Poradnik Przedsiębiorcy

Faktury VAT - jakie mogą wystąpić w obrocie gospodarczym?

Faktury VAT są dokumentami handlowymi, potwierdzającymi operacje gospodarcze pomiędzy sprzedającym a kupującym. W obrocie gospodarczym - obok standardowych tego typu dokumentów - pojawiają się także inne ich rodzaje: faktura VAT marża, faktura zaliczkowa, rozliczeniowa (końcowa), faktura pro forma, faktura korygująca i faktura wystawiana przez podatnika zwolnionego.

“Zwykłe” faktury sprzedażowe

Podstawowym dokumentem dokonania sprzedaży jest faktura poświadczająca standardową transakcję między sprzedawcą a nabywcą. Co ważne, od 1 stycznia 2014 roku w Ustawie o podatku od towarów i usług znajduje się dokładna definicja faktury.

Art. 2 ustawy o VAT:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o: (...)

31) fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie (...). 

W świetle powyższej definicji niezwykle ważne jest, by na fakturze znalazły się wszystkie określone w przepisach elementy. Zgodnie z art. 106e ust. 1 ustawy o VAT elementy faktury to:

  • datę wystawienia,
  • kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
  • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
  • numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi,
  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, jeżeli nastąpiła przed sprzedażą, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
  • miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
  • cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),
  • kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
  • wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
  • stawkę podatku,
  • sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
  • kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
  • kwotę należności ogółem.

Ważne!

Od stycznia 2014 roku zmieniły się terminy wystawiania faktur - obecnie fakturę należy wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zrealizowano usługę albo dostarczono towar. Co więcej, wraz z nowelizacją ustawy o VAT wprowadzona została zasada, iż fakturę można sporządzić maksymalnie 30 dni przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi oraz otrzymaniem - przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi - całości lub części zapłaty.

Faktury VAT marża

Faktury VAT marża wyglądem nie różnią się bardzo od zwykłych faktur. Są wykorzystywane w obrocie artykułami używanymi, dziełami sztuki, przedmiotami kolekcjonerskimi i antykami oraz w usługach turystycznych. Jak wskazuje ustawa o VAT, marża stanowi różnicę między kwotą należności, jaką musi uiścić nabywca usługi lub produktu, a ceną, jaką zapłacił sprzedawca, zakupując je od innych dostawców.

Jest to uproszczony dokument, bowiem sprzedawca nie ma obowiązku zamieszczać na nim informacji dotyczących:

  • ceny jednostkowej netto,
  • kwot rabatów,
  • wartości sprzedaży netto,
  • sumy wartości sprzedaży netto oraz naliczonego od niej podatku,
  • stawki podatku.

Co ważne, faktury VAT marża nie muszą zawierać wysokości marży. 

Co powinno znaleźć się na takim dokumencie? Zgodnie z przepisami będą to:

  • data wystawienia i kolejny numer,
  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
  • numery NIP sprzedawcy i nabywcy,
  • nazwa towaru lub usługi,
  • data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi (jeśli różni się od daty wystawienia),
  • jednostka miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług,
  • kwota należności ogółem,
  • w wyjątkowych przypadkach określonych przepisami - wyrażenia “metoda kasowa” lub też “samofakturowanie”, w zależności od charakteru transakcji.

Kolejnym istotnym elementem faktury VAT marża jest informacja o tym, jakiego rodzaju działalności sprzedaż dotyczy:

  • “procedura marży dla biur podróży” - dla usług turystyki,
  • “procedura marży - towary używane” - przy dostawie towarów używanych,
  • “procedura marży - dzieła sztuki” - dla dostawy dzieł sztuki,
  • “procedura marży - przedmioty kolekcjonerskie i antyki” - przy dostawie przedmiotów kolekcjonerskich i antyków.

Faktury VAT zaliczkowe i końcowe

Faktura zaliczkowa to dokument, który potwierdza wpływ przedpłaty w całości lub w części jeszcze przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi. Należy ją sporządzić, jeżeli sprzedawca przed wspomnianymi zdarzeniami otrzymał przedpłatę, zaliczkę, zadatek lub ratę.

Ważne!

Fakturę zaliczkową należy wystawić do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano zapłatę. Należy również pamiętać, iż obowiązek podatkowy powstaje w momencie otrzymania zaliczki, a nie wystawienia faktury.

 

Faktura zaliczkowa powinna zawierać co najmniej:

  • datę wystawienia,
  • kolejny numer,
  • imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy,
  • numery NIP sprzedawcy i nabywcy,
  • datę otrzymania całości lub części należności, o ile różni się ona od daty wystawienia faktury,
  • kwotę otrzymanej całości lub części należności, przy czym w przypadku, gdy wystawiono więcej niż jedną fakturę zaliczkową i faktury te obejmują łącznie całą należność, to ostatnia z tych faktur (końcowa) powinna zawierać również numery poprzednich faktur,
  • kwotę podatku wyliczoną według wzoru:

KP = (ZB x SP) /(100 + SP)

gdzie:

KP - oznacza kwotę podatku,

ZB - oznacza kwotę otrzymanej części lub całości należności,

SP - oznacza stawkę podatku;

  • dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności: nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, cenę jednostkową netto, ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług netto, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość brutto zamówienia lub umowy.

