Poradnik Przedsiębiorcy

Jak sporządzić prawidłowy spis z natury?

Koniec roku to szereg obowiązków ciążących na podatnikach. Wśród nich wymienia się spis z natury, który stanowi ostatni wpis w KPiR będący jej zamknięciem. Kiedy należy go sporządzić? Jakie dane powinien zawierać? Jak dokonać jego wyceny? Wyjaśniamy poniżej.

Spis z natury - kiedy?

Podatnicy są zobowiązani do stworzenia spisu z natury na: 1 stycznia, koniec każdego roku podatkowego, dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego, a także zmiana wspólnika, zmiana proporcji udziałów wspólników lub likwidacja działalności.

Co obejmuje spis z natury?

Każdorazowo spis z natury powinien obejmować:

  • towary handlowe,
  • materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze,
  • półwyroby,
  • produkcję w toku,
  • wyroby gotowe,
  • braki i odpady.

Należy pamiętać o tym, że powinien on zostać sporządzony w sposób staranny i trwały. Na końcu konieczne są podpisy osób uczestniczących w spisie z natury.

Spis z natury - jakie dane?

Informacji o tym, jakie dane powinien zawierać spis z natury, należy szukać w par. 28 ust. 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR. Zgodnie z tym przepisem konieczne elementy to:

  • imię i nazwisko właściciela zakładu (nazwa firmy),
  • data sporządzenia spisu,
  • numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury,
  • szczegółowe określenie towaru i innych składników wymienionych w par. 27,
  • jednostka miary,
  • ilość stwierdzona w czasie spisu,
  • cena w złotych i groszach za jednostkę miary,
  • wartość wynikająca z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową,
  • łączna wartość spisu z natury,
  • wartość pomniejszenia, o którym mowa w par. 29, ze wskazaniem pozycji spisu z natury i pozycji w księdze, z którymi związane jest pomniejszenia oraz klauzula “Spis zakończono na pozycji…”,
  • podpisy osób sporządzających spis oraz podpis właściciela zakładu (wspólników), z tym że przy prowadzeniu:
    • księgarń i antykwariatów księgarskich - spisem z natury można obejmować jedną pozycją wydawnictwa o tej samej cenie, bez względu na nazwę i nazwisko autora, z podziałem na książki, broszury, albumy i inne,

    • działalności kantorowej - spisem z natury należy objąć niesprzedane wartości dewizowe,

    • działalności polegającej na udzielaniu pożyczek pod zastaw - spisem z natury należy objąć rzeczy zastawione pod udzielone pożyczki,

    • działów specjalnych produkcji rolnej - spisem z natury należy objąć niezużyte w toku produkcji materiały i surowce oraz ilość zwierząt według gatunków z podziałem na grupy.

Ważne!

W sytuacji gdy spis z natury ma być sporządzony w innym terminie niż na dzień 1 stycznia, 31 grudnia oraz na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej, podatnicy powinni zawiadomić o tym fakcie właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Co istotne, konieczne jest tu zachowanie pisemnej formy takiego zawiadomienia oraz przestrzeganie terminu siedmiu dni przed datą sporządzenia spisu.

Uwaga!

Obowiązek sporządzenia spisu z natury na dzień 1 stycznia roku podatkowego nie dotyczy podatników, którzy sporządzili spis z natury na koniec poprzedniego roku podatkowego. W tym przypadku zamiast spisu z natury na dzień 1 stycznia roku podatkowego do księgi wpisuje się spis z natury sporządzony na dzień 31 grudnia poprzedniego roku podatkowego.

Wycena elementów spisu z natury

Przedmiot wyceny

Sposób wyceny

materiały i towary handlowe

wg cen zakupu lub nabycia albo według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, jeżeli są one niższe od cen zakupu lub nabycia

półwyroby (półfabrykaty), wyroby gotowe

i braki własnej produkcji

wg kosztów wytworzenia

odpady użytkowe, które w toku działalności utraciły swoją pierwotną wartość użytkową

wg wartości wynikającej z oszacowania uwzględniającego ich przydatność do dalszego użytkowania

niesprzedane wartości dewizowe

wg cen zakupu z dnia sporządzenia spisu, a w dniu kończącym rok podatkowy - według cen zakupu, jednak w wysokości nie wyższej niż kurs średni ogłaszany przez Narodowy Bank Polski w dniu kończącym rok podatkowy

wartość rzeczy zastawionych

wg wartości rynkowej

produkcja niezakończona (przy działalności usługowej   

i budowlanej)  

wg kosztów wytworzenia, z tym że nie może to być wartość niższa od kosztów materiałów bezpośrednich zużytych do produkcji niezakończonej

produkcja zwierzęca

wg cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, z uwzględnieniem gatunku, grupy i wagi zwierząt

Kolejną ważną rzeczą jest, że wyceny wg wskazanych wyżej zasad należy dokonać najpóźniej w terminie 14 dni od dnia zakończenia spisu z natury.

Spis z natury w KPiR

Spis z natury należy wpisać do księgi przychodów i rozchodów zgodnie z poszczególnymi rodzajami jego składników lub w jednej pozycji (sumie), jeżeli na podstawie spisu zostało sporządzone odrębne, szczegółowe zestawienie poszczególnych jego składników. Należy pamiętać o tym, by wspomniane zestawienie przechowywać razem z KPiR.