Poradnik Przedsiębiorcy

Ulga B+R, koszty kwalifikowane – pracownik a współpracownik

Przedsiębiorcy, chcąc się rozwijać, muszą coraz większe środki inwestować w innowacje. W firmach powstają wydziały zajmujące się badaniami i rozwojem. Powyższe badania są prowadzone zarówno w nowych branżach, jak i tych tradycyjnych. Państwa, zdając sobie sprawę z tego, jak duże znaczenia dla gospodarki mają innowacje, wprowadzają szereg zachęt, aby przedsiębiorstwa przeznaczały znaczące środki na ten cel. Czym są koszty kwalifikowane w uldze B+R? Sprawdź!

Ulga B+R – koszty kwalifikowane

Podatnik może skorzystać z ulgi badawczo-rozwojowej pod warunkiem, że poniesie w ciągu roku koszty związane z działalnością badawczo-rozwojową, tzw. koszty kwalifikowane. Ustawodawca, wprowadzając ulgę badawczo-rozwojową, uznał więc, że tylko niektóre koszty można rozliczyć w jej ramach. Kwota odliczenia nie może w roku podatkowym przekraczać kwoty dochodu uzyskanego przez podatnika podatku dochodowego od osób prawnych z przychodów innych niż przychody z zysków kapitałowych oraz kwoty dochodu uzyskanego przez podatnika podatku dochodowego od osób fizycznych z pozarolniczej działalności gospodarczej. Rodzaje kosztów kwalifikowanych zostały wskazane w art. 18d ust. 2–3 Ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, dalej jako ustawa o CIT.

Rodzaje kosztów kwalifikowanych

Ustawodawca w przepisie art. 18d ust. 2 określił, jakie koszty można zaliczyć do kosztów kwalifikowanych. Są nimi:

  • poniesione w danym miesiąc należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o PIT (m.in. przychody ze stosunku pracy, pracy nakładczej czy stosunku służbowego) oraz finansowane przez płatnika składki ZUS z tytułu tych należności, w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu;

  • poniesione w danym miesiącu należności z tytułów umowy zlecenia lub o dzieło zawartych z osobą fizyczną oraz sfinansowane przez płatnika składki ZUS z tytułu tych należności, w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na wykonanie usługi w zakresie działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w całości czasu przeznaczonego na wykonanie usługi na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło w danym miesiącu;

  • nabycie materiałów i surowców bezpośrednio związanych z prowadzoną działalnością badawczo-rozwojową;

  • nabycie niebędącego środkami trwałymi sprzętu specjalistycznego wykorzystywanego bezpośrednio w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej, w szczególności naczyń i przyborów laboratoryjnych oraz urządzeń pomiarowych;

  • ekspertyzy, opinie, usługi doradcze i usługi równorzędne, świadczone lub wykonywane na podstawie umowy przez podmiot, o którym mowa w art. 7 ust. 1 pkt 1, 2 i 4–8 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, a także nabycie od takiego podmiotu wyników prowadzonych przez niego badań naukowych na potrzeby działalności badawczo-rozwojowej;

  • odpłatne korzystanie z aparatury naukowo-badawczej wykorzystywanej wyłącznie w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej, jeżeli to korzystanie nie wynika z umowy zawartej z podmiotem powiązanym z podatnikiem w rozumieniu ustawy o CIT; 

  • nabycie usługi wykorzystania aparatury naukowo-badawczej wyłącznie na potrzeby prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej, jeżeli zakup usługi nie wynika z umowy zawartej z podmiotem powiązanym z podatnikiem w rozumieniu ustawy o CIT;

  • koszty uzyskania i utrzymania patentu, prawa ochronnego na wzór użytkowy, prawa z rejestracji wzoru przemysłowego;

  • dokonywane w danym roku podatkowym, zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, odpisy amortyzacyjne od środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wykorzystywanych w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej, z wyłączeniem samochodów osobowych oraz budowli, budynków i lokali będących odrębną własnością (patrz art. 18d ust 2a i 3 ustawy o CIT).

Koszty pracownicze

Na wstępie trzeba przypomnieć, że koszty kwalifikowane podlegają odliczeniu, jeżeli nie zostały podatnikowi zwrócone w żadnej formie lub nie zostały odliczone od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym (art. 18d ust. 5 ustawy o CIT). Koszty pracownicze to najczęściej odliczane koszty w ramach ulgi badawczo rozwojowej. Jednak w praktyce zazwyczaj pracownicy nie zajmują się tylko działalnością badawczo-rozwojową.

Przykład 1.

