Poradnik Przedsiębiorcy

Jak rozliczyć nadgodziny przedstawiciela handlowego?

Praca świadczona przez przedstawiciela handlowego, opiera się przede wszystkim na przemieszczaniu się. W umowie o pracę takiego pracownika, pracodawca wskazuje siedzibę pracodawcy jako miejsce pracy, natomiast zatrudniony świadczy obowiązki odbywając liczne podróże służbowe. Jak rozliczyć nadgodziny przedstawiciela handlowego? Podpowiadamy w artykule.

Czas pracy przedstawiciela handlowego

Zgodnie z kodeksem pracy „pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę”, to na pracodawcy ciąży obowiązek organizacji pracownikowi pracy w miejscu i czasie wskazanym przez niego.

Definicję czasu pracy zawiera art. 128 § 1 Kodeksu pracy, który mówi, iż czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy.

Natomiast zgodnie z art. 151 § 1 Kodeksu pracy, praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy, stanowi pracę w godzinach nadliczbowych. Praca w godzinach nadliczbowych, jest dopuszczalna w razie:

  • konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii;

  • szczególnych potrzeb pracodawcy.

Wobec powyższego należy wskazać, że nadgodziny przedstawiciela handlowego podlegają takim samym regulacjom jak praca w godzinach nadliczbowych innych pracowników. Świadczenie zadań w ramach specyficznej podróży służbowej, w trakcie której wypełniane są obowiązki pracownicze, mieści się w ramach czasu pracy niezbędnego na wykonanie tej pracy.

Czym jest pozostawanie w dyspozycji pracodawcy?

W zasadzie pozostawanie w dyspozycji pracodawcy, należy wiązać z ramami czasowymi wyznaczonymi ustalonym rozkładem czasu pracy dla danego pracownika, a tylko w drodze wyjątku, w razie wydania polecenia pracodawcy o wykonywaniu dodatkowych czynności. Pracownik, który świadczy pracę w charakterze przedstawiciela handlowego, przebywając w podróży służbowej, realizuje polecenia pracodawcy, zatem pozostaje do dyspozycji pracodawcy.

Warto wskazać, że „pozostawanie w dyspozycji w rozumieniu art. 128 § 1 Kodeksu pracy wymaga przebywania (fizycznej obecności) w zakładzie pracy lub innym miejscu, które w zamyśle pracodawcy jest wyznaczone (przeznaczone) do wykonywania pracy. Jeśli podróż służbowa wiąże się z fizyczną obecnością w miejscu wykonywania pracy (na określonym obszarze geograficznym), to pracownik pozostaje przez ten czas w dyspozycji pracodawcy” por. wyrok Sądu Najwyższego dnia 27 stycznia 2009 roku (sygn. akt II PK 140/08).

Wobec powyższego, przedstawiciel handlowy, który odbywa ciągłe podróże służbowe w związku z odwiedzaniem kolejnych klientów, realizuje w tym czasie zakres swoich obowiązków. Wszystkie czynności, które związane są z wykonywaniem powyższych podróży, powinny być w całości uwzględniane w ewidencji czasu pracy.

Nadgodziny przedstawiciela handlowego, a zgoda pracodawcy

Podkreślić należy, że praca w godzinach nadliczbowych może być wykonywana tylko w przypadku powierzenia jej wykonania przez pracodawcę i wydania w tym zakresie polecenia służbowego. Zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego polecenie pracodawcy do wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych, nie musi być wyraźne, w tym względzie przytoczyć można stanowisko, zgodnie z którym „polecenie pracy w godzinach nadliczbowych nie wymaga szczególnej formy. Brak sprzeciwu przełożonego na wykonywanie w jego obecności przez pracownika obowiązków może być zakwalifikowany jako polecenie świadczenia pracy w godzinach nadliczbowych” por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 14 maja 1998 roku, I PKN 122/98, czy też „polecenie pracodawcy wykonywania pracy ponad normę czasu pracy nie musi być wyraźne (nie wymaga szczególnej formy)” por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 25 sierpnia 2004 roku, I PK 707/03. 

Możliwa jest zatem sytuacja, gdy pracownik wykonuje pracę poza swoim normatywnym czasem pracy, z uwagi na milczącą akceptację i zgodę pracodawcy, czyli tzw. polecenie w formie dorozumianej. Zasadnym jest jednak uregulowanie w Regulaminie Pracy szczegółowej procedury zawiadamiania o zaistnieniu potrzeby wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych, czy też wydanie w tym względzie generalnego, pisemnego polecenia służbowego obowiązującego wszystkich pracowników. 

