Poradnik Przedsiębiorcy

Kiedy warto wprowadzić zadaniowy czas pracy?

Na gruncie obowiązujących przepisów prawa pracy, głównym miernikiem rozliczania pracowników z realizacji ich obowiązków jest czas pracy. Kryterium czasu, w jakim pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy, nie jest jednak doskonałe. Często sam fakt obecności w pracy ma luźny związek z produktywnością. Dlatego rozwiązaniem, które warto rozważyć, jest wprowadzenie zadaniowego czasu pracy. Kiedy opłaca się wprowadzić zadaniowy czas pracy? Sprawdź!

Systemy czasu pracy

Systemem czasu pracy jest ustalony w Kodeksie pracy sposób organizacji czasu pracy. W pierwszym rzędzie Kodeks wspomina (w art. 129) o tzw. systemie podstawowym, określającym sztywne normy czasu pracy: 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym. Kolejnymi systemami przewidzianymi w Kodeksie są systemy: 

  • równoważnego czasu pracy (art. 135, 136, 137),
  • pracy w ruchu ciągłym (art. 138),
  • przerywanego czasu pracy (art. 139),
  • zadaniowego czasu pracy (art. 140),
  • skróconego tygodnia pracy (art. 143),
  • pracy weekendowej (art. 144),
  • skróconego czasu pracy (art. 145).

W porównaniu z podstawowym pozostałe systemy zawierają rozwiązania umożliwiające bardziej elastyczne organizowanie pracy, np. wydłużanie czasu pracy w poszczególnych dobach lub tygodniach, czy różnicowanie liczby godzin w poszczególnych dniach.

Zadaniowy czas pracy

Wśród wspomnianych systemów wyróżnia się zadaniowy czas pracy. Zgodnie z art. 140 Kodeksu pracy, można go stosować w przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy lub jej organizacją albo miejscem wykonywania pracy. Pracodawca, po porozumieniu z pracownikiem, ustala czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy wynikający z norm określonych w art. 129 Kodeksu. Specyfika omawianego systemu polega na tym, że – w odróżnieniu od innych – praca nie jest tu mierzona czasem przeznaczonym na jej wykonanie, lecz zakresem powierzonych pracownikowi zadań.

Przykład 1.

Pracownik przygotowuje co tydzień newsletter – biuletyn, rozsyłany do klientów firmy, służący podtrzymywaniu kontaktu. Newsletter zawiera informacje o firmie, jej aktualnej ofercie oraz o różnych zdarzeniach, w które firma angażuje się, kształtując swój wizerunek. Pracodawca nie wymaga, aby pracownik wykonywał swoją pracę w określonych dniach i godzinach; rozlicza natomiast pracownika z wykonania powierzonych zadań: cotygodniowego przygotowania newslettera i rozesłania go w piątek, drogą elektroniczną, do klientów (subskrybentów).

Zadaniowy czas pracy - przesłanki wprowadzenia

Kodeks pracy dopuszcza stosowanie zadaniowego czasu pracy w odniesieniu do pracowników wykonujących pracę, która nie wymaga ciągłego pozostawania w bezpośredniej dyspozycji pracodawcy (przełożonego), w jego siedzibie. Będzie to w szczególności praca wykonywana w terenie, w odniesieniu do której kontrola czasu pracy jest niemożliwa, poważnie utrudniona lub niecelowa, praca wykonywana w dużym stopniu samodzielnie, czy też praca, której nie można dokładnie zaplanować w czasie, np. z uwagi na jej uzależnienie od warunków atmosferycznych.

Przykład 2.

Pracownik zatrudniony na stanowisku specjalisty ds. handlowych wykonuje zadania polegające na prowadzeniu rozmów handlowych z obecnymi i potencjalnymi klientami (kontrahentami) pracodawcy. W ciągu miesiąca zobowiązany jest do przeprowadzenia określonej liczby takich rozmów. Rozmowy są przeprowadzane na terenie dwóch województw, w siedzibach klientów. Opisany rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika pozwala na wprowadzenie wobec niego systemu zadaniowego czasu pracy.

Powierzenie zadań

Kodeks pracy wymaga, aby przy ustalaniu rozmiaru (a w konsekwencji pracochłonności) zadań powierzonych pracownikowi w ramach omawianego systemu czasu pracy, uwzględnić wymiar czasu pracy wynikający z norm określonych w art. 129 Kodeksu. Oznacza to, że pracodawca nie może dowolnie obciążać pracownika zadaniami, lecz powinien zadbać o to, aby ich liczba oraz przewidywana pracochłonność pozwalały na wykonanie zadań w czasie odpowiadającym rygorom określonym w przywołanym przepisie. Tak więc np. pracodawca wyznaczający pracownikowi zadania, których wykonanie obiektywnie wymaga pracy trwającej dłużej niż 8 godzin na dobę, 40 godzin w tygodniu (przeciętnie) lub 5 dni w tygodniu, będzie naruszać dyspozycję zawartą w art. 140 Kodeksu pracy. Zadania powierzone pracownikowi muszą być możliwe do wykonania bez przekraczania obowiązujących norm czasu pracy.

