Poradnik Przedsiębiorcy

Opłaty sądowe poniesione w imieniu kontrahenta - jak księgować?

Często zdarza się, że opłaty sądowe poniesione w imieniu kontrahenta uiszcza prawnik. W jaki sposób rozliczyć tego typu wydatki? Zapraszamy do lektury!

Czym są koszty sądowe?

Wszczęcie postępowania sądowego w sprawach cywilnych obarczone jest szeregiem kosztów związanych z opłatami sądowymi. W ostatecznym rozrachunku koszt postępowania procesowego pokrywa strona przegrywająca, jednak w trakcie tego postępowania opłaty sądowe zobowiązane są uiszczać obie strony.

W jaki sposób należy udokumentować opłaty sądowe poniesione w imieniu kontrahenta?

Zdarza się, że prawnik uiszcza opłaty sądowe poniesione w imieniu kontrahenta. Później wartość opłat sądowych jest zwracana przez klienta.

Pierwsze pytanie, jakie nasuwa się prawnikowi, który uiścił opłaty sądowe na rzecz swojego klienta dotyczy dokumentu, jaki należy wystawić, aby ten zwrócił mu środki. Odpowiedź nie jest jednoznaczna, ponieważ dokumentem potwierdzającym poniesione w imieniu kontrahenta wydatki z tytułu opłat sądowych i jednocześnie obligującym go do zwrotu pieniędzy może być zarówno nota księgowa, jak i faktura VAT, które wystawia się w zależności od konkretnej sytuacji.

Do kryteriów, które trzeba rozważyć w celu odpowiedniego udokumentowania kosztów opłat sądowych przy obciążeniu nimi kontrahenta należą:

  • rodzaj poniesionych wydatków,

  • sposób udokumentowania poniesionych wydatków,

  • zapisy zawarte w umowie.

Opłaty sądowe poniesione w imieniu kontrahenta - rozliczenie

Zgodnie ze stanowiskiem organów skarbowych przedsiębiorca nie musi wliczać do podstawy opodatkowania podatkiem VAT kwot otrzymanych przez podatnika od nabywcy lub usługobiorcy jako zwrot wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz nabywcy lub usługobiorcy, o ile dokument stanowiący potwierdzenie poniesionych opłat sądowych został wystawiony na klienta prawnika. Zawarta między stronami umowa musi wskazywać, że klient ma obowiązek dokonać zwrotu kosztów opłat sądowych na rzecz prawnika, co jest niezależne od jego wynagrodzenia za świadczone usługi.

Art. 79 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z 28 listopada 2006 roku w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej
Podstawa opodatkowania nie obejmuje następujących elementów:
c. kwot otrzymanych przez podatnika od nabywcy lub usługobiorcy jako zwrot wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz nabywcy lub usługobiorcy, a zaksięgowanych przez podatnika na koncie przejściowym.
Podatnik musi przedstawić dowód na rzeczywistą kwotę kosztów, o których mowa w akapicie pierwszym lit. c), i nie może odliczyć VAT, który w danym przypadku mógł zostać naliczony”.
Aby móc zastosować zwolnienie z opodatkowania poniesionych w imieniu kontrahenta opłat sądowych, przedsiębiorca musi posiadać dowód na rzeczywistą kwotę kosztów. Dokumentem tym może być wyciąg bankowy lub inne potwierdzenie dokonania zapłaty, jednoznacznie wskazujące, na jaką kwotę i w czyim imieniu poniesiono koszt. W takiej sytuacji prawnik powinien wystawić notę księgową.

W przypadku gdy powyższe warunki nie zostaną spełnione, przedsiębiorca powinien wliczyć wartość opłat sądowych do podstawy opodatkowania podatkiem od towarów i usług i wystawić fakturę VAT.

Interpretacja indywidualna z 12 maja 2011 roku, IPPP1-443-268/11-2/JL, wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie
[…] jeżeli wartość nominalna opłat nie jest uwzględniona w cenie usługi obsługi prawnej świadczonej przez Wnioskodawcę na rzecz kontrahenta, a wydatki z tytułu ww. opłat zostały poniesione w imieniu i na rzecz klienta, obciążenie kontrahenta poniesionymi w jego imieniu i na jego rzecz opłatami, takimi jak opłaty skarbowe, opłaty sądowe za pozyskanie dokumentów rejestrowych z KRS, wydatki na wpisy sądowe, opłaty za uzyskanie odpisów z akt prowadzonych postępowań sądowych, pozostaje poza zakresem opodatkowania podatkiem VAT […]”.

Przykład 1.

Pan Konrad jest prawnikiem prowadzącym postępowanie sądowe na rzecz pani Janiny. Klientka pana Konrada zobowiązana jest do pokrycia opłat sądowych (dokument potwierdzający ich poniesienie wystawiony został na panią Janinę). Opłaca je prawnik, który następnie chce obciążyć ich kosztem panią Janinę. Ma do tego prawo na podstawie podpisanej umowy (za wykonaną pracę ma otrzymać od klientki wynagrodzenie w kwocie 3000 zł netto oraz zwrot poniesionych kosztów). W jaki sposób należy zaksięgować zapłacone w imieniu kontrahenta wydatki z tytułu opłat sądowych?

W sytuacji opisanej powyżej pan Konrad powinien wystawić notę księgową, na podstawie której obciąży panią Janinę wydatkami poniesionymi w jej imieniu z tytułu opłat sądowych. Zwrot kosztów nie zwiększy podstawy opodatkowania.

Opłaty sądowe poniesione w imieniu kontrahenta - ujęcie w księgach rachunkowych

W przypadku gdy dokumenty stanowiące potwierdzenie uiszczonych opłat sądowych są wystawione na spółkę, która działa w imieniu kontrahenta, koszty te księgujemy na koncie „Podatki i opłaty” (konto kosztowe). W razie gdy dokumenty te zostały natomiast wystawione na dane kontrahenta, a wydatki były jedynie opłacone przez spółkę działającą w jego imieniu, trzeba je zaewidencjonować na jednym z kont rozrachunkowych, takim jak np. „Pozostałe rozrachunki”.

Podsumowując, możemy zatem stwierdzić, że prawnicy nie zapłacą podatku od opłat sądowych poniesionych w imieniu kontrahenta, ale tylko wówczas, gdy zadbają o odpowiednie udokumentowanie tych opłat oraz zapisy w umowie zawartej między stronami.