Czynności administracyjne i zarządcze a koszty kwalifikowane w uldze B+R

Ulga B+R staje się coraz bardziej popularna wśród podatników, którzy zauważają, że skorzystanie z niej daje wymierne korzyści w postaci zwrotu wcześniej zapłaconych zaliczek na podatek. Najwięcej problemów mają oni jednak nadal z określeniem, jakie koszty mogą zaliczyć do kosztów kwalifikowanych i rozliczyć w ramach ulgi. Sprawdziliśmy czym są koszty kwalifikowane oraz czy czynności administracyjne i zarządcze do nich należą!

Czym jest działalność badawczo-rozwojowa?

Definicja działalności badawczo-rozwojowej została zamieszczona w art. 4a pkt 26 ustawy o CIT. Zgodnie z treścią tej regulacji, ilekroć w ustawie jest mowa o działalności badawczo-rozwojowej – oznacza to działalność twórczą obejmującą badania naukowe lub prace rozwojowe, podejmowane w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania ich do tworzenia nowych zastosowań. Posługując się pojęciami badań naukowych i prac rozwojowych na gruncie ustawy o CIT, ustawodawca odwołuje się do regulacji Ustawy z dnia 20 lipca 2018 roku – Prawo o szkolnictwie wyższym (patrz art. 4a pkt 27 i 28 ustawy o CIT). Zgodnie z właściwymi przepisami Prawa o szkolnictwie wyższym przez:

1. badania naukowe rozumie się działalnością obejmującą:

• badania podstawowe rozumiane jako prace empiryczne lub teoretyczne mające przede wszystkim na celu zdobywanie nowej wiedzy o podstawach zjawisk i obserwowalnych faktów bez nastawienia na bezpośrednie zastosowanie komercyjne,
• badania aplikacyjne rozumiane jako prace mające na celu zdobycie nowej wiedzy oraz umiejętności, nastawione na opracowywanie nowych produktów, procesów lub usług bądź wprowadzanie do nich znaczących ulepszeń;

W świetle powołanych powyżej przepisów działalność podatnika musi spełniać równocześnie 2 definicje, czyli prac rozwojowych oraz działalności badawczo-rozwojowej, aby mógł on skorzystać z ulgi podatkowej, o której mowa w ustawie o CIT. 

1. twórczości,
2. systematyczności,
3. zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania ich do tworzenia nowych zastosowań.

Działalność badawczo-rozwojowa podatnika musi mieć twórczy charakter. Musi się więc ona różnić od standardowej działalności gospodarczej tym, że ma na celu stworzenie nowego przedmiotu (produktu) czy też wytworzenie nowego stanu rzeczy w postaci wiedzy lub technologii.

W orzecznictwie sądów administracyjnych wskazuje się, że posłużenie się przez ustawodawcę sformułowaniem „twórczy charakter” sugeruje, że działalność badawczo-rozwojowa to taka aktywność, która nastawiona jest na tworzenie nowych i oryginalnych rozwiązań, często o charakterze unikatowym, niepowtarzalnym, specyficznym, które nie mają odtwórczego charakteru.

Czym są koszty kwalifikowane?

Na wstępie przypomnijmy, że zgodnie z art. 15 ust.1 ustawy o CIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Zgodnie z ustawą o CIT za koszty kwalifikowane uznaje się m.in.:

• poniesione w danym miesiącu należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o PIT, oraz sfinansowane przez płatnika składki z tytułu tych należności określone w Ustawie z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych, w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu;
• poniesione w danym miesiącu należności z tytułów, o których mowa w art. 13 pkt 8 lit a ustawy o PIT, oraz sfinansowane przez płatnika składki z tytułu tych należności określone w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych, w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na wykonanie usługi w zakresie działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w całości czasu przeznaczonego na wykonanie usługi na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło w danym miesiącu;
• nabycie materiałów i surowców bezpośrednio związanych z prowadzoną działalnością badawczo-rozwojową;
• nabycie niebędącego środkami trwałymi sprzętu specjalistycznego wykorzystywanego bezpośrednio w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej, w szczególności naczyń i przyborów laboratoryjnych oraz urządzeń pomiarowych;
• ekspertyzy, opinie, usługi doradcze i usługi równorzędne, świadczone lub wykonywane na podstawie umowy przez podmiot, o którym mowa w art. 7 ust. 1 pkt 1, 2 i 4-8 PSWiN, a także nabycie od takiego podmiotu wyników prowadzonych przez niego badań naukowych, na potrzeby działalności badawczo-rozwojowej;
• koszty uzyskania i utrzymania patentu, prawa ochronnego na wzór użytkowy, prawa z rejestracji wzoru przemysłowego.

