Już od kilku lat przepisy prawa pracy uznają za legalne prowadzenie dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej. W codziennej działalności firm mogą nastąpić zmiany o charakterze organizacyjnym, które sprawią że konieczne będzie przeniesienie dokumentacji kadrowej do innego systemuteleinformatycznego. Co w takich okolicznościach przewidują regulacje prawne – szerzej na ten temat w artykule.
Prowadzenie dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej — podstawa prawna
Aktem prawnym umożliwiającym prowadzenie dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej jest Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 roku — Kodeks pracy, zwana dalej „kp”.
Zgodnie z art. 94 pkt 9a i 9b kp pracodawca jest obowiązany:
- prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza);
- przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Przeniesienie dokumentacji kadrowej do innego systemu teleinformatycznego — przepisy wykonawcze
Szczegółowe rozwiązania techniczne i prawne w zakresie przenoszenia dokumentacji kadrowej pomiędzy systemami informatycznymi zostały zawarte w rozdziale 4 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej, zwanego dalej „rozporządzeniem”.
Przeniesienie dokumentacji pracowniczej do innego systemu wymaga utworzenia uporządkowanego zbioru dokumentów przeznaczonych do przekazania, wraz z kompletem metadanych odnoszących się do każdego dokumentu.
W tym miejscu trzeba odnieść się do wyrażenia „system teleinformatyczny”, ponieważ rozporządzenie nie określa, co należy rozumieć przez to pojęcie.
W tej kwestii warto się posłużyć wskazówkami ujętymi w stanowisku resortu cyfryzacji z grudnia 2018 roku. Stosownie do tych wyjaśnień — w drodze analogii do innych aktywności publicznych związanych z korzystaniem z urządzeń informatycznych — można przyjąć definicję ustaloną w Ustawie z dnia 18 lipca 2002 roku o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
W świetle przepisów wskazanej ustawy — przez system teleinformatyczny należy rozumieć zespół współpracujących ze sobą urządzeń informatycznych i oprogramowania, zapewniający przetwarzanie i przechowywanie, a także wysyłanie i odbieranie danych poprzez sieci telekomunikacyjne za pomocą właściwego dla danego rodzaju sieci telekomunikacyjnego urządzenia końcowego w rozumieniu Ustawy z dnia 16 lipca 2004 roku — Prawo telekomunikacyjne.
Przykład 1.
Pracodawca prowadzi dokumentację pracowniczą w postaci elektronicznej, stosując specjalne oprogramowanie kadrowe oraz aplikację do rozliczania czasu pracy. Wskazane elementy można potraktować jako system teleinformatyczny pod warunkiem, że spełniają one wymagania rozporządzenia w zakresie bezpieczeństwa danych oraz ich przetwarzania, a także interoperacyjności (zdolności systemu lub jego części do pełnej współpracy z innymi systemami informatycznymi oraz ich urządzeniami).
Zasady zapisywania dokumentów przeznaczonych do przeniesienia do innego systemu teleinformatycznego
Aby dokonać przeniesienia dokumentacji pracowniczej do innego systemu w prawidłowy sposób, należy wytworzyć uporządkowany zbiór dokumentów zgromadzonych w ramach tej dokumentacji.
Zgodnie z § 13 ust. 2 rozporządzenia każdy dokument zapisuje się w odrębnym pliku, z uwzględnieniem następujących zasad dotyczących formatów plików:
- dokumenty stanowiące odwzorowanie cyfrowe dokumentów w postaci papierowej przekazuje się w formacie PDF;
- dokumenty inne niż stanowiące odwzorowanie cyfrowe dokumentów w postaci papierowej i przechowywane w dokumentacji pracowniczej w pliku o określonym formacie przekazuje się w formacie, w jakim były przechowywane;
- dane zapisane w systemie teleinformatycznym w taki sposób, że nie stanowią pliku w określonym formacie, ale jednocześnie są częścią dokumentacji pracowniczej, zapisuje się w formacie TXT.
Przykład 2.
Firma zamierza dokonać przeniesienia dokumentacji pomiędzy systemami teleinformatycznymi z powodu zmiany siedziby oraz innych zmian organizacyjnych. Pliki dokumentów oryginalnie występujących jako elektroniczne są przekazywane w niezmienionym formacie. Poddane digitalizacji dokumenty papierowe przekazuje się w formacie PDF, natomiast dokumenty funkcjonujące wyłącznie jako wpisy do bazy danych (niebędące plikiem w określonym formacie) przenosi się po uprzednim zapisaniu w formacie TXT.
