Prowadzenie ewidencji VAT ma istotny wpływ na terminy wpisóww KPiR. Należy pamiętać, że do celów VAT niezbędna jest ewidencja VAT zakupu oraz ewidencja VAT sprzedaży. Zarówno w stosunku do przychodów, jak i do kosztów, stosuje się odrębne zasady ich ewidencjonowania.
Zapisów w księdze, biorąc pod uwagę o sprzedaż i uzyskiwane z niej przychody, należy dokonywać na bieżąco, po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym. Podatnik może też dokonywać zapisów w porządku chronologicznym w terminie do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, jeśli spełni jeden z poniższych warunków:
- w miejscu prowadzenia działalności gospodarczej prowadzi ewidencję sprzedaży bez-rachunkowej;
- nie prowadzi ewidencji sprzedaży, ale ewidencjonuje ją za pomocą kasy fiskalnej albo dokonuje sprzedaży udokumentowanej wyłącznie fakturami;
- księga jest prowadzona przez biuro rachunkowe.
Dodatkowo należy również zwrócić uwagę na to, pod jaką datą są ujmowane poszczególne zdarzenia gospodarcze. Zasady regulujące te zagadnienia zostały określone w przepisach ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z art. 14 ust. 1c za datę powstania przychodu uważa się dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi, albo częściowego wykonania usługi, jednak nie później niż dzień wystawienia faktury albo uregulowania należności.
Zapisy w księdze po stronie kosztów uzyskania przychodów ujmuje się w różnych datach, w zależności od rodzaju kosztu.
Metoda kasowa polega na uwzględnianiu kosztów w dacie ich ponoszenia, tj. w dacie wystawienia dokumentu księgowego. Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów art. 22 ust. 6b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania kosztu.
Metoda memoriałowa wymaga rozróżniania kosztów bezpośrednio i pośrednio związanych z osiąganym przychodem. Podatnik powinien ujmować koszty bezpośrednie w okresie, w którym powstają odpowiadające im przychody, natomiast koszty pośrednie – w dacie ich poniesienia, tj. w dacie wystawienia dokumentu księgowego stanowiącego podstawę zapisu w księdze.
