Unia Europejska cały czas podejmuje działania mające na celu wzmocnienie wzrostu i konkurencyjności mikro, małych i średnich przedsiębiorstw, do czego służy fundusz MŚP. Ożywienie gospodarcze i zwiększenie odporności pomimo trudnego otoczenia biznesowego wywołanego pandemią COVID-19 i napaścią Rosji na Ukrainę to obecnie największe wyzwania wspólnoty. Jednym z działań, które mają pomóc europejskim MŚP, jest zapewnienie wsparcia finansowego na pokrycie kosztów związanych z własnością intelektualną. Jakie są główne założenia programu wdrażanego przez Urząd Unii Europejskiej ds. Własności Intelektualnej (EUIPO) wspólnie z Komisją Europejską? Kto i na jakich zasadach może skorzystać ze wsparcia? Jak wygląda procedura ubiegania się o dotację na ochronę praw własności intelektualnej? Na powyższe pytania znajdą Państwo odpowiedź w artykule.
Jakie wsparcie oferuje „Wieloletni Fundusz MŚP 2022–2024”?
Mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa z Unii Europejskiej mogą ubiegać się o bony, które zapewnią częściowy zwrot opłat związanych z ochroną ich praw własności intelektualnej. W ramach programu wsparcie można otrzymać na:
- wstępną diagnostykę własności intelektualnej (IP Scan) – polegającą na doradztwie dla MŚP w zakresie potencjału własności intelektualnej poprzez identyfikację rodzajów aktywów własności intelektualnej, które mogą być wartościowe i powinny być chronione. Usługa jest realizowana przez krajowy urząd ds. własności intelektualnej państwa, w którym przedsiębiorstwo ma swoją siedzibę. Maksymalny poziom dotacji wynosi 90% kosztów wspomnianej usługi, ale nie powinien przekroczyć kwoty 1350 euro;
- ochronę znaków towarowych i wzorów w UE (poziom krajowy, regionalny i unijny) – kwalifikujące się prawa własności intelektualnej to znaki towarowe i wzory zgłaszane elektronicznie w EUIPO oraz urzędach ds. własności intelektualnej państw członkowskich. Beneficjent może ubiegać się o zwrot 75% opłat za uzyskanie ochrony znaku towarowego lub wzoru w UE (w tym opłat za zgłoszenie, klasę, badanie, rejestrację, publikację i odroczenie publikacji) maksymalnie do 1000 euro;
- ochronę znaków towarowych i wzorów poza UE – w celu rozwoju unijnych MŚP w skali międzynarodowej zwrotowi podlegają opłaty pobierane za wnioski (w tym opłaty podstawowe i opłaty za wyznaczenie) w ramach międzynarodowego systemu znaków towarowych oraz systemu wzorów międzynarodowych. Zwrot może wynieść maksymalnie do 50% podstawowych opłat, ale nie więcej niż 1000 euro;
- ochronę patentów – zwrot do 75% kosztów za przygotowanie sprawozdania z badania stanu techniki (sprawozdanie takie przygotowuje się przed dokonaniem zgłoszenia patentowego i musi być sporządzone przez krajowy urząd ds. własności intelektualnej państwa członkowskiego UE);
- system ochrony odmian roślin – zwrot 50% kosztów opłaty za wniosek online o wspólnotowe prawo do ochrony odmian roślin na szczeblu UE (nie więcej niż 225 euro).
Kto może ubiegać się o dotację?
Wsparcie skierowane jest do mikro, małych i średnich przedsiębiorstw, które mają swoją siedzibę na terytorium Unii Europejskiej. Wniosek może być złożony przez właściciela, upoważnionego pracownika lub przedstawiciela zewnętrznego (który ma odpowiednie upoważnienie do reprezentowania MŚP). Warto również zwrócić uwagę, że przedsiębiorcy mogą ubiegać się o dotację z programu, nawet jeżeli w poprzednich latach (2022 lub 2021) przyznano im wsparcie z Funduszu MŚP. Na etapie składania wniosków należy jednak zadeklarować, że jest to inny rodzaj działań związanych z ochroną własności intelektualnej (kolejny znak towarowy lub zgłoszenie patentowe). Czy należy się spieszyć ze składaniem wniosku? Runda aplikacyjna jest uruchomiona od 23 stycznia do 8 grudnia 2023 roku, ale budżet programu jest ograniczony i wynosi 25 mln euro. W przypadku wyczerpania środków na dany bon na stronie internetowej - Fundusz MŚP zostanie opublikowana informacja o wstrzymaniu naboru.
