W jaki sposób należy powiadomić kontrahenta, że wskazane przez niego saldo jest inne niż wykazana w naszych księgach kwota zobowiązania jaką wobec niego mamy? Co napisać w takim przypadku na odcinku B potwierdzenia salda? Czy podanie przyczyny niezgodności jest istotne?
Akcja - reakcja, czyli proces potwierdzenia sald
Proces potwierdzania sald wymaga współpracy ze strony wierzyciela - czyli inicjatora oraz dłużnika, do którego należy reakcja. Konkretniej polega to na tym, że dostawca wysyła do nabywcy dokument skłaniający do potwierdzenia stanu należności jednej ze stron i jednocześnie zobowiązań - w przypadku drugiej.
Czy istnieje wzór druku "Potwierdzenie sald"?
Przepisy bilansowe nie określają wzoru dokumentu potwierdzenie sald. Wygląd tego druku bardziej zależy od wewnętrznych ustaleń w firmie. Najczęściej jednak składa się z dwóch podobnie brzmiących odcinków, oznaczonych zwykle jako A i B. Pierwszą z wymienionych części dłużnik powinien zostawić dla siebie, a drugą odesłać z powrotem wierzycielowi wraz ze stosowną adnotacją.
Saldo zgodne
W przypadku zgodności między saldem i pozycjami, które się na nie składają, wykazanymi przez wierzyciela na dokumencie potwierdzenia sald a księgami dłużnika - konieczne jest potwierdzenie braku rozbieżności salda. Dobrym rozwiązaniem w takiej sytuacji może być umieszczenie na odsyłanym odcinku “B” informacji: "saldo zgodne” wraz z datą, pieczątką i podpisem osoby upoważnionej.
Saldo niezgodne
W sytuacji stwierdzenia przez dłużnika rozbieżności, wynikających z odmiennych zapisów i dowodów księgowych w jego księgach rachunkowych w stosunku do stanu należności po stronie wierzyciela, wymaga się by powiadomić. Można to zrobić przykładowo w wysyłanym z powrotem dokumencie potwierdzenia sald. Dłużnik powinien poinformować na odcinku “B” lub w załączonym do niego piśmie, które pozycje są niezgodne i wytłumaczyć, z czego te różnice wynikają.
"saldo niezgodne, wskazane faktury (podając ich numery i kwoty) zostały uregulowane przelewem bankowym w dniu …/nie wpłynęły do firmy. “
Specyfikację stwierdzonych rozbieżności można przedstawić również na zestawieniu wydrukowanym z systemu księgowego. Ponadto istotne jest by pod umieszczoną informacją widniał podpis osoby upoważnionej, wraz z datą i pieczątką firmy.
Niezgodność salda nie zawsze zasadna
Zasadniczo kwota nieuregulowanych należności u jednej ze stron (tj. wierzyciela) powinna być równa kwocie zobowiązań niezakwestionowanych przez drugą, czyli dłużnika. Jeśli dłużnik otrzyma fakturę z opóźnieniem i ujmie ją w swoich księgach w okresie następującym w odniesieniu do dnia wystawienia dokumentu potwierdzenia sald, nie oznacza to od razu niezgodności salda. Bardziej zasadnym w zaistniałej sytuacji byłoby stwierdzenie, że faktura została zaksięgowana do niewłaściwego okresu.
Dzięki metodzie potwierdzenia sald, poprzez wyjaśnianie niezgodności, firma ma szansę otrzymać cenne informacje dotyczące choćby samego uznania przez nabywcę faktur zakupu i dociekać przyczyn ich nieuregulowania. To z kolei może znacząco zwiększyć prawdopodobieństwo uiszczenia zapłaty przez dłużnika i zmniejszyć stan należności u wierzyciela.
