Nadpłata w ZUS-ie to pojęcie, które brzmi mało prawdopodobnie, to jednak taka sytuacja może mieć miejsce. Przedsiębiorca nie powinien jednak liczyć na automatyczny zwrot nadwyżki w swoich składkach, musi w tym celu złożyć do ZUS-u stosowny wniosek. Podpowiadamy, jak to prawidłowo zrobić.
Kiedy możliwa jest nadpłata w ZUS-ie?
Opłacanie składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne jest co do zasady obowiązkiem każdego przedsiębiorcy. Składki należy przekazywać w odpowiedniej wartości i bez przekroczenia ustawowego terminu. Jeśli przedsiębiorca zapłaci więcej, niż powinien, to mówimy o wygenerowaniu nadpłaty na jego koncie ubezpieczeniowym. Można to z łatwością sprawdzić w systemie PUE ZUS pod warunkiem, że dysponujemy aktywnym profilem zaufanym. Nadpłatę składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne możemy porównać do nadpłaty podatku w urzędzie skarbowym, z tą jednak różnicą, że ZUS nie oddaje nadwyżki ubezpieczonemu z mocy samego prawa.
Nadpłata w ZUS-ie pojawia się najczęściej wskutek pomyłki przedsiębiorcy, gdy opłaca on składki o zbyt wysokiej wartości. Teoretycznie możliwe jest celowe działanie w tym zakresie, jednak rzadko kiedy przedsiębiorcy chcą opłacać wyższe składki do ZUS-u. Błąd w obliczeniu wartości należnych składek ZUS może wynikać z różnych przyczyn i niekoniecznie musi istnieć po stronie samego przedsiębiorcy. Nieprawidłowe obliczenie składek może być chociażby winą księgowego albo osoby odpowiedzialnej w firmie za stan rachunków.
Zakład Ubezpieczeń Społecznych informuje co prawda ubezpieczonych o możliwej nadpłacie na ich koncie, jednak robi to raz do roku. Z reguły następuje to na samym początku nowego roku kalendarzowego i dotyczy składek za rok poprzedni.
Nadpłata w ZUS-ie - co zrobić?
Jeśli przedsiębiorca dowie się, że na jego koncie ubezpieczeniowym w ZUS-ie widnieje nadpłata składek, ma do wyboru 2 opcje:
- może pomniejszyć swoje przyszłe nadchodzące składki o kwotę wygenerowanej nadpłaty – dotyczy to najbliższego terminu opłacania składek,
- może żądać przekazania nadpłaty na wskazane przez siebie konto bankowe.
Co ciekawe, żądanie zwrotu nadpłaconych składek nie musi być poprzedzone informacją o nadpłacie, którą przedsiębiorca uzyska z ZUS-u. Jeśli samodzielnie udało mu się ustalić, że doszło do wygenerowania nadpłaty, to ma prawo złożyć wniosek o jej zwrot.
Przykład 1.
Pan Mateusz jest przedsiębiorcą, który regularnie opłaca swoje składki do ZUS-u. Corocznie otrzymuje informację z Zakładu, że na jego koncie nie generuje się ani nadpłata, ani niedopłata. Taką samą informację uzyskał w styczniu 2024 roku, jednak w marcu 2024 roku już po opłaceniu składek ubezpieczeniowych zorientował się, że przez przypadek wysłał do Zakładu zbyt duży przelew. Po kilku dniach sprawdził samodzielnie stan konta i stwierdził, że rzeczywiście wygenerował nadpłatę w składkach, którą chciałby odzyskać. Czy przedsiębiorca musi czekać aż do początku 2025 roku na oficjalną informację z ZUS-u, aby mógł wystąpić z wnioskiem o zwrot wygenerowanej nadpłaty?
Nie, pan Mateusz może złożyć taki wniosek w każdej chwili – zarówno niezwłocznie, jak i po upływie kilku tygodni lub miesięcy. Przedsiębiorca może oczywiście poczekać na oficjalną informację z ZUS-u o wygenerowanej nadpłacie.
