Jak założyć firmę ochroniarską - przydatne wskazówki

Do otworzenia agencji ochrony wymagana jest koncesja na prowadzenie takiej działalności. Ale to nie jedyne formalności, które się z nią wiążą - przeczytaj nasz poradnik, a dowiesz się, jak założyć firmę ochroniarską.

Ogólna charakterystyka firmy ochroniarskiej 

Firma ochroniarska zajmuje się realizowaniem bezpośredniej ochrony fizycznej osób i mienia w formie stałej lub doraźnej. Do zadań takiej działalności może należeć również:

• dozór sygnałów przesyłanych, gromadzonych i przetwarzanych w elektronicznych urządzeniach i systemach alarmowych, które są następnie wykorzystywane w chronionych mieniach.  

• transport (konwojowanie) pieniędzy, przedmiotów wartościowych lub niebezpiecznych

• zabezpieczenie techniczne

• montaż systemów alarmowych ich konserwację i naprawę

• instalowanie urządzeń i środków mechanicznego zabezpieczenia.

Wspomniane dwa segmenty działalności ochroniarskiej (ochrona fizyczna i zabezpieczenie techniczne) nie muszą występować łącznie i mogą być przedmiotem świadczenia odrębnych usług.

Jak założyć firmę ochroniarską - wstępne wymagania

Założenie firmy ochroniarskiej wymaga uzyskania koncesji, która określi zakres i formę prowadzonej usługi. Jeśli jednak przedsiębiorca zdecydował się realizować działalność ochrony mienia w zakresie zabezpieczenia technicznego (wyłącznie), to nie musi starać się o uzyskanie koncesji. Jego firma nie powinna w takim przypadku dotyczyć obszarów, obiektów i urządzeń ważnych dla obronności, interesu gospodarczego państwa, bezpieczeństwa publicznego i innych ważnych interesów państwa podlegają obowiązkowej ochronie przez specjalistyczne uzbrojone formacje ochronne - w przeciwnym razie koncesja go obowiązuje.

Kto może starać się o koncesję? Może ją otrzymać przedsiębiorca (osoba fizyczna) lub członek spółki, który widnieje na liście kwalifikowanych pracowników ochrony fizycznej lub kwalifikowanych pracowników zabezpieczenia technicznego. Organem koncesyjnym jest minister właściwy do spraw wewnętrznych.

Kwalifikowany pracownik ochrony fizycznej

Kwalifikowanym pracownikiem ochrony fizycznej może być osoba, która:

1) posiada obywatelstwo polskie

2) ukończyła 21 lat;

3) ukończyła co najmniej gimnazjum;

4) ma pełną zdolność do czynności prawnych;

5) nie była skazana prawomocnym wyrokiem za przestępstwo umyślne i nie toczy się przeciwko niej postępowanie karne o takie przestępstwo;

6) posiada nienaganną opinię wydaną przez właściwego ze względu na jej miejsce zamieszkania komendanta powiatowego (rejonowego, miejskiego) policji;

7) posiada zdolność fizyczną i psychiczną do wykonywania zadań, stwierdzoną orzeczeniami lekarskim i psychologicznym, których ważność nie upłynęła;

8) posiada przygotowanie teoretyczne i praktyczne w zakresie wyszkolenia strzeleckiego, samoobrony, technik interwencyjnych oraz znajomość przepisów prawa związanych z wykonywaniem ochrony osób i mienia.

Kwalifikowany pracownik zabezpieczenia technicznego

Z kolei na listę kwalifikowanych pracowników zabezpieczenia technicznego wpisuje się osobę, która:

1) ukończyła 18 lat;

2) spełnia wymogi dotyczące niekaralności i pozytywnej opinii środowiskowej;

3) posiada zdolność fizyczną i psychiczną do pracy stwierdzoną orzeczeniem lekarskim, wydanym przez lekarza uprawnionego do przeprowadzania badań, o którym mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 229 § 8 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94, z późn. zm.).

4) posiada wykształcenie co najmniej zawodowe techniczne o specjalności elektronicznej, elektrycznej, łączności, mechanicznej, informatycznej lub ukończyła kurs pracownika zabezpieczenia technicznego albo została przyuczona do wymienionych zawodów.

W firmie ochroniarskiej mogą być zatrudnione osoby posiadające uprawnienia kwalifikowanych pracowników ochrony fizycznej lub zabezpieczenia technicznego, jak i inni pracownicy ochrony. Każdy z nich, niezależnie od swoich kwalifikacji, powinien legitymować się niekaralnością w zakresie przestępstw umyślnych lub umyślnych przestępstw skarbowych.

