Poradnik Przedsiębiorcy

Prywatny samochód w firmie - ewidencja przebiegu pojazdów

Posiadam prywatny samochód osobowy, z którego chcę również korzystać w firmie. Proszę o pomoc, jak odliczać wydatki na jego użytkowanie od podatku?

Anna, Katowice

 

W przypadku samochodu prywatnego wykorzystywanego również w działalności gospodarczej najlepszym rozwiązaniem będzie prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu dla celów PIT. Po pierwsze należy prowadzić szczegółową ewidencję przejazdów, wykonywanych w celach firmowych. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych określa również minimalne dane jaki ewidencja przebiegu pojazdów musi zawierać. Jest to:

 

 

  • imię, nazwisko i adres osoby korzystającej z pojazdu,
  • numer rejestracyjny pojazdu,
  • numer kolejny wpisu,
  • pojemność silnika,
  • datę i cel wyjazdu,
  • opis trasy – od miejsca rozpoczęcia podróży do jej zakończenia,
  • stawkę za 1 kilometr przebiegu,
  • liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
  • kwotę wynikającą z przemnożenia stawki za 1 km przebiegu oraz liczby faktycznie przejechanych kilometrów,
  • podpis i dane podatnika lub pracodawcy.

Aktualne stawki za 1 km przebiegu pojazdu wynoszą:

  • dla samochód o pojemności do 900 cm3 - 0,5214 zł,
  • dla samochód o pojemności od 900 cm3 - 0,8358 zł.

Oprócz ewidencji należy kompletować wszystkie faktury i rachunki za paliwo oraz inne wydatki dotyczące eksploatacji pojazdu (np myjnia, naprawy, części, oleje).

Każdą z faktur należy ująć w rozliczeniach (odliczenie podatku VAT nie podlega limitowi kilometrówki), do KPiR zaliczona zostanie jedna zbiorcza kwota. Wyliczenia kosztu uzyskania przychodu, który wykazuje się w kwocie przypadającej na dany miesiąc oraz w układzie rocznym narastającym, dokonuje się na podstawie:

  • sumy miesięcznego przebiegu pojazdu (suma faktycznie przejechanych kilometrów wykazanych w ewidencji przebiegu pojazdu pomnożona przez stawkę za 1km), która wyznacza zarazem limit zakwalifikowania wydatków w koszt,
  • kosztów eksploatacji pojazdu na podstawie zestawienia otrzymanych faktur i rachunków.

Kosztem jaki powinien trafić do KPiR, będzie wartość poniesionych wydatków, nie wyższa niż wyznaczona przez limit kilometrówki. Pod wydruk ewidencji przebiegu pojazdu należy podpiąć wszystkie faktury i rachunki dokumentujące poniesione wydatki.