Koszty kwalifikowane podlegają odliczeniu, jeżeli nie zostały podatnikowi zwrócone w żadnej formie lub nie zostały odliczone od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym (patrz art. 18d ust. 5 ustawy o CIT).

W świetle przepisów ustawy o CIT, aby podatnikowi podatku dochodowego od osób prawnych przysługiwało prawo odliczenia w zeznaniu podatkowym kosztów kwalifikowanych poniesionych w danym roku podatkowym, spełnione muszą zostać następujące warunki:

• podatnik poniósł koszty na działalność badawczo-rozwojową,
• koszty na działalność badawczo-rozwojową stanowiły dla podatnika koszty uzyskania przychodów w rozumieniu ustawy o CIT,
• koszty na działalność badawczo-rozwojową mieszczą się w zamkniętym katalogu kosztów kwalifikowanych określonym przepisami ustawy o CIT. 

Co ważne, jeżeli w roku podatkowym podatnik korzystał ze zwolnienia na podstawie zezwolenia lub decyzji o wsparciu, prawo do odliczenia przysługuje jedynie w odniesieniu do kosztów kwalifikowanych, które nie są przez podatnika uwzględniane w kalkulacji dochodu zwolnionego z podatku na podstawie zezwolenia lub decyzji o wsparciu.

W ewidencji, o której mowa w przepisach o podatku dochodowym podatnik powinien wyodrębnić koszty działalności badawczo-rozwojowej. Ponadto, aby podatnik mógł rozliczyć ulgę B+R musi wykazać w zeznaniu podatkowym koszty kwalifikowane podlegające odliczeniu. Kwota odliczonych kosztów kwalifikowanych nie może przekroczyć limitów określonych w ustawie o CIT.

Czynności administracyjne i zarządcze a koszty kwalifikowane

Jak to wyżej opisaliśmy, podatnik powinien rozróżnić koszty działalności badawczo-rozwojowej od kosztów innego rodzaju. 

Przykład 1.

Spółka zajmuje się projektowaniem robotów. Postanowiła ona skorzystać z ulgi B+R i zatrudnić kilku inżynierów, którzy tworzą wyodrębniony zespół badawczo-rozwojowy w firmie. Niektórzy pracownicy zespołu zajmującego się badaniami są zaangażowani w czynności administracyjno-zarządcze. Czynności te są związane z prowadzonymi badaniami. Co istotne, wszyscy pracownicy są zatrudnieni na podstawie umowy o pracę. Czy wynagrodzenie pracowników zajmujących się projektami dotyczącymi badań i rozwoju za czas poświęcony na czynności administracyjne bądź zarządcze może stanowić koszt kwalifikowany?

Z przepisów podatkowych nie wynika, że kosztów kwalifikowanych nie wyklucza się wydatków wynikających ze stosunku pracy pracownika, tylko dlatego, że nie są one bezpośrednio związane z pracami badawczymi. W tym przypadku czynności mają pośredni związek z pracami badawczo-rozwojowymi. Brak tych czynności nie pozwala na prowadzenie działalności badawczo-rozwojowej. Tym samym nie ma przeszkód, aby powyższe koszty zakwalifikować do kosztów kwalifikowanych.

Podsumowując, podatnik może zaliczyć do kosztów kwalifikowanych koszty związane z zatrudnieniem pracowników związanych z badaniami i rozwojem, którzy zajmują się czynnościami administracyjnymi i zarządczymi.