Poradnik Przedsiębiorcy

Jak przyznawać i rozliczać nadgodziny przedstawiciela handlowego?

Praca świadczona przez przedstawiciela handlowego opiera się przede wszystkim na przemieszczaniu się. W umowie o pracę takiego pracownika pracodawca wskazuje siedzibę pracodawcy jako miejsce pracy, natomiast zatrudniony świadczy obowiązki, odbywając liczne podróże służbowe. Czy w takiej sytuacji nadgodziny przedstawiciela handlowego są przyznawane oraz rozliczane w taki sam sposób, co pracownika wykonującego swoje obowiązki w siedzibie firmy? Sprawdźmy!

Jak wygląda czas pracy przedstawiciela handlowego?

Zgodnie z Kodeksem pracy (kp) pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę – to na pracodawcy ciąży obowiązek organizacji pracownikowi pracy w miejscu i czasie wskazanym przez niego.

Art. 128 § 1 kp
Czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy

Zgodnie z art. 151 § 1 kp praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy, stanowi pracę w godzinach nadliczbowych. Praca w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalna w razie:

  • konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii;

  • szczególnych potrzeb pracodawcy.

Wobec powyższego należy wskazać, że przedstawiciele handlowi podlegają uregulowaniom dotyczącym pracy w godzinach nadliczbowych tak samo, jak inni pracownicy. Świadczenie zadań w ramach specyficznej podróży służbowej, w trakcie której wypełniane są obowiązki pracownicze, mieści się w ramach czasu pracy niezbędnego na wykonanie tej pracy.

Czym jest pozostawanie w dyspozycji pracodawcy?

W zasadzie pozostawanie w dyspozycji pracodawcy należy wiązać z ramami czasowymi wyznaczonymi ustalonym rozkładem czasu pracy dla danego pracownika, a tylko w drodze wyjątku w razie wydania polecenia pracodawcy o wykonywaniu dodatkowych czynności. Pracownik, który świadczy pracę w charakterze przedstawiciela handlowego, przebywając w podróży służbowej, realizuje polecenia pracodawcy, zatem pozostaje do dyspozycji pracodawcy.

Warto wskazać, że według wyroku Sądu Najwyższego z 27 stycznia 2009 r., (sygn. akt II PK 140/08) pozostawanie w dyspozycji w rozumieniu art. 128 § 1 kp wymaga przebywania (fizycznej obecności) w zakładzie pracy lub innym miejscu, które w zamyśle pracodawcy jest wyznaczone (przeznaczone) do wykonywania pracy.

Jeśli podróż służbowa wiąże się z fizyczną obecnością w miejscu wykonywania pracy (na określonym obszarze geograficznym, to pracownik pozostaje przez ten czas w dyspozycji pracodawcy.

Przedstawiciel handlowy, który odbywa ciągłe podróże służbowe w związku z odwiedzaniem kolejnych klientów, realizuje w tym czasie zakres swoich obowiązków. Wszystkie czynności, które związane są z wykonywaniem powyższych podróży, powinny być w całości uwzględniane w ewidencji czasu pracy.

Nadgodziny przedstawiciela handlowego  czy potrzebna jest zgoda pracodawcy?

Podkreślić należy, że praca w godzinach nadliczbowych może być wykonywana tylko w przypadku powierzenia jej wykonania przez pracodawcę i wydania w tym zakresie polecenia służbowego. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 14 maja 1998 r., (sygn. akt I PKN 122/98) polecenie pracodawcy do wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych nie musi być wyraźne, w tym względzie przytoczyć można stanowisko, zgodnie z którym polecenie pracy w godzinach nadliczbowych nie wymaga szczególnej formy. Brak sprzeciwu przełożonego na wykonywanie w jego obecności przez pracownika obowiązków może być zakwalifikowany jako polecenie świadczenia pracy w godzinach nadliczbowych, czy też polecenie pracodawcy wykonywania pracy ponad normę czasu pracy nie musi być wyraźne (nie wymaga szczególnej formy) (por. wyrok Sądu Najwyższego z 25 sierpnia 2004 r., (I PK 707/03).

Możliwa jest zatem sytuacja, gdy pracownik wykonuje pracę poza swoim normatywnym czasem pracy z uwagi na milczącą akceptację i zgodę pracodawcy – polecenie w formie dorozumianej. Zasadnym tym samym jest jednak uregulowanie w Regulaminie pracy szczegółowej procedury zawiadamiania o zaistnieniu potrzeby wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych czy też wydanie w tym względzie generalnego, pisemnego polecenia służbowego obowiązującego wszystkich pracowników. W takim przypadku pracownik będzie mógł rozpocząć wykonywanie pracy ponad normatywny czas pracy po uprzednim zastosowaniu określonej procedury. Wprowadzenie takiej regulacji uniemożliwi powoływanie się przez pracownika na wykonywanie pracy w godzinach nadliczbowych z uwagi na polecenie w formie dorozumianej, a tym samym wyeliminuje ewentualne roszczenia z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych.