Nadpłata w ZUS-ie nie zawsze musi być oddana pod dyspozycję przedsiębiorcy. Będzie tak, gdy na koncie ubezpieczonego istnieją zaległości składkowe. W tym przypadku ZUS nie pozwoli na zaliczenie nadpłaty na poczet najbliższych składek ani nie dokona zwrotu, nawet jeśli zawnioskuje o to sam przedsiębiorca. Nadpłata w całości zostanie przeksięgowana na poczet zaległości składkowych. Podobna sytuacja będzie miała miejsce, gdy konto w ZUS-ie zostanie zajęte przez komornika w związku z toczącą się egzekucją przeciwko ubezpieczonemu. Nie musi to koniecznie oznaczać egzekucji świadczeń związanych z prowadzeniem przez niego działalności gospodarczej, ale także innych zobowiązań, np. alimentacyjnych. W takich przypadkach nadpłaty również nie będzie można zwrócić przedsiębiorcy ani przeksięgować jej na poczet przyszłych składek ubezpieczeniowych.
Wniosek o zwrot nadpłaty w ZUS-ie
Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się zażądać zwrotu nadpłaty swoich składek, może to zrobić przez internet, osobiście lub pocztą. W pierwszym przypadku konieczne jest posiadanie aktywnego konta w PUE ZUS, a co za tym idzie, także aktywnego profilu zaufanego. Po zalogowaniu się do systemu ZUS należy wybrać zakładkę „Płatnik”, która znajduje się na górze po prawej stronie. Następnie po lewej stronie z pozycji „Menu” wybieramy kafelek „Dokumenty i wiadomości”, a dalej „Dokumenty robocze”. Kolejnym krokiem jest wybór opcji „Utwórz nowy”. Pojawi się nam okienko z formularzami, spośród których trzeba wybrać plik „Wniosek RZS-P”. Po wypełnieniu całego wniosku przedsiębiorca może go podpisać i wysłać elektronicznie do ZUS-u. Jeśli formularz będzie zawierał błędy, system poinformuje o tym użytkownika i wskaże miejsce, w którym należy dokonać poprawek.
Jeśli przedsiębiorca chce skorzystać z bardziej tradycyjnych metod załatwienia sprawy, może to zrobić osobiście lub listownie. W tym celu powinien wydrukować druk RZS-P (dostępny na stronach internetowych ZUS-u oraz w oddziałach Zakładu), wypełnić jego wszystkie pola, podpisać i zanieść lub wysłać listem poleconym do ZUS-u. Pamiętajmy, że w omawianym wniosku znajduje się pole na wyjaśnienie, dlaczego doszło do powstania nadpłaty na koncie przedsiębiorcy – koniecznie należy je wypełnić, np. poprzez informację o błędnym i zawyżonym przelewie składkowym do ZUS-u albo o pomyłce księgowego, który źle obliczył podstawę wymiaru każdej składki.
Niezależnie od tego, w jakiej formie zostanie złożony wniosek RZS-P, cała procedura zwrotu jest darmowa i trwa maksymalnie 30 dni. Jeśli ZUS nie dopatrzy się żadnych braków, przekaże stosowną kwotę na rachunek bankowy przedsiębiorcy wskazany przez niego w złożonym wniosku. W przypadku wątpliwości lub braków formalnych pisma (np. braku podpisu lub wskazania rachunku do zwrotu) Zakład skontaktuje się z wnioskodawcą i poprosi o uzupełnienie druku – z reguły w terminie 7 lub 14 dni od otrzymania takiego zawiadomienia.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami zwrot nadpłaty następuje w ciągu 30 dni od chwili złożenia wniosku przez uprawnionego do jej otrzymania lub odebrania przez ZUS imiennego raportu korygującego za ubezpieczonego, którego dotyczy nadpłata oraz korygującej deklaracji rozliczeniowej. Jeżeli Zakład nie zmieści się w czasie i dokona zwrotu po upływie wspomnianych 30 dni, wnioskodawca ma prawo żądać odsetek od opóźnionej płatności. Odsetki są wówczas liczone jak przy zaległościach podatkowych.
