Poradnik Przedsiębiorcy

Równoważny czas pracy - ile dni pod rząd może pracować pracownik?

Równoważny czas pracy charakteryzuje się tym, że pracownik może pracować więcej niż 8 godzin na dobę, ale ta dłuższa praca, musi być mu zrekompensowana krótszym czasem pracy w innych dniach lub udzieleniem dnia wolnego. Jest to najbardziej elastyczny system czasu pracy. Daje pracodawcy możliwość takiego zaplanowania czasu pracy, aby w okresach większego zapotrzebowanie na pracę, pracownicy pracowali dłużej, a w okresach mniejszego zapotrzebowania – mniej. Co ważne dłuższa praca w niektóre dni, nie powoduje powstawania nadgodzin, o ile pracownik otrzyma do końca okresu rozliczeniowego odpowiednią ilość czasu wolnego.

Czym jest okres rozliczeniowy?

Okres rozliczeniowy jest to okres, na który pracodawca planuje czas pracy pracownika tak, aby zachować ustalone w Kodeksie pracy obowiązkowe okresy odpoczynku. Jest to też czas, w którym pracodawca musi się rozliczyć z pracownikiem z przepracowanego czasu pracy. Przeważnie okres rozliczeniowy trwa jeden miesiąc kalendarzowy, na koniec którego ustala się czy nie doszło do przekroczenia normy dobowej i tygodniowej, a także czy nie ma obowiązku wypłaty nadgodzin. Jednak w szczególnie uzasadnionych przypadkach, można przedłużyć okres rozliczeniowy do 12 miesięcy, co daje pracodawcy niemal nieograniczoną możliwość kształtowania czasu pracy pod swoje własne potrzeby.

Możliwość tę wprowadziła nowelizacja Kodeksu pracy (k.p.), z dnia 23 sierpnia 2013 r., której art. 129 mówi, że: W każdym systemie czasu pracy, jeżeli jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi lub technicznymi lub dotyczącymi organizacji pracy, okres rozliczeniowy może być przedłużony, nie więcej jednak niż do 12 miesięcy, przy zachowaniu ogólnych zasad dotyczących ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników.

Chodzi tu przede wszystkim o takie zakłady pracy, w których praca jest ściśle związana np. z porą roku, gdzie przykładowo w okresie wiosenno-letnim jest więcej pracy do wykonania niż w okresie jesienno-zimowym. Zastosowanie tak długiego okresu rozliczeniowego, daje pracodawcy większą swobodę w planowaniu czasu pracy, gdyż może się zdarzyć, że w okresach intensywnej pracy, można zaplanować pracownikom więcej godzin, a wolne oddać dopiero po kilku miesiącach. Godziny nadliczbowe przechodzą z miesiąca na miesiąc i stają się godzinami nadliczbowymi, za które należy się wynagrodzenie dopiero na koniec okresu rozliczeniowego, o ile pracownik nie otrzymał w zamian odpowiedniej ilości czasu wolnego.

Należy pamiętać, że oddawanie czasu wolnego, odbywa się na dwa sposoby:

  • w sytuacji, kiedy o czas wolny wystąpi sam pracownik, który wiedząc, że ma przykładowo 8 godzin za dużo, prosi pracodawcę o dzień wolny i wówczas oddawanie czasu wolnego odbywa się w proporcji 1:1;

  • w sytuacji, kiedy czasu wolnego udziela pracodawca, który widząc, że pracownik ma za dużo przepracowanych godzin, sam decyduje, że w konkretnym terminie pracownik ma odebrać czas wolny. Wówczas musi ten czas wolny oddać w proporcji 1:1,5 czyli za 8 godzin musi oddać 12 godzin. 

Jak dokumentować oddawanie czasu wolnego?

