Czynni podatnicy VAT nabywający w ramach prowadzonej w Polsce działalności gospodarczej towary lub usługi w innym kraju członkowskim Unii Europejskiej mają prawo ubiegać się o zwrot zapłaconego tam podatku VAT, zawartego w cenie nabywanych towarów i usług.
Kiedy można ubiegać się o zwrot zagranicznego VAT?
Podatnicy dokonujący zakupów opodatkowanych w innym kraju UE nie mają możliwości odliczenia w Polsce doliczonego zagranicznego podatku VAT. Przedsiębiorcy mają jednak prawo wnioskowania o zwrot zagranicznego podatku VAT zapłaconego w innym kraju UE.
O zwrot zagranicznego podatku VAT mogą wnioskować podatnicy, którzy:
- nie posiadają siedziby, stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, stałego miejsca zamieszkania lub zwykłego miejsca pobytu w kraju UE, w którym nabyli towary lub usługi będące przedmiotem ubiegania się o zwrot VAT;
- mają status czynnego podatnika VAT;
- nie dokonują sprzedaży towarów lub świadczenia usług wyłącznie zwolnionych z VAT przedmiotowo ani nie korzystają z podmiotowego zwolnienia z VAT.
Prawo do wystąpienia o zwrot VAT zapłaconego w innym kraju należącym do Wspólnoty przysługuje wyłącznie w odniesieniu do towarów i usług wykorzystanych w ramach działalności gospodarczej do czynności opodatkowanych.
Podczas okresu zwrotu podatnik nie może mieć na terytorium państwa członkowskiego zwrotu siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, z których dokonywano transakcji gospodarczych, albo, w przypadku braku takiej siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, nie może mieć tam stałego miejsca zamieszkania ani zwykłego miejsca pobytu. Dodatkowo w trakcie okresu zwrotu podatnik nie może dostarczać żadnych towarów ani świadczyć usług uważanych za dostarczane lub świadczone w państwie członkowskim zwrotu, poza wyjątkami wskazanymi w art. 3 dyrektywy rady 2008/9/WE z 12 lutego 2008 roku określającej szczegółowe zasady zwrotu podatku od wartości dodanej, przewidzianego w dyrektywie 2006/112/WE, podatnikom niemającym siedziby w państwie członkowskim zwrotu, lecz mającym siedzibę w innym państwie członkowskim.
Możliwość ubiegania się o zwrot zagranicznego VAT dotyczy w szczególności zakupu następujących towarów i usług:
- paliwa,
- opłat za przejazdy autostradą,
- opłat drogowych,
- opłat parkingowych,
- sprzętów,
- wyposażenia,
- wynajmu środków transportu,
- usług hotelarskich,
- wyżywienia,
- opłat wstępu na konferencje i targi.
Należy posiadać dokument potwierdzający nabycie danego towaru bądź usługi. Każdy zakup, w odniesieniu do którego staramy się o zwrot VAT, musi być udokumentowany fakturą lub dokumentem importowym.
Na czym polega procedura VAT-REFUND?
Zwrot zagranicznego podatku VAT jest możliwy na podstawie procedury VAT-REFUND, jednolitej we wszystkich państwach członkowskich UE. Zasady stosowania procedury VAT- REFUND przez podatników niemających siedziby na terytorium państwa członkowskiego zwrotu zostały określone w dyrektywie 2008/9/WE z 12 lutego 2008 roku.
O zwrot zagranicznego podatku VAT podatnicy niezarejestrowani w danym państwie mogą ubiegać się, składając formularz VAT-REF. Wniosek należy złożyć w terminie do 30 września roku następującego po roku podatkowym, którego wniosek dotyczy.
Wniosku o zwrot VAT zagranicznego nie składamy bezpośrednio w kraju, w którym ubiegamy się o zwrot. Wniosek VAT-REF składa się elektronicznie, w Polsce wniosek składany jest za pośrednictwem systemu e-Deklaracje. Po przekazaniu wniosku do polskiego systemu VAT REFUND podatnik powinien otrzymać wiadomość z informacją o nadaniu numeru referencyjnego wniosku w systemie VAT REFUND.
Kiedy możliwa jest korekta wniosku VAT-REF?
Może się zdarzyć, że podczas postępowania w sprawie zwrotu VAT organ podatkowy stwierdzi, że zarejestrowanej poza granicami Polski firmie przysługiwało prawo do odzyskania wyższej od wnioskowanej kwoty VAT. W takiej sytuacji organ podatkowy ma obowiązek wezwać podatnika do złożenia korekty. Trybunał Sprawiedliwości UE orzekł, że brak takiego wezwania ze strony organu podatkowego stanowi nieproporcjonalne naruszenie zasady neutralności VAT.
Trybunał Sprawiedliwości UE w wyroku z 21 października 2021 roku sygn. C-396/20 orzekł w sprawie umożliwienia skorygowania wniosku VAT-REF w przypadku gdy firma w pierwotnym wniosku wskazała zaniżoną kwotę VAT do zwrotu. Wyrok odnosił się do belgijskiej spółki wnioskującej o zwrot podatku VAT z Węgier w ramach procedury VAT-REFUND umożliwiającej zwrot zagranicznego podatku VAT. Belgijska spółka złożyła wniosek VAT-REF o zwrot VAT na Węgrzech, w którym wnioskowała o niższą kwotę zwrotu VAT niż ta, do której miała prawo. Podczas postępowania w sprawie zwrotu VAT organ podatkowy rozpoznał, że firmie przysługuje wyższy zwrot VAT niż ten, na który opiewa wniosek, jednak dokonał wyłącznie zwrotu kwoty wskazanej we wniosku VAT-REF.
Organ odwoławczy potwierdził zasadność dokonania zwrotu wyłącznie na kwotę wnioskowaną przez belgijską firmę z uwagi na brak możliwości skorygowania wniosku VAT-REF w trakcie postępowania w sprawie zwrotu podatku. Organ odwoławczy podkreślił, że podatnik, który złożył formularz VAT-REF ze wskazaniem niższej kwoty zwrotu VAT niż przysługująca mu kwota zwrotu, ma możliwość złożenia nowego wniosku. W przypadku belgijskiej spółki na złożenie nowego wniosku było już za późno, ponieważ pierwszy wniosek VAT-REF został złożony 2 dni przed terminem złożenia wniosku. Takie stanowisko potwierdzone zostało także przez sąd pierwszej instancji. Dopiero gdy sprawa trafiła do węgierskiego sądu najwyższego, organ ten zdecydował się na zawieszenie postępowania i skierowanie pytania do Trybunału Sprawiedliwości UE.
TSUE orzekł, że organ podatkowy miał obowiązek dać możliwość skorygowania wniosku VAT-REF belgijskiej firmie. Brak wezwania podatnika do złożenia korekty w tej sytuacji było nieproporcjonalnym naruszeniem zasady neutralności VAT. TSUE podkreślił, że w przypadku wnioskowania o zbyt niską kwotę zwrotu zagranicznego VAT, uniemożliwienie belgijskiej spółce skorygowania wniosku VAT-REF jest także naruszeniem zasady dobrej administracji. Korekta wniosku VAT-REF powinna w tym przypadku zostać uznana za złożoną w tym samym dniu, w którym złożony został pierwotny wniosek. Trybunał Sprawiedliwości UE w uzasadnieniu wyroku przywołał swój inny wyrok z dnia 14 maja 2020 roku sygn. C-446/18.