Co należy przygotować przed złożeniem wniosku o dotację?
Zanim przedsiębiorca przystąpi do procesu składania wniosków w ramach Funduszu MŚP, powinien mieć jasno określoną strategię ochrony własności intelektualnej. Wszystkie znaki towarowe, logo, wynalazki, nowe technologie, oryginalne oprogramowanie, nowe wzory i unikalne procesy powinny być gotowe do zarejestrowania. Należy również pamiętać, że nie otrzymamy zwrotu za już zarejestrowany znak towarowy, wzór lub patent. Najpierw trzeba ubiegać się odpowiedni bon z Funduszu MŚP i czekać na decyzję o udzieleniu dotacji. Kwalifikowalne są bowiem jedynie wydatki na działania rozpoczęte po otrzymaniu pozytywnej decyzji. Lista dokumentów, które przedsiębiorca będzie musiał załączyć w elektronicznym formularzu zgłoszeniowym, nie jest obszerna i zawiera:
- oświadczenie o korzystaniu przez MŚP z usług przedstawiciela zewnętrznego w celu złożeniu wniosku (w przypadku gdy przedsiębiorca nie składa wniosku samodzielnie);
- dane bankowe firmy oraz wyciąg bankowy wystawiony przez bank, na którym widoczne są następujące informacje: nazwa i logo banku w celu identyfikacji źródła dokumentu, nazwa firmy jako posiadacza rachunku, pełny numer IBAN z kodem kraju i kodem BIC/SWIFT;
- zaświadczenie VAT/NIP wystawione przez właściwy organ krajowy (numer identyfikacji podatkowej i nazwa przedsiębiorstwa wpisana do formularza wniosku muszą być takie same jak w zaświadczeniu).
Jak wygląda procedura składania i oceny wniosków?
Wniosek składa się za pośrednictwem elektronicznego formularza wniosku dostępnego na stronie internetowej: https://www.euipo.europa.eu/pl/discover-ip/sme-fund/overview. Dokumenty przesłane pocztą elektroniczną lub w formie papierowej nie będą rozpatrywane. Pierwszym krokiem w procesie aplikacyjnym jest utworzenie konta użytkownika oraz profilu MŚP (nie dotyczy to beneficjentów, którzy brali udział w poprzednich edycjach konkursu). Następnie trzeba uzupełnić niezbędne dane i przesłać powiązane i obowiązkowe dokumenty, do których należy m.in. zaświadczenie o VAT/NIP oraz wyciąg bankowy. Kolejnym krokiem jest wybór bonów, którymi przedsiębiorca jest zainteresowany, oraz sprawdzenie poprawności wypełnionych informacji dotyczących wnioskodawcy. Sprawdza się przede wszystkim aktualność adresów e-mail osób kontaktowych, gdyż wszelka korespondencja związana z procedurą oceny odbywa się za pośrednictwem poczty elektronicznej. Na zakończenie przedsiębiorca potwierdza oświadczenia dotyczące zasad dofinansowania, zakazu podwójnego finansowania tych samych wydatków oraz sankcji administracyjnych i karnych za złożenie fałszywych deklaracji.
Wnioski są rozpatrywane w trybie ciągłym z zachowaniem cotygodniowej daty granicznej (każdy piątek). Oznacza to, że wszystkie wnioski, które wpłyną od jednego piątku do następnego, będą oceniane w następnym tygodniu. Jeżeli doszłoby do sytuacji, że budżet na dany bon został wykorzystany przed końcem okresu składania wniosków, internetowy system składania wniosków zostanie zamknięty dla danego bonu. Po złożeniu wniosku na koncie użytkownika pojawi się status wniosku – „w trakcie rozpatrywania”, a beneficjent zostanie powiadomiony o tym fakcie drogą e-mail. Ocena i powiadomienie o wynikach następuje w okresie 10 dni roboczych od daty granicznej. Wszystkie składane wnioski są weryfikowane pod kątem spełnienia wymogów dopuszczalności i kwalifikowalności, a zawarte w nich działania powinny być zgodne z wyznaczonymi celami i priorytetami przedstawionymi w „zaproszeniu do składania wniosków”. W naborze tym decyduje kolejność zgłoszeń. Wnioskodawcy będą otrzymywać dofinansowanie w porządku chronologicznym w oparciu o czas złożenia wniosku (numer rejestracji) aż do wyczerpania puli. Wszyscy wnioskodawcy zostaną poinformowani o wynikach oceny. W przypadku odrzucenia wniosku wskazuje się powody takiej decyzji. Jeżeli decyzja jest pozytywna, wnioskodawca otrzymuje informację o przyznaniu dotacji (wyrażoną w euro) i szczegóły na temat warunków wykorzystania bonów. Informacja o przyznanych dotacjach jest publikowana (w treści podaje się: nazwę i lokalizację beneficjenta, przedmiot i cel dotacji oraz przyznaną kwotę).