Jeśli faktura zaliczkowa nie obejmuje całej wartości transakcji (sprzedaży towarów czy usług), sprzedawca w momencie jej realizacji zobowiązany jest do wystawienia faktury końcowej (rozliczeniowej). W tym wypadku sumę wartości na fakturze obniża się o kwotę otrzymanych części należności, a kwoty podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego na fakturach zaliczkowych.

Faktury pro forma

Już na początku należy podkreślić, iż faktura pro forma nie stanowi dokumentu księgowego. Może ona służyć jako kalkulacja uzgodnionych cen lub zamówienie, czyli jako dokument stricte handlowy. Fakt wystawienia pro formy nie powoduje zatem żadnych konsekwencji na gruncie podatku dochodowego ani VAT. Co więcej, wystawienie faktury pro forma nie zwalnia sprzedawcy z obowiązku wystawienia faktury w ww. terminach (również wówczas, gdy na jej podstawie wpłacona została zaliczka).

Przepisy podatkowe nie regulują zagadnienia faktury pro formy, nie ma zatem żadnych wytycznych dotyczących jej cech, sposobu wystawiania czy obowiązkowych elementów.

Ponieważ fakturę pro forma wystawia się na podobnych zasadach jak fakturę sprzedaży, może ona zawierać poniższe elementy:

  • tytuł “Faktura pro forma” bądź “Proforma”,
  • data i miejsce wystawienia,
  • określenie podmiotu wystawiającego (dane sprzedawcy),
  • dane klienta, dla którego sporządzana jest pro forma,
  • nazwy towarów/usług,
  • cena jednostkowa netto,
  • wartość netto,
  • stawka VAT,
  • kwota VAT,
  • wartość brutto,
  • podpis wystawcy.

Faktury VAT korygujące 

Kolejnym rodzajem jest faktura korygująca, którą wystawia sprzedawca w sytuacji, gdy w trakcie wystawiania pierwotnej faktury sprzedażowej popełnił błąd lub zaistniało inne zdarzenie zmieniające dane na dokumencie. Zgodnie z art. 106j ust. 1 ustawy o VAT dokument taki przedsiębiorca może sporządzić, gdy po wystawieniu faktury:

  • udzielono rabatu,
  • udzielono opustów i obniżek cen,
  • dokonano zwrotu towarów i opakowań,
  • dokonano zwrotu całości lub części zapłaty nabywcy,
  • podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.

Zgodnie z ust. 2 ww. artykułu ustawy o VAT faktura korygująca powinna zawierać:

  • określenie “FAKTURA KORYGUJĄCA” lub “KOREKTA”,
  • numer kolejny oraz datę jej wystawienia,
  • dane zawarte na fakturze pierwotnej, której dotyczy korekta, określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-6 (datę wystawienia, kolejny numer, imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towaru lub usługi oraz ich adresy, w określonych przypadkach NIP sprzedawcy oraz nabywcy, datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury) oraz nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą,
  • przyczynę korekty,
  • jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego - odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej,
  • w pozostałych przypadkach - prawidłową treść korygowanych pozycji,
  • wskazanie okresu, do którego odnosi się korekta (gdy podatnik udziela opustu lub obniżki ceny w odniesieniu do wszystkich dostaw towarów lub usług dokonanych lub świadczonych na rzecz jednego odbiorcy w danym okresie).

Faktury podatnika zwolnionego z VAT

Wystawcą faktury może być obecnie również podatnik korzystający ze zwolnienia z VAT (bez względu na to, czy zarejestrował się na VAT-R, czy też nie). Co ważne, dla dokumentów przez niego wystawianych obowiązują te same zasady, które stosuje się do zwykłych faktur. Różnicę stanowi zakres danych, jaki powinien się na nich znaleźć.

Podatnicy zwolnieni podmiotowo i przedmiotowo z VAT powinni na wystawianej fakturze wskazać:

  • przepis ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego stosują zwolnienie od podatku,
  • przepis dyrektywy 2006/112/WE, który zwalnia od podatku daną dostawę towarów lub takie świadczenie usług, lub
  • inną podstawę prawną wskazującą na to, że dostawa towarów lub świadczenie usług korzysta ze zwolnienia.

Co istotne, faktury nievatowca zgodnie z art. 106e ust. 4 pkt 3 nie zawierają informacji o:

  • stawce podatku,
  • sumie wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
  • kwocie podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku.

Przepisy ustawy w kwestii faktur wystawianych przez podatników zwolnionych z VAT precyzuje Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur, stanowiąc, że faktura nievatowca powinna zawierać:

  • datę wystawienia,
  • numer kolejny,
  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
  • miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
  • cenę jednostkową towaru lub usługi,
  • kwotę należności ogółem,
  • wskazanie przepisu ustawy, aktu wydanego na podstawie ustawy, przepisu dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 347 z 11.12.2006, str. 1, z późn. zm.) lub innej podstawy prawnej, zgodnie z którą podatnik stosuje zwolnienie od podatku (punkt ten nie dotyczy podatników podmiotowo zwolnionych).