Jak wygląda procedura otrzymania koncesji?

Zgodnie z przepisami ustawy o swobodzie działalności gospodarczej udzielenie, odmowa udzielenia, zmiana i cofnięcie koncesji lub ograniczenie jej zakresu w stosunku do wniosku następuje w drodze decyzji administracyjnej.

Przed podjęciem decyzji w sprawie udzielenia koncesji lub jej zmiany organ koncesyjny może:

• wezwać wnioskodawcę do uzupełnienia brakującej dokumentacji poświadczającej, że spełnia on warunki określone przepisami prawa wymagane do wykonywania określonej działalności gospodarczej pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpatrzenia,

• dokonać sprawdzenia faktów podanych we wniosku w celu stwierdzenia, czy przedsiębiorca spełnia warunki wykonywania działalności gospodarczej objętej koncesją oraz czy daje rękojmię prawidłowego wykonywania tej działalności.

Koncesji udziela się na czas oznaczony nie krótszy niż pięć lat i nie dłuższy niż 50 lat, chyba że przedsiębiorca wnioskuje o udzielenie koncesji na czas krótszy.

Kontrola przedsiębiorcy

Minister spraw wewnętrznych i administracji może skontrolować przedsiębiorcę w zakresie:

• zgodności wykonywanej działalności z udzieloną koncesją,

• przestrzegania warunków wykonywania działalności gospodarczej,

• obronności lub bezpieczeństwa państwa, ochrony bezpieczeństwa lub dóbr osobistych obywateli.

Minister może upoważnić komendanta głównego policji do przeprowadzenia czynności kontrolnych, a ten ma prawo powierzyć kontrolę komendantom wojewódzkim policji.

Osoba upoważniona przez organ koncesyjny do dokonania kontroli ma prawo:

• wstępu na teren nieruchomości, obiektu, lokalu lub ich części, gdzie jest wykonywana działalność gospodarcza objęta koncesją, w dniach i w godzinach, w których ta działalność jest wykonywana lub powinna być wykonywana,

• żądania ustnych lub pisemnych wyjaśnień, okazania dokumentów lub innych nośników informacji oraz udostępnienia danych mających związek z przedmiotem kontroli.

Dopuszczalne formy prowadzenia firmy ochroniarskiej

Po spełnieniu oczekiwanych warunków przyszły przedsiębiorca może zdecydować się na założenie firmy w formie każdej (prócz spółek partnerskich) działalności. Najczęściej osoby te decydują się na jednoosobową działalność gospodarczą, która wymaga złożenia formularza CEIDG-1 i rejestracji w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Również decydując się na prowadzenie firmy w spółce cywilnej należy dokonać tej samej rejestracji, co w przypadku jednoosobowej działalności. Natomiast w przypadku spółek handlowych wymagany jest wpis w Krajowym Rejestrze Sądowym.

Jak założyć firmę ochroniarską?

Firma ochroniarska - jednoosobowa działalność gospodarcza

Ta forma prowadzenia  działalności stanowi jedną z najpopularniejszych w Polsce. Zasady zakładania oraz prowadzenia takiej firmy zostały zawarte w ustawie o swobodzie działalności gospodarczej oraz w kodeksie cywilnym. Ten rodzaj działalności zakłada jednego właściciela, ale nazwa nie jest ograniczeniem, jeśli chodzi o liczbę zatrudnianych pracowników.

Jednoosobowa działalność gospodarcza to pomysł przeznaczony dla małego przedsiębiorstwa z jednym właścicielem. Sprawdzi się, jeśli założyciel firmy ochroniarskiej jest osobą aktywną, nastawioną na cel, ma swoje zdanie i nie lubi się podporządkowywać.   

Firma ochroniarska - spółka cywilna

Spółka cywilna jako jedyna nie wymaga wpisu do KRS-u. Nie posiada również osobowości i zdolności prawnej, a opiera się na podstawie przepisów zawartych w Kodeksie Cywilnym.

To działalność łatwa w rejestracji i w prowadzeniu, opiera się na umowie pomiędzy wspólnikami, którzy deklarują dążenie do jednego, określonego celu gospodarczego. Spółka cywilna to dobre rozwiązanie dla niewielkich biznesów, szczególnie tych rodzinnych.