Przedsiębiorstwo zajmuje się badaniami nad nowymi lekami. Firma stworzyła dział badawczo-rozwojowy. Pracują w nim pracownicy, którzy poza badaniami zajmują się innymi zadaniami w firmie. Wiążą się one z bieżącą produkcją. Podatnik chce powyższe koszty uznać za koszty kwalifikowane. Zastanawia się, jak je wyodrębnić.

Stwierdzić należy, że przepisy podatkowe dają możliwość uznania za koszty kwalifikowane należności z tytułu wynagrodzeń pracownika, który realizuje wskazany cel, tj. wykonuje prace badawczo-rozwojowe. Za pracownika zatrudnionego w celu realizacji działalności badawczo-rozwojowej należy uznać pracownika, w którego zakresie obowiązków pozostaje czynne uczestnictwo w prowadzonych pracach badawczo-rozwojowych. Jednak istotne jest również, aby pracownik faktycznie wykonywał zadania będące realizacją prac badawczo-rozwojowych. Nie wystarczy zatem, że umowa o pracę bądź inny dokument potwierdza, że w zakresie kompetencji danego pracownika znajduje się wykonywanie czynności stanowiących realizację działalności badawczo-rozwojowej, pracownik ten musi też faktycznie uczestniczyć w tych pracach. Tylko wówczas wynagrodzenie takiego pracownika oraz koszty świadczeń poniesionych na jego rzecz będą mogły stanowić dla przedsiębiorstwa koszt kwalifikowany w całości. W sytuacji, gdy pracownik w ramach świadczonej pracy wykonuje obowiązki nie tylko związane z działalnością badawczo-rozwojową, zasadnym jest wyodrębnienie (wyłączenie z ulgi badawczo-rozwojowej) tej części wynagrodzenia oraz świadczeń wypłaconych pracownikom zajmującym się działalnością badawczo-rozwojową, a także składek od tych przychodów określonych w Ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, która nie jest związana z realizacją działalności badawczo-rozwojowej. W tym miejscu należy zauważyć, że ustawodawca w treści art. 18d ust. 2 pkt 1 ustawy o CIT odnosi się do czasu pracy przeznaczonego na realizację działalności badawczo-rozwojowej, a zatem do czasu faktycznie poświęconego na ten cel. W analizowanym przypadku podatnik musi więc wprowadzić ewidencję czasu pracy, w której wykaże, ile dokładnie czasu pracownik przeznaczy na pracę badawczo rozwojową.

Współpracownicy – ulga B+R

Prowadząc działalność badawczo-rozwojową, nie zawsze możemy korzystać tylko z własnych pracowników. W wielu przypadkach musimy pozyskać wykwalifikowany personel z zewnątrz.

Przykład 2.

Podatnik prowadzi badania nad nowym rodzajem lampy leczniczej. Spółka posiada swój dział badawczo-rozwojowy. Analiza posiadanych zasobów kadrowych wykazała, że nie ma on eksperta od oprogramowania do lampy leczniczej. Podatnik nie mógł znaleźć specjalisty, który chciałby podjąć pracę w spółce. W związku z tym skorzystał z usług specjalisty z zewnątrz, z którym zawarł umowę zlecenie. Czy koszty związane z umową mogą stanowić koszty kwalifikowane?

Należy zwrócić uwagę, że od 1 stycznia 2018 r., przepisy podatkowe dają możliwość uznania za koszty kwalifikowane również należności z tytułów, o których mowa w art. 13 pkt 8 lit. a ustawy o PIT. Przypomnijmy, że za przychody z działalności wykonywanej osobiście uważa się przychody z tytułu wykonywania usług na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło, uzyskiwane wyłącznie od osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, osoby prawnej i jej jednostki organizacyjnej oraz jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej z wyjątkiem przychodów uzyskanych na podstawie umów zawieranych w ramach prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej.

Z powyższego wynika, że podatnik podatku dochodowego od osób prawnych prowadzący działalność badawczo-rozwojową może zaliczyć do kosztów kwalifikowanych koszty wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenie lub umowy o dzieło zawartej z osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej, w jakiej czas przeznaczony na wykonanie usługi w zakresie działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w całości czasu przeznaczonego na wykonanie usługi na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło w danym miesiącu.

Wydatki poniesione przez spółkę w odniesieniu do kosztów współpracowników, takich jak wynagrodzenie, mogą więc stanowić koszty kwalifikowane. Stanowią one koszty kwalifikowane w części, w jakiej czas przeznaczony na wykonanie usługi w zakresie działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w całości czasu przeznaczonego na wykonanie usługi na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło w danym miesiącu.

Podsumowując, podatnik może do kosztów kwalifikowanych zaliczyć koszty związane z zatrudnieniem pracownika oraz związane ze współpracownikiem. Powyższe rozwiązanie należy uznać za prawidłowe, ponieważ wielu specjalistów nie chce się wiązać z jednym pracodawcą.