Nadpłata składek w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych to sytuacja, która może spotkać każdego płatnika. Może wynikać m.in. z pomyłki w przelewie czy błędu w deklaracji rozliczeniowej. Choć wizja odzyskania środków od ZUS-u może być nierealna lub wydawać się skomplikowana, to w rzeczywistości procedury te są stosunkowo proste. Warto jednak pamiętać, że ZUS nie oddaje pieniędzy z automatu. Aby środki trafiły z powrotem na konto firmowe, płatnik musi spełnić określone warunki i wykazać się własną inicjatywą. W poniższym artykule wyjaśniamy krok po kroku, jakie terminy obowiązują przy składaniu wniosków o zwrot nadpłaconych składek, jak wygląda związana z tym procedura oraz kiedy ZUS może odmówić wypłaty nadpłaty.
Zawiadomienie o nadpłacie płatnika składek
Co istotne, ZUS musi zawiadomić płatnika o kwocie nienależnie opłaconych składek, która może być zwrócona, jeżeli przekracza 10-krotnie koszty upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym w administracji (art. 24 ust. 6b Ustawy z 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych).
Na podstawie art. 24 ust. 6c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych po stwierdzeniu, że składki zostały nienależnie opłacone, płatnik składek może złożyć wniosek o ich zwrot.
Wniosek o zwrot nadpłaconych składek
Odzyskanie nienależnie opłaconych składek wymaga złożenia przez płatnika składek wniosku. Służy temu formularz RZS-P – wniosek o zwrot nienależnie opłaconych składek.
Wniosek może zostać złożony przez PUE ZUS, ale dopuszczalna jest też forma papierowa.
- NIP;
- REGON;
- PESEL;
- rodzaj, seria i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość w przypadku osób, które nie mają nadanego numeru PESEL;
- nazwa albo imię i nazwisko;
- dane adresowe (ulica, numer domu, numer lokalu, kod pocztowy, miejscowość oraz nazwa państwa, jeśli adres nie znajduje się na terenie Polski);
- numer telefonu (o ile wnioskodawca chce go podać);
- wniosek o zwrot składek wraz z powodem nienależnie opłaconych składek;
- formę, w jakiej ma nastąpić zwrot;
- formę, w jakiej ZUS ma odpowiedzieć na wniosek;
- datę;
- podpis.
Przedawnienie roszczenia o zwrot nadpłaconych składek
ZUS odmówi zwrotu nienależnie opłaconych składek, jeśli roszczenie o ich wypłatę uległo przedawnieniu. Przedawnienie następuje po upływie 5 lat, licząc od dnia:
- otrzymania zawiadomienia z ZUS-u o kwocie nienależnie opłaconych składek, które mogą być zwrócone, przy czym jest ono dokonywane, jeżeli wspomniana kwota przekracza 10-krotnie koszty upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym w administracji;
- opłacenia składek, w przypadku braku zawiadomienia, o którym mowa powyżej.
Bieg terminu przedawnienia ulega zawieszeniu:
- od wszczęcia postępowania do dnia, w którym decyzja w sprawie nienależnie opłaconych składek stała się prawomocna;
- od rozstrzygnięcia zagadnienia wstępnego przez inny organ lub sąd do dnia, w którym decyzja innego organu stała się ostateczna lub orzeczenie sądu uprawomocniło się, nie dłużej jednak niż na okres 2 lat, jeżeli wydanie decyzji w sprawie nienależnie opłaconych składek jest uzależnione od rozstrzygnięcia zagadnienia wstępnego przez inny organ lub sąd;
- od dnia śmierci spadkodawcy do dnia uprawomocnienia się postanowienia sądu o stwierdzeniu nabycia spadku albo zarejestrowania aktu poświadczenia dziedziczenia, nie dłużej jednak niż do dnia, w którym upłynęły 2 lata od śmierci spadkodawcy;
- od dnia wszczęcia postępowania do dnia wydania przez ZUS prawomocnej decyzji stwierdzającej brak obowiązku podlegania ubezpieczeniom społecznym lub obniżającej podstawę wymiaru składek na te ubezpieczenia.
Zwrot nadpłaconych składek
Zwrot nienależnie opłaconych składek nastąpi na wniosek, o ile nienależnie opłacone składki nie będą podlegały zaliczeniu przez ZUS z urzędu na poczet zaległych lub bieżących składek, a w razie ich braku – na poczet przyszłych składek.
Przykład 1.
Firma zatrudniająca kilku pracowników dokonała omyłkowego przelewu, wpisując w kwocie o jedno zero za dużo – zamiast 20 000 zł, przelano 200 000 zł. Nadpłata wyniosła zatem 100 000 zł. Właściciel firmy zdecydował, że nie chce zwrotu gotówki na konto, ponieważ w kolejnych miesiącach i tak musiałby płacić wysokie składki za pracowników. Nie składał więc wniosku RZS-P. Co w takiej sytuacji? Nadpłata pozostała na koncie płatnika. Przez kolejne kilka miesięcy system ZUS automatycznie pobierał należności z tej nadpłaty, a firma w tym czasie nie musiała wykonywać żadnych przelewów do ZUS-u, zachowując płynność finansową na inne inwestycje.
Przykład 2.
Pan Marek przez pomyłkę przelał do ZUS-u kwotę o 800 zł wyższą, niż wynikało to z deklaracji DRA. Złożył wniosek o zwrot nadpłaty i cieszył się na zwrot gotówki. Jednak od kilku miesięcy zalega z opłaceniem części składek, co przekracza kwotę nadpłaty. Co ZUS zrobi w tym przypadku? W takim stanie faktycznym ZUS zaliczy kwotę nadpłaty na pokrycie starego zadłużenia i odsetek. Pan Marek nie otrzyma zwrotu.