Nie jest odpowiednia dla budowania dużych przedsiębiorstw, ponieważ jej wspólnicy odpowiadają całym swoim majątkiem, co może powodować ogromne ryzyko. Także w tej formie prowadzenia działalności można korzystać z księgowości uproszczonej i nie wymaga się od przedsiębiorcy kapitału założycielskiego.

Określenie PKD dla firmy ochroniarskiej

Podstawowymi kodami PKD opisującym działalność gospodarczą w zakresie świadczenie usług ochrony fizycznej i technicznej są:

• 8010Z działalność ochroniarska, z wyłączeniem obsługi systemów bezpieczeństwa. Kod ten obejmuje:

- działalność ochroniarską w zakresie przewozów samochodami opancerzonymi,

- działalność usługową w zakresie ochrony osobistej,

- działalność usługową w zakresie wykrywacza kłamstw,

- działalność usługową związana z pobieraniem i identyfikacją odcisków palców,

- pozostałą działalność ochroniarską, z wyłączeniem obsługi systemów bezpieczeństwa.

• 8020Z działalność ochroniarska w zakresie obsługi systemów bezpieczeństwa. Kod ten obejmuje:

- obsługa i monitorowanie elektronicznych systemów bezpieczeństwa, takich jak: alarmy przeciwwłamaniowe czy przeciwpożarowe, włączając ich instalację i konserwację,

- instalację, naprawę, przebudowę oraz regulację mechanicznych lub elektronicznych urządzeń zamykających, sejfów i skarbców w powiązaniu z późniejszym monitoringiem.

Najlepsza forma opodatkowania dla firmy ochroniarskiej

Firma ochroniarska nie może zostać opodatkowana ryczałtową formą. Dlatego też wyklucza się rozliczenie ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych oraz kartą podatkową. Podatek dochodowy z tytułu świadczonych usług w dziedzinie ochrony osób lub mienia przez osoby fizyczne lub spółki osobowe opłacany może być wyłącznie na zasadach ogólnych według skali podatkowej lub liniowo według stawki 19%.

Firma ochroniarska - opodatkowanie na zasadach ogólnych

Zasady ogólne to podstawowa forma opodatkowania dochodów, która nie wymaga złożenia dodatkowych oświadczeń. Pozwala na płacenie podatku w wysokości 18%  po obniżeniu jej o kwotę wolną od podatku 556,02 zł oraz według stawki 32% od nadwyżki ponad 85.528 zł podstawy opodatkowania.

Kwotę podatku można obniżyć o przewidziane w ustawie o podatkach dochodowych ulgi i odliczenia. Ponadto możliwe jest odliczanie od podstawy opodatkowania zapłaconych składek ubezpieczeniowych a od kwoty podatku zapłaconej kwoty składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Firma ochroniarska - opodatkowanie podatkiem liniowym

Opodatkowanie dochodów podatkiem liniowym 19% wymaga złożenia  właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego do dnia 20 stycznia roku podatkowego pisemnego oświadczenia o wyborze tego sposobu opodatkowania, a jeżeli podatnik rozpoczyna prowadzenie pozarolniczej działalności gospodarczej w trakcie roku podatkowego - do dnia poprzedzającego dzień rozpoczęcia tej działalności, nie później jednak niż w dniu uzyskania pierwszego przychodu.

Minusem opodatkowania w tej formie jest przede wszystkim konieczność rezygnacji z ulg podatkowych i brak możliwości rozliczania się wspólnie z małżonkiem.

Firma ochroniarska z VAT czy bez VAT

Ochroniarz jako czynny podatnik VAT

Ochroniarze, którzy zamierzają wykonywać czynności na rzecz innych podatników VAT lub planują osiągnąć wysokie obroty z działalności gospodarczej, powinni zdecydować się na zarejestrowanie siebie jako czynnego podatnika VAT. Bycie vatowcem w takim przypadku łączy się z korzyściami w postaci możliwości odliczenia VAT od wystawionych faktur.

Z uwagi na opodatkowanie działalności stawką poniżej 23% warto zwrócić szczególną uwagę na pozostanie czynnym podatnikiem VAT. Aby nim zostać należy, złożyć formularz rejestracyjny VAT-R.

Ochroniarz zwolniony z VAT

Wybór zwolnienia z VAT-u jest korzystny w sytuacji, kiedy odbiorcami towarów lub usług, będą podmioty również zwolnione z podatku VAT (np. w handlu detalicznym).