Przedawnienie nadpłaty w ZUS-ie
Żądanie zwrotu nadpłaty składek ubezpieczeniowych w ZUS-ie może ulec przedawnieniu jak każde roszczenie pieniężne. Okres przedawnienia wynosi w tym przypadku 5 lat, przy czym początkowy bieg terminu przedawnienia jest uzależniony od tego, czy przedsiębiorca otrzymał informację o istniejącej nadpłacie. Jeśli tak się stało, to termin przedawnienia rozpoczyna się od dnia odebrania stosownego zawiadomienia z ZUS-u. W przypadku gdy zawiadomienie w ogóle nie miało miejsca – od dnia faktycznego opłacenia składek przez ubezpieczonego.
Przykład 2.
Pan Tomasz opłacił swoje składki do ZUS-u 2 marca 2024 roku. Okazało się jednak, że przelew był zbyt wysoki i na koncie przedsiębiorcy doszło do powstania nadpłaty. Mężczyzna nie otrzymał do tej pory żadnego zawiadomienia z ZUS-u w tej sprawie. Kiedy dojdzie do przedawnienia jego roszczenia o zwrot istniejącej nadpłaty?
Przedawnienie nastąpi 3 marca 2029 roku, a więc po upływie 5 lat od dnia faktycznego opłacenia zawyżonej składki.
Przykład 3.
Pani Magdalena opłaciła 3 stycznia 2022 roku swoje składki ubezpieczeniowe do ZUS-u w zawyżonej kwocie. Zorientowała się o tym dopiero 1 lutego 2024 roku, gdy odebrała stosowne zawiadomienie z ZUS-u. Kiedy roszczenie pani Magdaleny o zwrot nadpłaty składek ulegnie przedawnieniu?
Dokładnie 2 lutego 2029 roku.
„Procedura zwrotu nienależnie opłaconych składek została uregulowana w ustawie z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych bardzo szczegółowo. ZUS ma obowiązek zawiadomić płatnika składek o kwocie nienależnie opłaconych składek, które zgodnie z art. 24 ust. 6a ustawy systemowej mogą być zwrócone, jeżeli kwota zwrotu jest wyższa niż wysokość kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym. Skoro to na Zakładzie spoczywa obowiązek zawiadomienia płatnika składek o kwocie nienależnie opłaconych składek, które mogą być zwrócone, to też Zakład jest podmiotem odpowiedzialnym za ustalenie, w jakiej kwocie nienależnie opłacone składki powinny być zwrócone (stwierdza nadpłatę). Momentem początkowym procedury zwrotu jest więc zawiadomienie, o którym mowa w art. 24 ust. 6b ustawy systemowej, co potwierdza też brzmienie art. 24 ust. 6g pkt 1, zgodnie z którym nienależnie opłacone składki ulegają przedawnieniu po upływie 5 lat, licząc od dnia otrzymania tego zawiadomienia”.
„Wymóg materialny – istnienie nadpłaty – mógł być dopiero spełniony, kiedy odpadła wątpliwość odnośnie do istnienia tytułu podlegania ubezpieczeniom społecznym. Nienależnie opłaconej składki nie stanowi składka ustalona w oparciu o zasady określone w art. 15-32 ustawy systemowej, czyli zasady obowiązkowego świadczenia w ramach stosunku ubezpieczenia społecznego. Istnienie nadpłaty może zatem powstać dopiero w chwili uprawomocnienia się wyroku sądu, w którym rozstrzygnięto o niepodleganiu przez ubezpieczonego ubezpieczeniom społecznym z tytułu prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej”.
Podsumowanie
W przypadku gdy dojdzie do powstania nadpłaty w składkach na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczony ma prawo żądać zwrotu istniejącej nadwyżki. Będzie to dopuszczalne pod warunkiem, że nie doszło jeszcze do przedawnienia roszczenia ubezpieczonego, nie ma on zaległości składkowych ani innego rodzaju zadłużenia, które zostało objęte egzekucją komorniczą. Nadpłata składek może być także przeznaczona na spłatę najbliższych składek ubezpieczonego.