Warto jednak zaznaczyć, iż bezpodstawna odmowa wyrażenia zgody na podjęcie pracy w godzinach nadliczbowych, mimo zaistnienia okoliczności uzasadniających jej wykonanie, nie może rodzić ujemnych skutków dla pracownika. Może bowiem zaistnieć sytuacja, iż z obiektywnych uwarunkowań pracy ukształtowanych u danego pracodawcy nie jest możliwe wykonanie zadań w ustawowej normie czasu pracy, w takim przypadku sprzeciw pracodawcy może być traktowany jako nadużycie prawa.

Pracownik może dochodzić roszczeń z tytułu godzin nadliczbowych, powinien jednak posiadać zgodę pracodawcy na wykonywanie zadań w ramach ponadnormatywnego czasu pracy. Jeśli czas pracy wyznaczony na realizację zadań nie jest wystarczający, pracownik powinien poinformować o tym pracodawcę, który może wyrazić zgodę na pracę w godzinach nadliczbowych. Pracodawcy powinni pamiętać, że przy planowaniu pracy i udzielaniu powyższej zgody, muszą zachować dobowe i tygodniowe normy odpoczynku dla pracowników.

W sytuacji, w której przedstawiciel handlowy odbywa podróż służbową, ponadnormatywne godziny pracy należy ewidencjonować jako godziny pracy w nadgodzinach. Zatem jeśli pracownik w umowie o pracę ma wskazane godziny pracy od 7:00 do 15:00 to podróż, która ma miejsce po tym czasie, powinna być zaliczona do norm czasu pracy pracownika. Natomiast wykonywanie następnie przez mobilnego pracownika pracy z domu powinno zostać zaliczone do pracy w godzinach nadliczbowych. Należy pamiętać, że pracownik powinien zostać wynagrodzony za pracę w nadgodzinach w postaci oddania dnia wolnego lub dodatkowego wynagrodzenia.

Jak rozliczyć nadgodziny przedstawiciela handlowego? 

Rozliczanie czasu pracy przedstawicieli handlowych odbywa się najczęściej w oparciu o codzienne lub cotygodniowe raporty przesyłane do przełożonych. W raportach przedstawiciel handlowy powinien umieścić harmonogram dnia, liczbę odwiedzanych klientów oraz poświęcony im czas – również ten na dojazd do klientów. Wobec powyższego zgodnie z umową o pracę przedstawiciel handlowy, obok wynagrodzenia o pracę, powinien otrzymać dodatkowe wynagrodzenie za pracę w nadgodzinach oraz dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych. Nadgodziny przedstawiciela handlowego mogą zostać rozliczone jako ryczałt, ustalony w stosownej wysokości w treści umowy o pracę.

Należy przypomnieć, że zgodnie z art. 1511 § 4 kp w stosunku do pracowników wykonujących stale pracę poza zakładem pracy wynagrodzenie wraz z dodatkiem, o którym mowa w § 1, może być zastąpione ryczałtem, którego wysokość powinna odpowiadać przewidywanemu wymiarowi pracy w godzinach nadliczbowych.

Ryczałt może być ustalony kwotowo w zamian za przepracowaną liczbę godzin nadliczbowych. Wyliczenie sumy ryczałtu powinno być zgodne z regulacjami kp dotyczącymi godzin nadliczbowych. Pracodawca na tej podstawie może zwiększyć kwotę ryczałtu, jeśli limit nadgodzin jest większy lub zmniejszyć obowiązki i czynności przedstawiciela handlowego, jeśli ma on za dużo pracy.

Podsumowując, warto wskazać, że pracownicy zatrudnieni na stanowisku przedstawiciela handlowego świadczą pracę w ciągłej podróży służbowej. Wykonywanie obowiązków poza stałym miejscem pracy, odpowiada takim samym regulacjom dotyczącym godzin nadliczbowych, jak innych pracowników. Z uwagi na zwiększenie zadań i dojazdy do klientów może zaistnieć potrzeba pracy w godzinach nadliczbowych, wówczas pracownik powinien poinformować pracodawcę o wymogu pracy poza normatywnymi godzinami, na które jednak pracodawca powinien wyrazić zgodę. Pracodawca może wynagradzać pracownika za pracę w godzinach nadliczbowych w formie ryczałtu ustalonego w umowie o pracę, który zrekompensuje pracownikowi dłuższą pracę.