Przeniesienie dokumentacji kadrowej do innego systemu oraz katalog metadanych przyporządkowanych dokumentowi
W myśl postanowień § 13 ust. 3 rozporządzenia — do każdego dokumentu przyporządkowuje się zestaw następujących metadanych, zapisanych w odrębnym pliku XML z metadanymi:
- identyfikator dokumentu — będący unikatowym w całym zbiorze identyfikatorem wyróżniającym dokument od innych dokumentów wchodzących w skład przekazywanej dokumentacji;
- identyfikator dokumentacji — będący identyfikatorem prowadzonej oddzielnie dla każdego pracownika dokumentacji pracowniczej, do której należy dokument;
- rodzaj dokumentu — będący jednoznacznym przyporządkowaniem dokumentu do jednej z części akt osobowych pracownika albo do jednego z rodzajów dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy;
- data powstania dokumentu;
- data opatrzenia odwzorowania cyfrowego kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy, bądź osoby upoważnionej przez pracodawcę — w przypadku gdy jest to odwzorowanie cyfrowe dokumentu w postaci papierowej;
- numer PESEL pracownika, do którego dokumentacji pracowniczej został włączony dokument, a w przypadku jego braku — rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
- imię i nazwisko pracownika;
- nazwa pracodawcy;
- data utworzenia uporządkowanego zbioru dokumentów przeznaczonych do przekazania, w którym znajduje się dokument.
W tym miejscu należy wspomnieć o nieco enigmatycznej kwestii identyfikatora dokumentu. W tej materii warto skorzystać z wyjaśnień resortu cyfryzacji.
Kolejną kwestią jest sposób numerowania dokumentacji, a więc czy konieczne jest zachowanie ciągłości i chronologii?
Przykład 3.
Przedsiębiorstwo musi dokonać przeniesienia dokumentacji pracowniczej do innego systemu informatycznego w związku ze zmianami w zakresie obsługi informatycznej firmy. Jednym z technicznych zagadnień jest sprawa numerowania dokumentów podlegających przeniesieniu pomiędzy systemami teleinformatycznymi. Chodzi w tym przypadku o to, czy konieczne jest stosowanie zasad chronologii?
Jak wynika z wytycznych Ministerstwa Cyfryzacji, numeracja w zbiorze objętym procedurą przeniesienia między systemami teleinformatycznymi nie musi być oparta na zasadzie ciągłości — sposób numerowania może być praktycznie dowolny. Istotną kwestią jest natomiast zachowanie unikatowego charakteru identyfikatora dokumentu, a więc identyfikatory nie mogą się powtarzać.
Pracodawca zapewnia zgodność struktury technicznej pliku XML z metadanymi ze specyfikacją techniczną zamieszczoną na stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej ministra właściwego do spraw pracy. Wskazanemu wyżej plikowi XML z metadanymi nadaje się taką samą nazwę, jaką ma pełna nazwa pliku, do którego się odnosi, i uzupełnia się ją o rozszerzenie XML.
Uporządkowany zbiór dokumentów przeznaczonych do przeniesienia przekazuje się w jednym pliku zapisanym w jednym z formatów stosowanych do kompresji określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 Ustawy z dnia 17 lutego 2005 roku o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
Przenoszenie dokumentacji pracowniczej pomiędzy systemami teleinformatycznymi — podsumowanie
Dokumentacja w postaci elektronicznej jest równoważna z dokumentacją prowadzoną i przechowywaną w formie papierowej. Szczegółowe rozwiązania techniczne i prawne w zakresie przenoszenia dokumentacji kadrowej pomiędzy systemami informatycznymi określono w przepisach wykonawczych wydanych na podstawie kp. Aby przeniesienie dokumentacji kadrowej do innego systemu odbyło się w prawidłowy sposób należy wytworzyć uporządkowany zbiór dokumentów. Każdy dokument zapisuje się w odrębnym pliku z uwzględnieniem zasad dotyczących formatów wskazanych w rozporządzeniu. Do każdego dokumentu przyporządkowuje się zestaw metadanych zapisanych w odrębnym pliku XML. Numeracja w zbiorze objętym procedurą przeniesienia między systemami teleinformatycznymi nie musi być oparta na zasadzie ciągłości — istotne jest natomiast zachowanie unikatowego charakteru identyfikatora dokumentu.
