Przedsiębiorca w odpowiedzi na wezwanie do zapłaty powinien uregulować zaległe zobowiązanie. Po dokonaniu płatności może przesłać krótką informację o tym, iż wywiązał się z obowiązku. W potwierdzeniu zapłaty należy wskazać czego dotyczyła, w jakim dniu i w jakiej formie została dokonana. Zwykle do wiadomości dołącza się potwierdzenie dokonania zapłaty. W zależności od metody płatności będzie to KP (jeżeli wpłata dokonana gotówką w kasie) lub potwierdzenie dokonania przelewu bankowego. W przypadku tradycyjnych papierowych potwierdzeń należy pamiętać aby przesłać jedynie kopię (np. skan). Oryginalny dowód powinien znajdować się w dokumentacji kontrahenta, który dokonał zapłaty.
Potwierdzenie dokonania zapłaty - czy jest potrzebne?
Dłużnik w momencie regulowania zobowiązania zawsze powinien ubiegać się o pokwitowanie zapłaty. Dokumenty takie jak KP czy wyciąg bankowy będą dowodem na to, iż zaległość została opłacona.
Potwierdzenie dokonania zapłaty może pozwolić na szybsze odblokowanie zawieszonych czynności. W piśmie można od razu wyrazić dodatkową prośbę o wznowienie zawieszonych w związku z nieopłaceniem w terminie faktury możliwości np. “ Jednocześnie zwracamy się z prośbą o odblokowanie dostępu do ...”.
Jeżeli przedsiębiorca nie decyduje się na dokonanie zapłaty, a otrzymał już wezwanie od kontrahenta powinien udzielić odpowiedzi, dlaczego nie dokonał zapłaty w wyznaczonym terminie. Dodatkowo wskazuje dzień, w którym uregulowanie zobowiązania będzie możliwe do spełnienia oraz prosi o odroczenie terminu płatności faktury do wyznaczonego już przez niego dnia.