W takim przypadku pracownik będzie mógł rozpocząć wykonywanie pracy ponad normatywny czas pracy, po uprzednim zastosowaniu określonej procedury. Wprowadzenie takiej regulacji, uniemożliwi powoływanie się przez pracownika na wykonywanie pracy w godzinach nadliczbowych, z uwagi na polecenie w formie dorozumianej, a tym samym wyeliminuje ewentualne roszczenia z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych.

Warto jednak zaznaczyć, iż bezpodstawna odmowa wyrażenia zgody na podjęcie pracy w godzinach nadliczbowych, mimo zaistnienia okoliczności uzasadniających jej wykonanie, nie może rodzić ujemnych skutków dla pracownika. Może bowiem zaistnieć sytuacja, iż z obiektywnych uwarunkowań pracy ukształtowanych u danego pracodawcy, nie jest możliwe wykonanie zadań w ustawowej normie czasu pracy, w takim przypadku sprzeciw pracodawcy może być traktowany jako nadużycie prawa.

Warto pamiętać, że pracownik może dochodzić roszczeń z tytułu godzin nadliczbowych, powinien jednak posiadać zgodę pracodawcy na wykonywanie zadań w ramach ponadnormatywnego czasu pracy. Jeśli czas pracy wyznaczony na realizację zadań nie jest wystarczający, pracownik powinien poinformować o tym pracodawcę, który może wyrazić zgodę na pracę w godzinach nadliczbowych. Pracodawcy powinni pamiętać, że przy planowaniu pracy i udzielaniu powyższej zgody, muszą zachować dobowe i tygodniowe normy odpoczynku dla pracowników.

W okresie odbywania podróży służbowej, ponadnormatywne godziny pracy należy ewidencjonować jako nadgodziny przedstawiciela handlowego. Zatem jeśli pracownik w umowie o pracę ma wskazane godziny pracy od 7:00 do 15:00 to podróż, która ma miejsce po tym czasie, powinna być zaliczona do norm czasu pracy pracownika. Natomiast wykonywana następnie praca z domu przez mobilnego pracownika, powinna zostać zaliczona jako nadgodziny przedstawiciela handlowego. Należy pamiętać, że pracownik powinien zostać wynagrodzony za pracę w nadgodzinach, w postaci oddania dnia wolnego lub dodatkowego wynagrodzenia.

Jak rozliczyć nadgodziny przedstawiciela handlowego w formie ryczałtu?

Czas pracy i nadgodziny przedstawiciela handlowego są rozliczane najczęściej w oparciu o codzienne lub cotygodniowe raporty przesyłane do przełożonych. W raportach przedstawiciel handlowy powinien umieścić harmonogram dnia, liczbę odwiedzanych klientów, poświęcony im czas, również ten na dojazd do klientów. Wobec powyższego zgodnie z umową o pracę, przedstawiciel handlowy obok wynagrodzenia o pracę powinien otrzymać dodatkowe wynagrodzenie za pracę w nadgodzinach oraz dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych. Jedną z form rozliczenia za pracę w nadgodzinach, z której korzystają pracodawcy, jest ryczałt ustalony w stosownej wysokości, zawarty w treści umowy o pracę.

Należy przypomnieć, że zgodnie z art. 151 1 § 4 Kodeksu pracy w stosunku do pracowników wykonujących stale pracę poza zakładem pracy, wynagrodzenie wraz z dodatkiem, o którym mowa w § 1, może być zastąpione ryczałtem, którego wysokość powinna odpowiadać przewidywanemu wymiarowi pracy w godzinach nadliczbowych.

Ryczałt może być zatem ustalony kwotowo, w zamian za przepracowane nadgodziny przedstawiciela handlowego. Wyliczenie sumy ryczałtu powinno być zgodne z regulacjami Kodeksu pracy dotyczącymi godzin nadliczbowych. Pracodawca na tej podstawie może zwiększyć kwotę ryczałtu, jeśli limit nadgodzin jest większy lub zmniejszyć obowiązki i czynności przedstawiciela handlowego, jeśli ma on za dużo pracy.

Konkludując, warto wskazać, że pracownicy zatrudnieni na stanowisku przedstawiciela handlowego, świadczą pracę w ciągłej podróży służbowej. Wykonywanie obowiązków poza stałym miejscem pracy, odpowiada takim samym regulacjom dotyczącym godzin nadliczbowych jak innych pracowników. Z uwagi na zwiększenie zadań i dojazdy do klientów, może zaistnieć potrzeba pracy w godzinach nadliczbowych, wówczas pracownik powinien poinformować pracodawcę o wymogu pracy, poza normatywnymi godzinami, na które jednak pracodawca powinien wyrazić zgodę. Pracodawca może wynagradzać pracownika za pracę w godzinach nadliczbowych, w formie ryczałtu ustalonego w umowie o pracę, który zrekompensuje pracownikowi dłuższą pracę.