Poradnik Przedsiębiorcy

Kserokopia jako dowód w toku postępowania sądowego

Kserokopie i skany dokumentów stały się nieodłączną częścią życia codziennego. Nie istnieje dokument, który nie zostałby skserowany – umowy, zaświadczenia, decyzje są powielane i przedkładane zamiast oryginału. Problem może pojawić się wówczas, gdy kserokopia musi zostać przedłożona w toku postępowania przed sądem. Kserokopia jako dowód w postępowaniu sądowym? Sprawdź czy to możliwe!

Co jest dowodem?

Z uwagi na zasady panujące w postępowaniu cywilnym, to do stron procesu, a nie do sądu, należy dowodzenie twierdzeń – przede wszystkim za pomocą dowodów przedkładanych na ich poparcie. Obowiązek przedłożenia dowodu (tzw. ciężar dowodowy) ciąży zawsze na stronie, która twierdzi i ani druga strona, ani sąd nie będzie zabiegał o przeprowadzenie dowodów na poparcie oświadczeń o danych okolicznościach.Reguły obowiązujące w polskim postępowaniu cywilnym stanowią, iż katalog dowodów ma tzw. charakter otwarty. Oznacza to, iż strona może posłużyć się dowodem w dowolnej formie (np. zeznaniami świadków, dokumentami, nagraniami, dowodami rzeczowymi, itd.), o ile przeprowadzenie danego dowodu nie byłoby nielegalne z punktu widzenia innych przepisów.

Istnieją trzy wyjątki dotyczące nałożenia na stronę ciężaru dowodowego. Strona nie musi przedkładać dowodu, jeśli:

  • chodzi o fakty powszechnie znane (tj. o okoliczności znane każdemu człowiekowi);
  • chodzi o fakty urzędowo znane sądowi (tj. o okoliczności, które sąd zna z uwagi na sprawowaną funkcję, np. powszechność danego typu przestępstw);
  • strona przeciwna przyzna, że zgłoszone twierdzenia są prawdziwe.

Co niezwykle ważne, zgodnie z treścią przepisu art. 233 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego (kpc), sąd rozpoznający sprawę ma obowiązek dokonania tzw. swobodnej oceny dowodów, tj. oceny wiarygodności i mocy dowodów według własnego przekonania, na podstawie wszechstronnego rozważenia zebranego materiału. Zasada ta ma kluczowe znaczenie dla problemu mocy dowodowych kserokopii, o czym piszemy poniżej.

Kserokopia jako dowód a dokumenty urzędowe i dokumenty prywatne

Przepisy Kodeksu cywilnego (kc) wyróżniają dwa rodzaje dokumentów: dokumenty urzędowe oraz dokumenty prywatne. Rozróżnienie bazuje na osobie twórcy dokumentu. W przypadku organów władzy publicznej i organów państwowych wytworzone przez nich dokumenty będą miały charakter urzędowy. Dokumenty prywatne są sporządzane przez inne osoby (zarówno osoby fizyczne, jak i przedsiębiorców).[alert-info]Art. 243(1), 244 i 245 Kodeksu postępowania cywilnego
Art. 243(1)
Przepisy niniejszego oddziału stosuje się do dokumentów zawierających tekst, umożliwiających ustalenie ich wystawców.
Art. 244
§ 1. Dokumenty urzędowe, sporządzone w przepisanej formie przez powołane do tego organy władzy publicznej i inne organy państwowe w zakresie ich działania, stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo zaświadczone. 
§ 2. Przepis § 1 stosuje się odpowiednio do dokumentów urzędowych sporządzonych przez podmioty, inne niż wymienione w § 1, w zakresie zleconych im przez ustawę zadań z dziedziny administracji publicznej.
Art. 245
Dokument prywatny sporządzony w formie pisemnej albo elektronicznej stanowi dowód tego, że osoba, która go podpisała, złożyła oświadczenie zawarte w dokumencie.[/alert-info]Sąd w toku prowadzonego procesu opiera się na dowodach przedłożonych przez strony lub pozyskanych w oparciu o złożone przez strony wnioski dowodowe (np. o uzyskanie dokumentów z akt sądowych, urzędów stanu cywilnego, organów państwowych i samorządowych, itd.). Aby dokumenty zgromadzone w sprawie mogły zostać uznane za środek dowodowy, muszą być autentyczne i oryginalne. Odpisy dokumentów, niezależnie od formy ich sporządzenia (np. kserokopia, skan, wydruk zdjęcia) nie spełniają przesłanek wskazanych w przywołanych powyżej przepisach. Strony postępowania, jednakże czasem pozbawione są możliwości wyboru i w przypadkach, w których nie dysponują oryginałem, składają wniosek aby kserokopia została uznana jako dowód.

Kserokopia jako dowód - jakie znaczenie ma kserokopia?

