoszenie kasy fiskalnej do urzędu skarbowego oraz jej instalacja

W 2019 r. obowiązuje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2010 r. w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących (Dz. U. z 2013 r., poz. 163).

Zgodnie z § 2 ust. 1 ww. rozporządzenia w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących, odliczenia kwoty, o której mowa w art. 111 ust. 4 ustawy, zwanego dalej odliczeniem, lub jej zwrotu można dokonać pod warunkiem:

  1. złożenia przez podatnika do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego, pisemnego zgłoszenia o liczbie kas rejestrujących i miejscu (adresie) ich używania, które podatnik zamierza stosować do tego ewidencjonowania;
  2. rozpoczęcia ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego nie później niż w obowiązujących terminach, przy użyciu kas rejestrujących nabytych w okresie, kiedy kasy te były objęte ważnym potwierdzeniem, że spełniają funkcje wymienione w art. 111 ust. 6a ustawy oraz kryteria i warunki techniczne, którym muszą odpowiadać, zwanym dalej potwierdzeniem;
  3. posiadania przez podatnika dowodu zapłaty całej należności za kasę rejestrującą.

Powyższe przepisy pokazują, co musimy zrobić, aby móc używać kasy rejestrującej. Oczywiście najpierw trzeba dokonać wyboru kasy fiskalnej. Następnie należy złożyć pisemne zawiadomienie do naczelnika urzędu skarbowego o zamiarze ewidencjonowania sprzedaży z zastosowaniem kasy rejestrującej.Zawiadomienie musi zostać złożone przed rozpoczęciem ewidencjonowania. Ponadto powinno ono być zgodne z wzorem określonym w załączniku nr 1 do rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.Serwisant, od którego dokonujemy zakupu kasy, musi m.in. dokonać fiskalizacji kasy fiskalnej.

W terminie 7 dni od daty fiskalizacji należy złożyć dokument „Zgłoszenie/aktualizacja przez podatnika danych dotyczących kasy”. Tym samym stanowi on drugi dokument, który podatnik instalujący kasę fiskalną musi złożyć. Jego wzór stanowi załącznik nr 2 do rozporządzenia w sprawie kas. Zgłoszenie danych dotyczących kasy ma na celu otrzymanie numeru ewidencyjnego. W przypadku posiadania Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego możemy wysłać powyższe zgłoszenie elektronicznie.

Zgłoszenie kasy fiskalnej do urzędu skarbowego przez podatnika oraz serwis danych dotyczący kas, weryfikowane jest przez organ podatkowy. W przypadku, gdy są one prawidłowe, urząd przesyła zawiadomienie o zarejestrowaniu kasy i nadanym jej numerze ewidencyjnym.Numer ten dla kasy oraz książki kasy jest identyczny i niepowtarzalny. Należy nanieść go w książce kasy, a także w sposób trwały na jej obudowę (np. trwałym flamastrem). Nie ulega on zmianie w przypadku zmiany właściwości urzędu skarbowego (np. zmiana siedziby podatnika) lub w przypadku wymiany modułu fiskalnego kasy.