W jaki sposób korzystać z bonów?
Po otrzymaniu decyzji o przyznaniu dotacji przez Urząd Unii Europejskiej ds. Własności Intelektualnej przedsiębiorca musi w terminie 2 miesięcy aktywować bony (istnieje możliwość przedłużenie tego okresu o kolejne 2 miesiące, a w przypadku bonu dotyczącego wspólnotowej ochrony odmian roślin – o 4 miesiące). Jednocześnie należy złożyć wniosek o zwrot kosztów z tytułu uiszczonych opłat. Przedsiębiorca bezpośrednio z konta Funduszu MŚP wypełnia „formularz wniosku o zwrot kosztów” i załącza wymagane dowody płatności. Uruchomienie bonu powoduje rozpoczęcie okresu realizacji, który wynosi odpowiednio:
- 6 miesięcy w przypadku bonów dotyczących znaku towarowego i wzoru – w tym czasie przedsiębiorca może dokonywać dodatkowych opłat i wnioskować o zwrot kosztów;
- 12 miesięcy w przypadku bonów patentowych – w tym terminie można pokryć dodatkowe koszty kwalifikowalne i zwrócić się o ich zwrot.
Jak wygląda procedura aktywacji w przypadku IP SCAN? Krajowy urząd ds. własności intelektualnej z każdego państwa uczestniczącego poinformuje EUIPO o usługach wstępnej diagnostyki własności intelektualnej (IP Scan) będących przedmiotem wniosku przedsiębiorstw, którym przyznano dotacje. Bon ten aktywuje się na 6 miesięcy. EUIPO wyśle powiadomienie potwierdzające aktywację bonu na adresy e-mail podane we wniosku.
Jeżeli beneficjent nie wykorzysta bonu we wskazanych terminach, jego ważność wygaśnie. Przyznany budżet zostanie uwolniony, a środki udostępnione na finansowanie zgłoszeń nowych podmiotów.
Jak wygląda realizacja płatności?
Wypłata środków jest uzależniona od zatwierdzenia wniosku o płatność wraz z dokumentami towarzyszącymi. Na tym etapie sprawdza się, czy:
- przeprowadzone działania odpowiadają działaniom określonym w zaproszeniu do składania wniosków oraz decyzji o przyznaniu dofinansowania;
- zadeklarowane koszty są kwalifikowalne;
- data rejestracji mieści się w okresie ważności bonu.
Dokumentami potwierdzającymi zrealizowanie działań są m.in.: europejskie numery zgłoszeń, krajowe dowody złożenia/rejestracji oraz pokwitowania rejestracji międzynarodowej i dowód płatności. Należna kwota jest wypłacana przez Urząd Unii Europejskiej ds. Własności Intelektualnej na rachunek bankowy beneficjenta w terminie 30 dni kalendarzowych od dnia otrzymania ważnego wniosku o płatność.
Mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa odgrywają decydującą rolę w zwiększaniu konkurencyjności przemysłu i napędzaniu gospodarki Unii Europejskiej. Zwiększenie dostępności ochrony własności intelektualnej MŚP poprzez dofinansowanie kosztów wstępnej diagnostyki własności intelektualnej oraz kosztów znaków towarowych, wzorów oraz patentów może wpłynąć na ożywienie gospodarcze wspólnoty w czasach kryzysu. Szybki proces aplikacyjny za pośrednictwem formularza internetowego, krótkie terminy rozpatrywania wniosków i wypłaty środków oraz niewielka liczba załączników do wniosku powinny zachęcić przedsiębiorców do skorzystania z Funduszu MŚP oferującego bony na ochronę własności intelektualnej.