Zgodnie z tezą wyroku Sądu Najwyższego z dnia 20 października 2015 r., I PK 9/15, określenie w systemie zadaniowym przez pracodawcę zakresu obowiązków w sposób uniemożliwiający ich wykonanie w obowiązującym pracownika wymiarze czasu pracy, uzasadnia roszczenie o dodatkowe wynagrodzenie z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych.

Porozumienie z pracownikiem

Czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań powinien zostać ustalony przez pracodawcę, po porozumieniu z pracownikiem. Jak orzekł Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 5 lutego 2008 r., II PK 148/07, wymaganie porozumienia z pracownikiem nie oznacza uzgodnienia, lecz konsultację (zasięgnięcie opinii pracownika). Brak takiego porozumienia (konsultacji) nie powoduje nieskuteczności ustanowienia zadaniowego systemu czasu pracy, ale w razie sporu rodzi po stronie pracodawcy obowiązek wykazania, że powierzone pracownikowi zadania były możliwe do wykonania w granicach norm czasu pracy określonych w art. 129 Kodeksu pracy.

Samodzielna organizacja pracy

W ramach zadaniowego czasu pracy pracownik nie podlega tak ściśle bieżącemu kierownictwu, jak w innych systemach. Pracodawca nie określa tu, w jakich konkretnie godzinach każdego dania pracownik ma pracę rozpoczynać i kończyć oraz wykonywać poszczególne czynności. Decyduje o tym sam pracownik.

Czego pracodawcy nie wolno?

W ramach zadaniowego czasu pracy nie jest dopuszczalne wskazanie przez pracodawcę osiągnięcia określonego rezultatu ekonomicznego jako podstawy wymiaru czasu pracy (patrz wyrok SN z dnia 15 listopada 2006 r., I PK 117/06). Innymi słowy, pracodawca nie może przerzucać na pracownika własnego ryzyka gospodarczego, dotyczącego uzyskania, wskutek wykonania przez pracownika powierzonych mu zadań, konkretnych korzyści ekonomicznych.

Korzyści dla pracodawcy

Wprowadzenie zadaniowego czasu pracy jest szansą zwiększenia efektywności pracy dzięki uelastycznieniu rozkładu czasu pracy. Pracownik może wykonywać swoje zadania w najbardziej odpowiednich porach dnia, unikając dzięki temu okresów bezczynności, które mogą wynikać z okoliczności niezależnych zarówno od pracodawcy, jak i od pracownika.

Przykład 3.

Przedstawiciel firmy farmaceutycznej, która kieruje swoją ofertę do placówek służby zdrowia, umawia się na rozmowy handlowe i prowadzi je (wykonując tym samym zadania powierzone mu przez pracodawcę) w godzinach otwarcia tych placówek. W ten sposób dostosowuje swój rozkład czasu pracy do godzin, w których może skutecznie zrealizować swoje zadania. W przypadku narzucenia pracownikowi przez pracodawcę z góry sztywnego rozkładu czasu pracy np. codziennie od godziny 7.00 do 15.00, część dnia pracy mogłaby mieć bezproduktywny przebieg (bezczynne oczekiwanie na porę dnia, w której można przeprowadzić rozmowę w danej placówce).

Kolejną korzyścią jest to, że pozostawiając pracownikowi zatrudnionemu w ramach zadaniowego czasu pracy dużą samodzielność w organizowaniu i wykonywaniu własnej pracy, pracodawca nie musi angażować się w kontrolę i nadzór nad pracownikiem w takim stopniu, jak czyni to w odniesieniu do pracowników zatrudnionych w innych systemach. Formalnym tego wyrazem jest zwolnienie pracodawcy z obowiązku prowadzenia ewidencji godzin pracy pracowników, do których stosuje zadaniowy czas pracy (art. 149 § 2 Kodeksu pracy). Należy jednak prowadzić ewidencję czasu pracy w pozostałym zakresie – m.in. w odniesieniu do urlopów wypoczynkowych, urlopów bezpłatnych, niezdolności do pracy z powodu choroby.

Następnym ważnym atutem, jaki może mieć wprowadzenie zadaniowego czasu pracy, jest efekt motywacyjny. Często pracownicy chętniej i lepiej pracują, gdy mają możliwość współdecydowania o warunkach i sposobie wykonywania swojej pracy. Są wówczas skłonni przyjmować większą odpowiedzialność za realizację zadań, wykazując przy tym kreatywność i zaangażowanie.

Zadaniowy czas pracy w większym stopniu niż pozostałe systemy zawiera w sobie mechanizmy sprzyjające produktywności. Dlatego też warto korzystać z tego rozwiązania, jako alternatywnego wobec najczęściej stosowanych systemów, akcentujących w większym stopniu wymóg samej obecności w pracy, niż potrzebę zapewnienia racjonalnego wykorzystania czasu pracy.