Przepisy kpc dają stronom możliwość przedłożenia odpisu dokumentu w miejsce oryginału, pod warunkiem, że złożony w sprawie odpis zostanie poświadczony przez zgodność z oryginałem. Sformułowanie to w praktyce oznacza opatrzenie kopii stosowną adnotacją, często w formie pieczęci, wraz z podpisem osoby upoważnionej. Zgodnie z regulacjami zawartymi w przepisie art. 129 kpc, upoważnienie do poświadczania odpisów za zgodność z oryginałem przysługuje tylko:

  • notariuszowi,
  • profesjonalnemu pełnomocnikowi strony (adwokatowi, radcy prawnemu, rzecznikowi patentowemu, radcy Prokuratorii Generalnej).

Poświadczenie za zgodność z oryginałem dokonane przez inny podmiot aniżeli wymieniony powyżej, nie będzie wywoływało żadnych skutków prawnych. Poświadczenie za zgodność z oryginałem może nastąpić tylko wówczas, gdy strona dysponuje oryginałem, który może okazać celem poświadczenia, lecz z innych względów nie chce składać go do akt sprawy (np. z uwagi na wagę i znaczenie oryginału dokumentu). Warto pamiętać, iż co do zasady sąd nie zwraca dokumentów złożonych w toku procesu.Art. 129 § 2 i 4 Kodeksu postępowania cywilnego
§ 2. Zamiast oryginału dokumentu strona może złożyć odpis dokumentu, jeżeli jego zgodność z oryginałem została poświadczona przez notariusza albo przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub radcą Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej.
§ 4. Jeżeli jest to uzasadnione okolicznościami sprawy, sąd, na wniosek strony albo z urzędu, zażąda od strony składającej odpis dokumentu, o którym mowa w § 2, przedłożenia oryginału tego dokumentu.
Złożona w toku sprawy kopia poświadczona za zgodność z oryginałem ma moc dowodową równą oryginałowi dokumentu. Potwierdza to wyrok Sądu Najwyższego z dnia 10 lipca 2009 roku (sygn. II CSK 71/09), zgodnie z którym:
"(...) kserokopia – jako odwzorowanie oryginału – może być uznana za odpis, jednakże pod warunkiem poświadczenia jej zgodności z oryginałem. (...)"

Niepoświadczona kopia również ma znaczenie

Nie każda kopia może zostać poświadczona za zgodność z oryginałem, albowiem nie zawsze oryginał istnieje albo jest możliwy do uzyskania przez strony czy sąd. Znaczenie niepoświadczonych za zgodność z oryginałem kserokopii od lat było przedmiotem gorących dyskusji. Zgodnie z dominującym poglądem, niepoświadczona kserokopia nie mogła być uznana za dowód w sprawie, chyba że druga ze stron nie sprzeciwiła się autentyczności odpisu, zgodnie z treścią przepisu art. 229 kpc (przyznanie faktu przez stronę). Najbardziej wątpliwym elementem powielonego dokumentu był podpis – uznawano bowiem, iż o ile treść dokumentu może zostać odwzorowana za pomocą środków technicznych, o tyle podpis umieszczony na oryginale dokumentu nie może zostać w ten sposób ważnie skopiowany. Obecnie ta tendencja wydaje się zmieniać, a przełomowe znaczenie ma wyrok Sądu Najwyższego z dnia 26 listopada 2014 roku (sygn. III CSK 254/13).Kserokopia może zostać złożona do akt sprawy i uznana za dowód w sprawie, jeśli jest to odpis poświadczony za zgodność z oryginałem albo jeśli uzyskanie dostępu do oryginału dokumentu jest niemożliwe.

Zgodnie z uzasadnieniem przywołanego powyżej orzeczenia, w ocenie Sądu Najwyższego strona może skutecznie zawnioskować o przeprowadzenie dowodu z kserokopii dokumentu (niepoświadczonej za zgodność z oryginałem) tylko wówczas, gdy niemożliwe jest uzyskanie dostępu do oryginału lub wypisu dokumentu zarówno przez stronę, jak i przez sąd. Dopuszczenie dowodu z kserokopii w takiej sytuacji nie będzie stanowiło obejścia przepisów regulujących zasady przeprowadzenia dowodów, a jednocześnie prawo strony do dowodzenia swoich racji zostaje zachowane. Podstawą przeprowadzenia dowodu z kserokopii dokumentu będzie przepis art. 308 kpc, zgodnie z którym dowody z innych dokumentów niż wymienione w art. 243(1) kpc, w szczególności zawierające zapis obrazu, dźwięku albo obrazu i dźwięku, sąd przeprowadza, stosując odpowiednio przepisy o dowodzie z oględzin oraz o dowodzie z dokumentów. Na sądzie orzekającym w sprawie będzie oczywiście ciążył obowiązek oceny wiarygodności przedłożonej kopii. W każdej sytuacji strona chcąca posłużyć się w toku procesu sądowego dokumentem w formie kserokopii musi zachować daleko idącą ostrożność, a w razie potrzeby wykazać, że oryginał przedmiotowego dokumentu nie jest dostępny i nie może zostać przedłożony w sprawie.