Zwolnieniu z VAT podlegają podatnicy, których wartość sprzedaży opodatkowanej nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym kwoty 150 tys. zł. Do wartości sprzedaży nie wlicza się kwoty podatku. Jednak w przypadku prowadzenia firmy ochroniarskiej lepiej zdecydować się na zostanie czynnym

Składki ZUS - firma ochroniarska

Zgłoszenie  do ubezpieczenia

Ochroniarz, rozpoczynający prowadzenie działalność gospodarczą, zgłasza ją na druku CEIDG-1. Następnie wniosek z kopią wpisu CEIDG przesyła do ZUS. Ten sporządza zgłoszenie płatnika składek na formularzu ZUS ZFA.

Mimo to przedsiębiorca musi sam zgłosić się do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. Na zgłoszenia siebie do ubezpieczeń przedsiębiorca ma 7 dni od daty rozpoczęcia prowadzenia działalności. Aby tego dokonać, wypełnia formularz:

• ZUS ZUA - jeśli ochroniarz podlega ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu,

• ZUS ZZA - jeśli przedsiębiorca podlega wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu (ubezpieczenie społeczne jest pokrywane z pracy na etacie czy z prowadzenia innej działalności).

Ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolne dla przedsiębiorcy. ZUS obejmuje go tym świadczeniem na złożony przez niego wniosek. Składa się go na formularzu ZUS ZUA, wraz ze zgłoszeniem do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego.

Ochroniarz a preferencyjne składki ZUS

Ochroniarz, rozpoczynający działalność, może skorzystać z preferencyjnych składek ZUS, które obejmują okres 24 pełnych miesięcy.

Konto firmowe dla firmy ochroniarskiej

Przyszły ochroniarz nie ma obowiązku zakładania odrębnego konta firmowego. Może używać do celów działalności prywatnego rachunku. Jednak musi pamiętać, że konto musi mieć jednego właściciela (małżeństwa posiadający wspólne konto nie mogą przeznaczyć go na cele firmowe).

Dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą powinno zostać przeprowadzone za pośrednictwem rachunku bankowego przedsiębiorcy zawsze gdy:

• stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca;

• jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15.000 euro przeliczonych na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez NBP ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym dokonano transakcji.

Marketing dla firmy ochroniarskiej

Potencjalnych klientów można podzielić na pięć grup i w zależności od wybranej grupy docelowej, zdecydować się na marketing prowadzony pod konkretnie wskazaną grupę społeczną czy instytucję.

1. Klient indywidualny – poszukuje od firmy usług z zakresu ochrony mieszkania lub miejsca prowadzonej jednoosobowej działalności gospodarczej. Najczęściej zależy mu na monitorowaniu obiektu i w razie potrzeby - przyjazdu grupy interwencyjnej.

2. Klient biznesowy – są nimi zakłady przemysłowe, centra logistyczne czy biurowce. Ten kontrahent będzie wymagał od firmy ochroniarskiej nie tylko monitoringu, ale i pracowników ochrony fizycznej.

3. Klient korporacyjny – zagraniczne koncerny, korporacje międzynarodowe - ci klienci będą poszukiwać ochrony fizycznej pracowników ochrony, monitoringu i grupy interwencyjnej wraz z usługą konwojowania wartości pieniężnych.

4. Jednostki budżetowe – to urzędy skarbowe, firmy wodociągowe, przedsiębiorstwa państwowe, jednostki wojskowe. Najczęściej wymagają oni od firmy ochroniarskiej podobnych usług, co klienci korporacyjni. Jednak inaczej wygląda wynajęcie firmy ochrony mienia - te zawierane są w formie przetargów na podstawie ustawy o zamówieniach publicznych.

5. Banki – szukają firm ochroniarskich w szczególności pod kątem monitoringu i konwojowania wartości pieniężnych, najczęściej jednak na rzecz tych klientów wykonywana jest usługa cash processingu.

Po wybraniu grupy docelowej można przejść do przygotowania strategii marketingowej. Wykorzystanie narzędzi social media będzie podstawą w tej branży, jednak nic nie będzie lepszą reklamą firmy niż dobre opinie i zadowolenie klientów. Warto w tym celu zastosować marketing szeptany, aby zdobyć swoich pierwszych klientów, którzy w przyszłości polecą usługę swoim znajomym lub innym przedsiębiorcom.