Jak udokumentować przekazanie towarów na cele prywatne?

Jestem właścicielem sklepu spożywczego i prowadzę podatkową księgę przychodów i rozchodów. Czasami pobieram towary na własne potrzeby, np. masło, chleb itp. Czy jest to dozwolone, jeżeli przy ich zakupie odliczyłam podatek VAT? Jak udokumentować przekazanie towarów na cele prywatne? 

Danuta, Gdańsk

Obowiązujące przepisy nie zabraniają przekazania towarów na własne potrzeby przedsiębiorcy. Należy mieć jednak na uwadze, że pierwotnym przeznaczeniem towarów handlowych jest ich sprzedaż w celu osiągnięcia przychodu. Dlatego też przekazanie towarów na cele prywatne należy właściwie udokumentować. W tym celu podatnik powinien sporządzić dokument wewnętrzny opodatkowania, który będzie podstawą dokonania zapisów w ewidencjach księgowych.

Przekazanie towarów na cele prywatne

Rozpatrując kwestię przekazania towarów na cele prywatne, należy zwrócić uwagę na interpretację Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 12 czerwca 2013 r. o sygn. IBPP1/443-216/13/LSz., w której czytamy:

(...) Przepisy ustawy nie definiują pojęcia "potrzeb osobistych". Za słownikiem języka polskiego uznać należy, że potrzebami "osobistymi" są takie potrzeby, które "dotyczą danej osoby" i które są jej potrzebami "prywatnymi", tj. potrzebami niezwiązanymi z prowadzoną przez tę osobę działalnością gospodarczą, statusem pracownika czy pełnioną funkcją.

Zatem można przyjąć, że potrzebami osobistymi są te, których realizacja nie jest związana ze stosunkiem pracy, a zatem potrzeby osobiste to te, których zaspokojenie wynika z dobrej woli pracodawcy. (...)

W przedstawionej sprawie mamy do czynienia z bezsprzecznym przekazaniem towarów na potrzeby osobiste podatnika, które nie mają związku z prowadzeniem działalności. Dlatego też wystawiony dokument wewnętrzny opodatkowania będzie pomniejszać wartość pobranych towarów w kolumnie 10 KPiR - Zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych. Przekazanie towarów na cele prywatne nie jest związane z osiągnięciem przychodu, dlatego też podatnik ma obowiązek dokonania korekty równej wartości pobranych towarów. W praktyce, na podstawie dokumentu wewnętrznego opodatkowania dokonuje się bezpośrednich wpisów do KPiR, wprowadzając w kolumnie 10 wartość przekazanych towarów na cele prywatne ze znakiem minus.

Nieodpłatne przekazanie towarów na cele prywatne

Nieodpłatne przekazanie towarów na cele osobiste przedsiębiorcy jest jednoznaczne ze zużyciem tych towarów. Dlatego też w sytuacji, gdy przy zakupie towarów przysługiwało podatnikowi prawo do odliczenia VAT, dokument wewnętrzny opodatkowania będzie również podstawą do wykazania podatku należnego i dokonania zapisów w rejestrze sprzedaży VAT, co wynika z art. 7 ust. 2 ustawy o VAT. Dzięki temu zostanie skorygowana wartość podatku VAT w stosunku do przekazanych towarów, jaka została odliczona przy ich zakupie.

Warto podkreślić, że przekazanie towarów na cele prywatne nie stanowi dla przedsiębiorcy przychodu. W związku z tym, wystawia się dokument wewnętrzny opodatkowania, a nie fakturę VAT. Służy on jedynie dokonaniu korekty zapisów w ewidencjach.