Aby nie było wątpliwości w trakcie kontroli z Państwowej Inspekcji Pracy, które godziny są oddane na wniosek pracownika, a które na wniosek pracodawcy, należy odpowiednio zadbać o właściwą dokumentację oddawania czasu wolnego. Oddany czas wolny, można dokumentować na dwa sposoby:

  • prowadzić osobną ewidencję wniosków pracowników o oddanie czasu wolnego, z której wynika, że za pracę ponad wymiar w konkretnym dniu, pracownik prosi o czas wolny w innym dniu;

  • prowadzić ewidencję w formie tabeli zmian, na której pracownicy sami własnoręcznie wpisują zmiany w harmonogramie czasu pracy i podpisują się. Jest to zaakceptowana forma przez PIP, gdyż wynika z niej, że to pracownik sam decyduje o odbiorze czasu wolnego.

Jeżeli nie ma zapisów w tabeli zmian lub odrębnych wniosków pracownika o udzielenie czasu wolnego w konkretnym dniu, można uznać, że czas wolny oddaje pracodawca, a wówczas musi go udzielić w o połowę większym wymiarze.

Kiedy należy zapłacić za nadgodziny w równoważnym czasie pracy?

Zasadą równoważnego czasu pracy jest praca w wymiarze większym niż wynosi dobowa norma czasu pracy, czyli 8 godzin. Najczęściej przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynosi w tym systemie 12 godzin. 

Przykład 1.

Pracownik pracujący w równoważnym czasie pracy, zakładającym przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy do 12 godzin, w poniedziałek miał pracować zgodnie z wcześniej ustalonym harmonogramem od 7.00-19.00, Okazało się jednak, że w związku z awarią, musiał zostać dłużej i zamiast do godz. 19.00 pracował do 20.00. Praca od 19.00 do 20.00 stanowi dla niego pracę w godzinach nadliczbowych. Jeżeli do końca okresu rozliczeniowego nie otrzyma za nią czasu wolnego, będzie musiał otrzymać za tę godzinę, oprócz normalnego wynagrodzenia, dodatek w wysokości 50%. Jeżeli w kolejnym dniu pracownik miałby zaplanowaną pracę w godzinach od 7.00 do 14.00, a w związku ze szczególnymi potrzebami pracodawcy musiałby pracować do 16.00, to w tym przypadku miałby 1 nadgodzinę dobową od 15.00 do 16.00.

Nadgodziny należy wypłacić również w sytuacji, gdy pracownik zacznie pracę ponownie w tej samej dobie. Ma to miejsce w sytuacji, gdy jednego dnia zacznie pracę o godzinie 7.00, a kolejnego dnia przyjdzie do pracy o godzinie 6.00. Dojdzie wówczas do naruszenia doby pracowniczej, która obejmuje 24 godziny poprzedzające moment rozpoczęcia pracy. Za takie naruszenie, pracownikowi należy się zapłata jak za nadgodziny dobowe. Co ważne, zapłata musi zostać dokonana od razu, a nie na koniec okresu rozliczeniowego, jak ma to miejsce w pozostałych przypadkach. Nadgodziny te nie są wypłacane w sytuacji, gdy pracownik jest objęty ruchomym czasem pracy (art. 140¹k.p), czyli przykładowo może rozpoczynać pracę w przedziale czasowym np. od 6.00 do 9.00 i kończyć pracę po przepracowaniu odpowiedniej liczby godzin, zgodnie z ustalonym harmonogramem.

Kolejną sytuacją, kiedy dochodzi do powstawania nadgodzin, jest praca w godzinach nadliczbowych, wykonywana ponad obowiązującą pracownika tygodniową normę czasu pracy. Chodzi o zasadę przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, która oznacza, że pracownik musi mieć odpowiednią liczbę dni wolnych w danym miesiącu. Jeżeli w czerwcu 2018 r. do przepracowania jest 168 godzin, tj. 21 dni, to oznacza, że pracownik musi mieć zapewnione 9 dni wolnych. Nie musi być to koniecznie sobota i niedziela, jeżeli szczególne warunki zakładu pracy przewidują pracę 7 dni w tygodniu, ale liczba dni wolnych w okresie rozliczeniowym musi się zgadzać. Jeżeli pracownik pracuje więcej dni, dochodzi do pracy w godzinach nadliczbowych z tytułu przekroczenia normy średniotygodniowej. Należy się za to, oprócz normalnego wynagrodzenia, dodatek w wysokości 100%. Zgodnie z wyrokiem SN z dnia 3 czerwca 1986 r. I PRN 40/86, przez normalne wynagrodzenie należy rozumieć wynagrodzenie zasadnicze oraz dodatkowe składniki o charakterze stałym, jeżeli przepisy wewnątrzzakładowe przewidują taki sposób wynagradzania, czyli np. dodatek stażowy, funkcyjny czy premię wypłacaną niezależnie od wyników pracy, czy uznania pracodawcy.