Przykład 3.
Pani Anna prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. Księgowa pomyliła się przez kilka miesięcy z rzędu z wyliczeniem kwoty składek. Pani Anna zapłaciła więcej, niż powinno to wynikać z deklaracji rozliczeniowych. Po wykryciu błędu okazało się, że wygenerowało to nadpłatę w wysokości 5500 zł. Kobieta złożyła wniosek o zwrot przez PUE ZUS 2 maja 2026 roku. Co w tej sytuacji zrobi ZUS? Pani Anna nie miała żadnych zaległości w opłacaniu składek społecznych, dlatego ZUS zatwierdzi wniosek i przeleje pełną kwotę na jej konto bankowe w ciągu 30 dni.
ZUS dokona zwrotu w wysokości nominalnej wartości w przypadku:
- nienależnie opłaconej składki odprowadzonej do otwartego funduszu emerytalnego,
- składki na subkoncie ZUS,
- kwoty przekazanej przez otwarty fundusz emerytalny.
Proces odzyskiwania nadpłaconych składek to przede wszystkim test poprawnego rozliczenia się z urzędem. Pamiętajmy, że każda złotówka nadpłaty w pierwszej kolejności zostanie wykorzystana przez ZUS na pokrycie ewentualnych zaległości lub bieżących zobowiązań, a dopiero w dalszej kolejności może zostać przelana na rachunek bankowy. Kluczem do sprawnego zwrotu jest trzymanie ręki na pulsie poprzez regularne sprawdzanie salda na platformie PUE ZUS oraz terminowe złożenie wniosku RZS-P. Nawet jeśli kwota nadpłaty wydaje się niewielka, warto o nią zadbać w skali roku. Takie środki mogą znacząco wpłynąć na płynność finansową przedsiębiorstwa, a znajomość procedur pozwoli uniknąć niepotrzebnego stresu w kontaktach z urzędem.
Jak ZUS dokonuje zwrotu nadpłaconych składek?
W art. 24 ust. 6d ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych wskazano, że termin na zwrot nienależnie opłaconych składek wynosi 30 dni od dnia wpływu wniosku o ich zwrot.
Brak płatnika składek lub jego następcy a nadpłacone składki
Gdy w przypadku braku płatnika składek lub jego następcy prawnego doszło do stwierdzenia nienależnie opłaconych składek, ZUS zawiadamia ubezpieczonego o kwocie nienależnie opłaconych składek w części finansowanej przez ubezpieczonego i na jego wniosek zwraca nienależnie opłacone składki na rachunek bankowy wskazany we wniosku. Również tu obowiązuje termin 30 dni i forma bezgotówkowa.
Odmowa zwrotu nienależnie opłaconych składek – odwołanie
Gdyby ZUS odmówił zwrotu nienależnie opłaconych składek mimo złożenia wniosku, jedyną drogą pozostaje w tej sytuacji złożenie odwołania od takiej decyzji.
Odwołanie składa się w ciągu miesiąca od dnia doręczenia decyzji. Jest ono wolne od opłat. Można je złożyć na piśmie lub ustnie do protokołu.
- oznaczenie sądu i organu, za którego pośrednictwem jest wnoszone – odpowiedniej jednostki terenowej ZUS-u;
- oznaczenie odwołującego się, w tym:
- imię i nazwisko,
- adres,
- numer PESEL;
- dokładne oznaczenie zaskarżonej decyzji;
- twierdzenia, wnioski, dowody;
- uzasadnienie;
- podpis.
Odwołanie jak każde pismo procesowe powinno zostać złożone w 2 egzemplarzach.
Odwołanie wnosi się do sądu okręgowego, ponieważ do jego kompetencji należą sprawy z zakresu ubezpieczeń społecznych, z wyjątkiem spraw, dla których zastrzeżona jest właściwość sądów rejonowych, którymi są sprawy:
- o zasiłek chorobowy, wyrównawczy, opiekuńczy, macierzyński oraz pogrzebowy;
- o świadczenie rehabilitacyjne;
- o odszkodowanie z tytułu wypadku przy pracy rolniczej, wypadku w drodze do pracy lub z pracy, wypadku przy pracy lub choroby zawodowej, wypadku lub choroby zawodowej pozostającej w związku z czynną służbą wojskową albo służbą w Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służbie Kontrwywiadu Wojskowego, Służbie Wywiadu Wojskowego, Centralnym Biurze Antykorupcyjnym, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Biurze Ochrony Rządu, Służbie Ochrony Państwa, Służbie Więziennej, Państwowej Straży Pożarnej i Służbie Celno-Skarbowej;
- o ustalenie niepełnosprawności lub stopnia niepełnosprawności;
- o ustalenie poziomu potrzeby wsparcia;
- o zwolnienie z opłacenia składek, o których mowa w art. 17a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych;
- dotyczące odmowy skierowania na rehabilitację leczniczą w ramach prewencji rentowej.
Sąd oddala odwołanie, jeżeli nie ma podstaw do jego uwzględnienia.
W przypadku uwzględnienia odwołania sąd zmienia w całości lub w części zaskarżoną decyzję organu rentowego.
Podsumowanie
Warto wiedzieć, że nadpłata w ZUS-ie nie zawsze musi oznaczać przelew zwrotny. To płatnik decyduje poprzez złożenie wniosku lub jego brak, czy woli odzyskać gotówkę, czy stworzyć sobie „poduszkę” na poczet przyszłych składek. Wyjątkiem są tylko długi, ponieważ te ZUS spłaci nadpłatą zawsze i bez pytania o zgodę.