Ile dni pod rząd może pracować pracownik w równoważnym czasie pracy?

W związku z bardzo elastycznym charakterem równoważnego czasu pracy, pracodawcy stają często przed problemem jak zaplanować czas pracy pracownika, aby spełniać normy kodeksu pracy, a jednocześnie w pełni korzystać z dobrodziejstw jakie niesie ten system czasu pracy. Mając na uwadze, że w każdym tygodniu pracownik musi mieć dwa dni wolnego, maksymalna ilość dni pracujących jakie mogą następować po sobie wynosi 10. Zilustruje to poniższy przykład:

Pon

Wt

Śr

Cz

Pią

Sob

Nie

Pon

Wt

Śr

Cz

Pią

Sob

Nie

W

W

7-15

7-15

7-15

7-15

7-15

7-15

7-15

7-15

7-15

7-15

W

W

Tylko w sytuacji, gdy na początku tygodnia pracodawca da pracownikowi dwa dni wolnego i na końcu kolejnego również da mu dwa dni, możliwa będzie sytuacja pracy 10 dni pod rząd, bez naruszania przepisów o odpoczynku tygodniowym. Zachowana będzie wówczas zasada pięciodniowego tygodnia pracy, którą dają te cztery dni wolne udzielone w powyższy sposób, a także zasada, że pracownikowi przysługuje prawo do co najmniej 35-godzinnego, nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego.

Odpoczynek tygodniowy może być zmniejszony do 24 godzin, w przypadku osób zarządzających zakładem w imieniu pracodawcy, konieczności przeprowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska oraz usunięcia awarii, a także zmiany pory wykonywania pracy przez pracownika w związku z przejściem na inną zmianę.

Należy pamiętać, że aby zachowany był odpoczynek dobowy wynoszący 11 godzin w systemie równoważnym dopuszczającym pracę przez 12 godzin, pracownik może mieć tylko 1 nadgodzinę, czyli może pracować tylko przez 13 godzin na dobę. Natomiast pracownik pracujący w systemie podstawowym (8 godzin na dobę) pracując tyle samo, będzie miał 5 nadgodzin dobowych. 

Czy równoważny czas pracy można łączyć z zadaniowym?

Nie można łączyć równoważnego czasu pracy z zadaniowym. Wynika to z faktu, że zadaniowy czas pracy może być świadczony tylko przez 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin tygodniowo. Stosowanie takiego „mieszanego” czasu pracy, może być odebrane jako próba obejścia przepisów o czasie pracy i usprawiedliwienie dla nie wypłacania należnych nadgodzin, które w zadaniowym czasie pracy, występują zawsze, gdy pracownik wykonuje swoje zadania ponad 8 godzinną normę. Takie stanowisko zajął Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 10 czerwca 2010 r. (sygn. akt. I PK 6/10).

Reasumując, równoważny czas pracy daje pracodawcy możliwość bardzo dowolnego kształtowania czasu pracy pracownika. Należy jednak pamiętać, aby zachować wszystkie normy czasu pracy zawarte w kodeksie pracy, aby w razie kontroli PIP, nie być posądzonym o działania mające na celu obejście przepisów. Wszystkie najważniejsze normy muszą być zachowane, zmienia się tylko okres czasu, kiedy należy rozliczyć się z pracownikiem. Może on trwać nawet rok, co dla pracodawcy stanowi ułatwienie, ale nie może być stosowane bez szczególnej potrzeby, gdyż inspektorzy pracy bacznie przyglądają się takim praktykom, a za nadużycia grożą surowe kary finansowe.